En esta lección gestiona las tareas de un proyecto en curso directamente en Merlin Project: en el tablero Kanban, con un campo propio para la prioridad, con filtros para las actividades pendientes y en la vista Progreso. Como ejemplo sirve la mudanza de oficina de las lecciones anteriores. El tablero Kanban, los campos propios, los filtros y la vista Progreso forman parte de Merlin Project; Merlin Project Express no los incluye.
Qué es la gestión de tareas y qué métodos ayudan a priorizar, de la matriz de Eisenhower al método MoSCoW, lo explica la guía Gestión de tareas: definición, métodos y 5 consejos.
Llevar las tareas en el tablero Kanban
En la división del trabajo ve todo el proyecto con todas sus dependencias. Para el trabajo diario a menudo basta con ver el estado de cada actividad. Eso es lo que muestra el tablero Kanban:
- Elija Visualización › Plano de red › Kanban.
- La primera vez que lo abra, haga clic en Agrupar por campo de estado.
- Elija por campo nuevo de plantilla y la plantilla Kanban sencillo.
El tablero muestra cuatro columnas: Tareas pendientes (no iniciado), En proceso (0 %), Verificación (80 %) y Listo (100 %). Si arrastra una tarjeta a otra columna, la actividad adopta el progreso asignado. El diagrama de Gantt lo muestra al instante. Si lo necesita, fije para cada columna un número mínimo y máximo de tarjetas; si una columna supera el máximo, Merlin Project indica un conflicto.
Fijar prioridades con un campo propio
Merlin Project tiene un campo Prioridad con valores de 0 a 1000. Controla la redistribución de recursos: si hay sobreutilización, Merlin Project planifica primero las actividades con mayor prioridad. Para una prioridad de tareas como «Alta, Media, Baja», cree mejor un campo propio:
- Elija Insertar › Columna.
- Elija Para un nuevo campo y escriba el nombre del campo «Prioridad de la tarea».
- Confirme con Insertar columna y, en el inspector de la columna, elija el Tipo Texto.
- En Valores predefinidos, cree «Alta», «Media» y «Baja».
El valor lo fija en la columna o en el inspector, en la pestaña Definido por el usuario › Campos. Para que la prioridad alta salte a la vista, cree una regla en la pestaña Por reglas del inspector de estilos: las actividades con el valor «Alta» reciben un marco rojo.
Filtrar tareas pendientes y retrasadas
Haga clic en el icono del embudo de la barra de funciones o elija Visualización › Filtros. En Incluido encontrará, entre otros:
- Esta semana y Hoy para las actividades próximas
- Retrasada y Ligeramente retrasada para las actividades con retraso
- Tareas personales para las actividades asignadas a la persona que ha iniciado sesión
- Hitos para todos los hitos del proyecto
Cree filtros propios con + debajo de la lista, por ejemplo «Prioridad de la tarea es Alta y Retrasada».
Revisar el estado de todas las tareas
La vista Visualización › División del trabajo › Progreso muestra cada actividad con un símbolo de estado: círculo verde a tiempo, triángulo amarillo hasta un 10 % de retraso, cuadrado rojo más de un 10 % de retraso, marca de verificación al 100 %, círculo vacío para actividades futuras. El punto de referencia es la Fecha de estado de Archivo › Ajustes del proyecto; si no hay ninguna, vale la fecha de hoy.
Cómo registrar valores reales y compararlos con el plan lo muestra la siguiente lección, El plan frente a la realidad.
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