Añadir contexto y lógica
En la gestión de proyectos, infundir contexto a las actividades es crucial. En Merlin Project, puede enriquecer las actividades, los hitos y los grupos con información adicional e interrelacionarlos para establecer dependencias. Además, puede incorporar tiempo extra para garantizar unos plazos conservadores integrando lead/lag a las dependencias.
Integrando Dependencias: Crear lógica en los proyectos
Recordando el capítulo anterior, convertimos nuestras actividades de un mapa mental a la estructura de división des trabajo. Ahora, estas actividades pueden organizarse en categorías temáticas, que representan diversas fases del proyecto, como "preparación", "ejecución" y "actividades de seguimiento". Agrupar actividades similares reduce la complejidad, simplifica la planificación y a menudo revela efectos de sinergia.
Puede crear grupos de varias maneras:
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Indentar y outdentar actividades: Merlin Project le permite indentar actividades para crear grupos o outdentarlas para volver a convertirlas en actividades individuales. Sólo tiene que pulsar ⌃+⌘+→ para sangrar las actividades y ⌃+⌘+← para sangrarlas. También puede encontrar esta función en "Estructura > Sangría" o "Estructura > Sangría".
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Arrastrar y soltar: Seleccione una o varias actividades y suéltelas sobre otra actividad existente. Esta última se convierte entonces en un grupo, mientras que las actividades previamente seleccionadas pasan a ser actividades sangradas, también conocidas como "hijas". También puede crear directamente una actividad hija seleccionando una actividad y pulsando [⌥+⌘+G].
Una vez que haya agrupado todas las actividades que comparten puntos comunes lógicos, es el momento de añadir hitos. Los hitos difieren de las actividades en que denotan un punto de referencia, por ejemplo, el inicio y el final de un proyecto, así como los acontecimientos intermedios. Recomendamos fijar al menos un hito para el inicio y el final del proyecto, así como para cada fase del mismo. Esto le permitirá hacer siempre referencia a la fecha prevista de finalización de la fase/proyecto.
Para nuestra jornada de puertas abiertas, ya ha agrupado sus actividades agrupándolas en diferentes ramas. Para comprender mejor las distintas fases temporales, dividirá las ramas/grupos en actividades de Preparación, Ejecución y Seguimiento.
Ahora debe estimar el tiempo necesario para completar cada actividad. En Merlin Project, esto se hace mediante los conceptos de Trabajo y Duración.
Para introducir datos sobre el trabajo y la duración de una actividad concreta, basta con entrar en el Inspector de actividades. Verá una lista de 6 iconos. Por ahora, nos centraremos en el primero "Actividad: Planificar". Aquí puede introducir valores de tiempo para el trabajo y la duración, los dos primeros campos del inspector. Puede introducir valores de tiempo en horas, días, etc., o utilizar los valores horast, díast para incluir vacaciones, fines de semana y otros eventos que haya marcado como tiempo no laborable. La diferencia entre estos dos campos es bastante simple: Trabajo explica la cantidad concreta de horas, días, etc., necesarios para completar la tarea. Duración describe el marco temporal en el que se realiza este trabajo. Esto puede significar que trabajo y duración son iguales. Sin embargo, en algunos casos, la duración de una actividad es mayor que el trabajo necesario para completarla. Pongamos en práctica estas ideas:
Integrando Dependencias: Creando la lógica para nuestra jornada de puertas abiertas
La diferencia entre trabajo y duración puede representarse fácilmente a través de nuestro evento de Jornada de Puertas Abiertas. Tomando como ejemplo el grupo "Catering y servicios", podemos esperar que la selección del servicio de catering adecuado requiera 2 semanas. Hay varias opciones: una vez contactados, esperamos su oferta y luego comparamos todas las ofertas en cuanto a su precio y selección de F&B. Durante estas 2 semanas, no estaremos trabajando sin parar para hablar y evaluar a los proveedores de catering. Por lo tanto, introducimos el tiempo en el campo Duración y no en el campo Trabajo.
Nota al margen: En el caso de nuestra jornada de puertas abiertas, es posible que algunas actividades se realicen durante un fin de semana. Según el calendario laboral preestablecido, el fin de semana se marca como no laborable. Para planificar las actividades del fin de semana, puede adaptar el tiempo de trabajo haciendo clic en "Ajustes del proyecto" > "Calendario" y yendo a "Excepciones". Aquí puede añadir un nuevo día haciendo clic en el símbolo más, después introduzca la fecha y dibuje los tiempos de trabajo con el ratón en el campo "Intervalos de trabajo". Para más información sobre los Ajustes del proyecto y cómo configurar el calendario laboral, consulte nuestro (enlace: soporte/documentación texto: manual).
