Gestión de adjuntos
Los adjuntos desempeñan un papel fundamental en Merlin Project, ya que proporcionan un medio versátil para asociar diversos tipos de información complementaria a sus grupos, actividades, hitos o recursos. De forma similar a la adición de adjuntos por correo electrónico, esta función le garantiza que dispondrá fácilmente de toda la información necesaria dentro de sus proyectos. Sólo tiene que hacer clic con el botón derecho del ratón en el objeto al que desee adjuntar algo y, a continuación, hacer clic en "Insertar > Adjuntos". Seleccione el adjunto que se ajuste a su uso. En Merlin Project, puede utilizar los siguientes tipos de adjuntos:
Lista de comprobación: Adjunte una lista de elementos de acción. Esto es ideal para el seguimiento de actividades más pequeñas dentro de un proyecto, como elementos pendientes que son necesarios para la realización de la actividad pero demasiado pequeños para convertirse en su propia actividad.
Evento: Añada eventos o citas adicionales. Esto resulta especialmente útil para programar reuniones, citas o llamadas relacionadas con elementos específicos del proyecto.
Archivo: Incluya archivos como adjuntos. Estos archivos se convierten en parte integrante del documento de su proyecto, facilitando el acceso a documentos importantes.
Información: Adjunte fragmentos informativos. Esto es útil para documentar decisiones, resultados clave, protocolos de reuniones o cualquier otro tipo de detalles adicionales.
Problema: Registre información sobre problemas o cuestiones que surjan. Puede clasificar y gestionar los problemas de forma eficaz utilizando este tipo de adjuntos. Entre otra información, puede asignar los recursos que han informado del problema o que están asignados para solucionarlo. Además, puede establecer fechas de vencimiento hasta las que se solucionará el problema.
Riesgo: Gestione los riesgos del proyecto adjuntando información relacionada con los riesgos. Esto le permite evaluar el impacto, la probabilidad y las medidas de mitigación de cada riesgo. La gestión de riesgos es una disciplina en sí misma. Por ello, hemos dedicado un subcapítulo completo a este tema. Si no puede esperar, simplemente diríjase al capítulo sobre gestión de riesgos.
Gestión de adjuntos para la Jornada de Puertas Abiertas
A continuación le mostramos cómo utilizar los adjuntos para la Jornada de Puertas Abiertas en VitaLeaf Botanicals Inc.
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Lista de comprobación: Pasos para preparar la zona de recepción el día del evento, incluida la colocación de la señalización, la organización de los paquetes de bienvenida y la preparación del mostrador de registro.
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Evento: La jornada de puertas abiertas propiamente dicha, programada de 14.00 a 18.00 horas, incluido un calendario de actividades como demostraciones de plantas, visitas a las instalaciones y sesiones de creación de redes.
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Archivos: Un documento completo del plan del evento que incluya los contratos con los proveedores, las biografías de los ponentes y el programa del evento.
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Información: Notas de la última reunión de planificación que incluyen las decisiones sobre las exhibiciones finales de plantas, el menú de catering acordado y un plan de reserva en caso de inclemencias meteorológicas.
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Problema: Un registro de la cancelación de un orador en el último minuto, con elementos de acción para encontrar un sustituto y actualizar el programa del evento.
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Riesgo: Un análisis del riesgo potencial de baja asistencia debido a eventos locales en competencia, implicaciones debidas al mal tiempo y otros.
Consejos para utilizar eficazmente los adjuntos en Merlin Project:
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Enlace a recursos externos: Puede enlazar las URL de los archivos adjuntos a sitios web o documentos externos para facilitar su consulta.
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Aprenda de proyectos anteriores: En el tipo de adjunto "Riesgo", utilice la sección "Lecciones aprendidas" para registrar los conocimientos adquiridos en la gestión de riesgos. Estos conocimientos pueden servir de base para futuros proyectos.
Al aprovechar los adjuntos en Merlin Project, mejorará la documentación, agilizará la colaboración y garantizará que sus proyectos permanezcan bien documentados y organizados. Tanto si se dedica a la construcción como al desarrollo de software o a cualquier otro sector, los adjuntos pueden ser muy valiosos para gestionar eficazmente la información del proyecto.
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