Gestión de riesgos
En el ámbito de la gestión de proyectos, el viejo adagio "espere lo inesperado" no podría ser más adecuado. Los proyectos no siempre se desarrollan según lo previsto, y aquí es donde entra en juego el arte de la gestión operativa de proyectos. Con Merlin Project, dispondrá de una potente herramienta para identificar, evaluar y mitigar los riesgos y, en última instancia, dirigir sus proyectos hacia resultados satisfactorios.
Profundicemos en cómo Merlin Project puede potenciar sus esfuerzos de gestión de riesgos. La gestión de riesgos se almacena en los adjuntos. Para añadir un riesgo a una actividad, basta con hacer clic con el botón derecho del ratón en la fila y seleccionar "Insertar" > "Adjunto" > "Riesgo". Esto le permite llevar a cabo una gestión de riesgos tradicional dentro de su proyecto, centrándose en los siguientes aspectos clave:
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Información sobre el riesgo: Añada una descripción, evaluación del impacto, clasificación del estado, acciones y cierre del riesgo.
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Costes del riesgo: Indique los costes atribuidos al riesgo
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Información adicional: Añada etiquetas, campos y anotaciones al riesgo para mostrar más información y permitir una fácil categorización de los riesgos en grupos similares.
Cómo configurar y utilizar el adjunto "Riesgo
- Proporcione un título descriptivo para el riesgo identificado, añada una fecha de creación para saber cuándo se ha identificado el riesgo, agrúpelo en un grupo y clase específicos y añada la probabilidad de que se produzca, así como la persona que informó del riesgo y la persona encargada de gestionarlo. Puede añadir más información sobre el riesgo en el campo de texto abierto "Descripción del riesgo".
- Evalúe el impacto del riesgo por alcance, costes y plazo. Basado en el modelo de triple restricción, esto le permite evaluar si la calidad del proyecto se verá afectada por un determinado riesgo. Comprender el impacto de los riesgos en su proyecto es crucial. Merlin Project ofrece tres menús desplegables para evaluar el impacto de los riesgos:
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Alcance: Evalúe cómo puede afectar el riesgo al contenido del proyecto y al resultado asociado al mismo. ¿Se verá afectado el resultado por los riesgos? ¿Son necesarias adaptaciones a determinados objetivos o hitos, y cómo de notables serán estos cambios?
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Costes: Estime el impacto potencial de los costes si el riesgo se materializa. ¿Requerirá el riesgo un presupuesto adicional? En el desplegable, puede establecer incrementos de costes desde insignificantes hasta > 5% de incremento de costes.
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Fecha límite: Evalúe cómo podría afectar el riesgo a los calendarios del proyecto y a la fecha de finalización del mismo. ¿En qué medida provocará el riesgo un retraso en la fecha límite? Elija entre "retrasos menores" y "> 10% de retraso en el plazo".
Cada una de estas evaluaciones contribuye a la puntuación global del riesgo, con valores que van de 0 a 5 puntos.
- Merlin Project automatiza el cálculo del estado del riesgo basándose en la información que ha introducido:
- La probabilidad se califica de 0 a 10 puntos.
- El alcance se califica de 0 a 5 puntos.
- Los costes se califican de 0 a 5 puntos.
- El plazo se califica de 0 a 5 puntos.
La puntuación global del riesgo, reflejada en = Total, se sitúa en el intervalo de 0 a 25 puntos y sirve como medida de la gravedad del riesgo. El Estado del riesgo se deriva de esta puntuación. Los riesgos con >= 15 puntos se clasifican como "Riesgo Alto", los riesgos con <= 8 puntos son "Riesgos Medios" y los riesgos por debajo de esa puntuación son "Riesgos Bajos".
- Para definir la acción y los pasos previstos para mitigar o prevenir el riesgo, basta con indicarlos en el campo de texto abierto "Acciones".
- En la sección Cierre, dispone de varias opciones para seguir el progreso del riesgo:
Marque los riesgos como "Se ha producido" si el riesgo se ha materializado efectivamente. A continuación, registre cualquier retraso temporal causado por el riesgo. Especifique la duración en horas, días, semanas, etc. Puede indicar además los costes ocasionados por el riesgo. Tenga en cuenta que ni el "Retraso de cierre" ni los "Costes" afectan a los cálculos de tiempo o costes del proyecto. Estos campos están ahí simplemente para darle información sobre el riesgo. Todas las adaptaciones del plan del proyecto deben hacerse a través del Inspector en "Valores reales".
En el campo "Lecciones aprendidas", describa los conocimientos obtenidos del riesgo. Documente sus experiencias y las medidas adoptadas para minimizar o eliminar riesgos similares en futuros proyectos. Esto le permitirá aprender de las experiencias pasadas y tomar decisiones con conocimiento de causa.
- Añada elementos de coste que puedan integrarse en sus informes de costes yendo a la pestaña "Riesgo: Costes". Para añadir elementos de coste, haga clic en el símbolo más. Merlin Project sumará automáticamente todos los costes por usted en el campo "Costes base". Para las fechas de vencimiento de los costes, también conocidas como "Devengo", elija entre opciones como "Devengo inmediato", "Devengo al inicio", "Devengo prorrateado" o "Devengo al final" en función de las necesidades de su proyecto.
Merlin Project proporciona un marco completo para gestionar los riesgos con eficacia, ayudándole a navegar con confianza por las inciertas aguas de la gestión de proyectos. Siguiendo estos pasos, podrá aumentar la resistencia de su proyecto y mejorar sus capacidades generales de gestión de proyectos.
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