Ahora es el momento de crear las dependencias.
La esencia de la gestión de proyectos es comprender el flujo de actividades. A menudo, una tarea no puede comenzar hasta que otra haya finalizado. Merlin Project le ofrece múltiples formas de crear este tipo de dependencias. Puede crear estas dependencias seleccionando dos o más actividades, haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre ellas y eligiendo "Vincular" y, a continuación, seleccionando el tipo de dependencia que desea crear. Por defecto, se crea una conexión de Fin a Inicio, lo que significa que la Tarea B no puede comenzar hasta que la Tarea A haya finalizado. Sin embargo, también puede crear dependencias manteniendo pulsada la tecla Opción y vinculando las actividades usted mismo o a través del inspector de dependencias. Veamos estas dos últimas opciones en detalle:
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A través de la tecla Opción: Esta es la forma más sencilla de crear dependencias. Simplemente mantenga pulsada la tecla Opción y pase el ratón por encima de una actividad. Verá un punto negro al principio (extremo izquierdo) o al final (extremo derecho) de la actividad sobre la que pase el ratón. Al hacer clic, creará una flecha. Simplemente arrástrela hasta el principio o el final de otra actividad para crear una dependencia. El hecho de que empiece al principio o al final de la actividad inicial definirá si será una dependencia de final a... o de principio a....
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A través de la herramienta Inspector: El Inspector de dependencias de Merlin Project proporciona un vistazo rápido y una plataforma de edición para las dependencias. Aquí puede ajustar rápidamente el tipo de dependencia e integrar los topes según sea necesario. Sólo tiene que hacer clic en una flecha de conexión y abrir el inspector haciendo clic en el icono del extremo derecho de la barra de herramientas. Aquí puede adaptar fácilmente el tipo de conexión (de extremo a extremo, de extremo a extremo, de inicio a inicio, de inicio a fin).
Integrating Lead / Lag: La importancia de los buffers
Ya que estamos hablando del inspector de dependencias, añadamos un búfer entre actividades. Este búfer permite dar un respiro antes de que comience la siguiente tarea.
Merlin Project introduce este concepto como lead/lag. Con esta función, puede establecer un retardo de tiempo específico entre las actividades conectadas. Dentro del inspector de dependencias, sólo tiene que añadir la cantidad de tiempo que desea proporcionar como respiro en el campo lead/lag. Este campo sigue la misma lógica que el de trabajo y duración. Así, puede utilizar Horas, Días, etc., o eHoras, eDías, etc., para introducir su tiempo de adelanto. Esto garantiza que su proyecto no sólo esté estructurado de forma lógica, sino también planificado de forma realista.
La transición del plano de red a la estructura de división des trabajo en Merlin Project requiere centrarse en establecer conexiones claras entre las actividades y comprender el papel de los topes o vías de escape. Agrupando actividades similares, estableciendo dependencias e integrando topes, podrá crear una estructura de proyecto sólida y eficaz que sea a la vez lógica y flexible.
Integrar Lead/Lag en el Evento Jornada de Puertas Abiertas
Volviendo a nuestro Evento de Jornada de Puertas Abiertas y a la actividad de selección de proveedores, no estamos seguros de que dos semanas sean suficientes para esta tarea. En los últimos tiempos, hemos experimentado que varias adaptaciones de la oferta, así como las negociaciones de precios, desempeñaban un papel cada vez más importante en la selección de un proveedor de catering adecuado. Por lo tanto, queremos evitar que esta actividad se convierta en un cuello de botella que retrase futuras fases del proyecto. Para reflejar esta incertidumbre, añadimos un búfer de una semana más para esta actividad a través del campo lead/lag del inspector de dependencias.
Ahora que ha establecido la lógica general del proyecto y ha añadido el contexto inicial, se le encomienda la tarea de coordinar a su equipo para ejecutar el proyecto y hacer una evaluación inicial de los costes para planificar y ejecutar la jornada de puertas abiertas. Por lo tanto, es hora de examinar los costes y los recursos. Estos aspectos se tratarán en los dos próximos capítulos.
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