Establecer los costes
La planificación presupuestaria y la asignación de costes son aspectos vitales de la gestión de proyectos, y Merlin Project le proporciona las herramientas necesarias para manejarlos con eficacia. Aquí tiene una guía concisa para empezar:
Para empezar, seleccione las actividades, hitos, grupos o asignaciones a los que desee asignar presupuestos y costes en la vista principal. Haga clic en el inspector y vaya a la tercera pestaña, la que tiene la imagen de monedas y un signo de dólar. Dentro del inspector de finanzas, verá tres pestañas: Presupuesto, Coste y Saldo.
La pestaña Presupuesto
En la pestaña "Presupuesto" se gestionan y controlan los presupuestos de las partidas seleccionadas. Distintamente, puede establecer tanto los presupuestos solicitados como los aprobados.
Consejo: Si no tiene presupuesto y desea introducir los costes básicos del proyecto, utilice la pestaña "Finanzas → Coste".
La pestaña Coste
En la pestaña "Coste" puede introducir costes básicos para actividades y asignaciones. Introduzca una posición de coste pulsando en la flecha para abrir del campo. A continuación, pulse el símbolo más para introducir una nueva posición. Para añadir varias posiciones de coste, pulse repetidamente el símbolo más. Merlin Project sumará automáticamente estos costes por usted en el campo "Coste base".
Consejo: Para las fechas de vencimiento de los costes, también conocidas como "Devengo", elija entre opciones como "Devengo inmediato", "Devengo al inicio", "Devengo prorrateado" o "Devengo al final" en función de las necesidades de su proyecto.
La pestaña Balance
En la pestaña Balance, obtendrá una visión general de los costes, clasificados como Previstos, Planificados y Reales - en cada segmento separados por costes base, costes de obra y costes anexos y restados del presupuesto aprobado para calcular el balance.
Consejo: Haga clic en el proyecto de la fila #0 y cambie al Inspector de "Finanzas → Balance" para ver la suma total de todas las partidas de costes del proyecto clasificadas por presupuestos previstos, planificados y reales.
Al examinar los factores de coste del evento de puertas abiertas de VitaLeaf Botanicals Inc. surgen varias consideraciones financieras:
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Para el aspecto "Lugar y logística", los gastos más significativos procederán probablemente del alquiler del espacio para el evento, que debe encapsular la estética verde de la marca. Los desembolsos adicionales en este ámbito incluyen el alquiler de mobiliario, la puesta en escena y equipos audiovisuales de última generación para crear una experiencia envolvente. Los costes de producción de la señalización y los paneles informativos también son clave, por no mencionar las provisiones esenciales para imprevistos relacionados con el tiempo, que pueden implicar el alquiler de carpas u otros equipos de protección.
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Pasando a la gestión de invitados, los compromisos financieros abarcan el diseño creativo y la impresión de las invitaciones, junto con el franqueo de un envío tradicional. La inversión en un sistema de registro fiable y eficaz para gestionar las confirmaciones de asistencia, junto con el personal necesario para la recepción y coordinación de los invitados el mismo día, representa otro centro de costes.
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Los esfuerzos de marketing y promoción incurrirán en gastos a través de la publicidad específica en las redes sociales, la producción de materiales promocionales de alta calidad y, potencialmente, la contratación de servicios de relaciones públicas para obtener cobertura de la prensa local. Estos esfuerzos son cruciales para suscitar entusiasmo y garantizar una alta participación.
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En el sector de Actividades y participación, el presupuesto para sesiones y talleres interactivos puede incluir la contratación de ponentes o facilitadores expertos, la adquisición de materiales para demostraciones en vivo y, tal vez, costes asociados a características o atracciones especiales para atraer a los asistentes.
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La categoría Catering y amenidades implica no sólo los honorarios del servicio de catering sino también consideraciones para un menú diverso que se alinee con el tema botánico, incluyendo refrescos orgánicos y a base de plantas que reflejen los valores de la empresa.
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Para la Experiencia de marca, los desembolsos se destinarán a la creación de expositores de productos de alta calidad y stands informativos, con un presupuesto adicional reservado para muestras de cortesía y obsequios promocionales diseñados para impresionar a los asistentes y dejar una impresión duradera de la marca.
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Por último, la gestión posterior al evento generará costes asociados a las herramientas de recogida y análisis de comentarios, así como a la producción de comunicaciones de agradecimiento personalizadas para los invitados, que contribuirán a un proceso de seguimiento exhaustivo y profesional.
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