Ajouter du contexte et de la logique
Dans la gestion de projet, il est crucial d'ajouter du contexte aux activités. Dans Merlin Project, vous pouvez enrichir les activités, les jalons et les groupes avec des informations supplémentaires et les relier entre eux pour établir des dépendances. En outre, vous pouvez incorporer du temps supplémentaire pour garantir des délais conservateurs en intégrant lead/lag aux dépendances.
Intégrer les dépendances : Créer une logique dans les projets
Comme nous l'avons vu dans le chapitre précédent, nous avons converti nos activités d'une carte heuristique en une structure de répartition du travail. Désormais, ces activités peuvent être organisées en catégories thématiques, représentant diverses phases du projet, telles que la " préparation ", l'" exécution " et les " activités de suivi. " Le regroupement d'activités similaires réduit la complexité, simplifie la planification et révèle souvent des effets de synergie.
Vous pouvez créer des groupes de différentes manières :
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Indenter et outdenter les activités : Merlin Project vous permet d'indenter les activités pour créer des groupes ou de les outenter pour revenir à des activités individuelles. Appuyez simplement sur ⌃+⌘+→ pour indenter les activités et sur ⌃+⌘+← pour les outenter. Vous pouvez également trouver cette fonction sous "Structure > Indenter" ou "Structure > Outdent".
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**Sélectionnez une ou plusieurs activités et déposez-les sur une autre activité existante. Cette dernière se transforme alors en groupe, tandis que les activités précédemment sélectionnées sont désormais des activités en retrait - également appelées "enfant". Vous pouvez également créer directement une activité enfant en sélectionnant une activité et en appuyant sur [⌥+⌘+G].
Une fois que vous avez regroupé toutes les activités qui présentent des points communs logiques, il est temps d'ajouter des jalons. Les jalons diffèrent des activités car ils désignent un point de référence, par exemple le début et la fin d'un projet, ainsi que les événements intermédiaires. Nous vous recommandons de définir au moins un jalon pour le début et la fin du projet, ainsi que pour chaque phase du projet. Cela vous permet de toujours faire référence à la date prévue pour l'achèvement de la phase ou du projet.
Pour notre journée portes ouvertes, vous avez déjà regroupé vos activités en les regroupant en différentes branches. Pour mieux comprendre les différentes phases temporelles, vous divisez les branches/groupes en activités de préparation, exécution et suivi.
Vous devez maintenant estimer le temps nécessaire à la réalisation de chaque activité. Dans Merlin Project, cela se fait à travers les concepts de Travail et Durée.
Pour saisir des données sur le travail et la durée d'une activité spécifique, il suffit de se rendre dans l'inspecteur d'activité. Vous verrez une liste de 6 icônes. Pour l'instant, nous nous concentrerons sur la première, "Activité : Plan". Vous pouvez y saisir des valeurs temporelles pour le travail et la durée, les deux premiers champs de l'inspecteur. Vous pouvez saisir des valeurs temporelles en heures, jours, etc. ou utiliser les valeurs heures.é, jours.é pour inclure les vacances, les week-ends et autres événements que vous avez marqués comme du temps non travaillé. La différence entre ces deux champs est assez simple : Le travail explique le nombre concret d'heures, de jours, etc. nécessaires à l'accomplissement de la tâche. La durée décrit le laps de temps au cours duquel ce travail est effectué. Cela peut signifier que le travail et la durée sont égaux. Cependant, dans certains cas, la durée d'une activité est plus longue que le travail nécessaire pour la mener à bien. Mettons ces idées en pratique :
Intégrer les dépendances : Création d'une logique pour notre journée portes ouvertes
La différence entre le travail et la durée peut être facilement illustrée par notre journée portes ouvertes. Si l'on prend l'exemple du groupe "Restauration et aménagements", on peut s'attendre à ce que la sélection du bon service de restauration nécessite deux semaines. Plusieurs options sont possibles : une fois contactés, nous attendons leur offre, puis nous comparons toutes les offres en termes de prix et de choix de plats et de boissons. Pendant ces deux semaines, nous ne travaillerons pas sans relâche pour discuter et évaluer les traiteurs. Par conséquent, nous entrons le temps dans le champ Durée et non dans le champ Travail.
Remarque : dans le cas de notre journée portes ouvertes, nous pouvons nous attendre à ce que certaines activités soient réalisées au cours d'un week-end. Sur la base du calendrier de travail prédéfini, le week-end est considéré comme une période non travaillée. Pour planifier les activités du week-end, vous pouvez adapter le temps de travail en cliquant sur "Paramètres du projet" > "Calendrier" et en allant dans "Exceptions". Ici, vous pouvez ajouter un nouveau jour en cliquant sur le symbole plus, puis entrer la date et dessiner les temps de travail avec votre souris dans le champ "Intervalles de travail". Pour plus d'informations sur les paramètres du projet et la configuration du calendrier de travail, consultez notre (lien : support/documentation texte : manuel).
Il est maintenant temps de créer des dépendances.
L'essence même de la gestion de projet consiste à comprendre le flux d'activités. Souvent, une tâche ne peut pas commencer tant qu'une autre n'est pas terminée. Merlin Project vous offre plusieurs façons de créer de telles dépendances. Vous pouvez créer ces dépendances en sélectionnant deux activités ou plus, en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris et en choisissant "Lien", puis en sélectionnant le type de dépendance que vous souhaitez créer. Par défaut, une connexion Fin à Début est créée, ce qui signifie que la tâche B ne peut pas commencer tant que la tâche A n'est pas terminée. Cependant, vous pouvez également créer des dépendances en maintenant la touche Option enfoncée et en reliant vous-même les activités ou en utilisant l'inspecteur des dépendances. Examinons ces deux dernières options en détail :
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Avec la touche Option: C'est la façon la plus simple de créer des dépendances. Maintenez la touche Option enfoncée et survolez une activité avec votre souris. Vous verrez un point noir au début (à gauche) ou à la fin (à droite) de l'activité que vous survolez. En cliquant, vous créez une flèche. Il vous suffit de la faire glisser jusqu'au début ou à la fin d'une autre activité pour créer une dépendance. Le fait de commencer au début ou à la fin de l'activité initiale déterminera s'il s'agit d'une dépendance de fin à... ou de début à....
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Avec l'outil Inspecteur: L'inspecteur des dépendances de Merlin Project permet de jeter un coup d'œil rapide et d'éditer les dépendances. Ici, vous pouvez rapidement ajuster le type de dépendance et intégrer des tampons si nécessaire. Cliquez simplement sur une flèche de connexion et ouvrez l'inspecteur en cliquant sur l'icône à l'extrême droite de la barre d'outils. Ici, vous pouvez facilement adapter le type de connexion (de bout en bout, de bout en bout, de bout en bout, de bout en bout, de bout en bout).
Intégrer Lead / Lag : L'importance des tampons
Alors que nous discutons déjà de l'inspecteur des dépendances, ajoutons un tampon entre les activités. Ce tampon vous permet de souffler un peu avant le début de la tâche suivante.
Merlin Project introduit ce concept sous le nom de lead/lag. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez définir un délai spécifique entre les activités connectées. Dans l'inspecteur de dépendances, il vous suffit d'ajouter le temps que vous souhaitez allouer comme tampon dans le champ Lead/Lag. Ce champ suit la même logique que le travail et la durée. Ainsi, vous pouvez utiliser les heures, les jours, etc. ou les eHeures, les eJours, etc. pour saisir votre délai d'exécution. Cela permet de s'assurer que votre projet est non seulement structuré de manière logique, mais aussi planifié de manière réaliste.
Pour passer du Plan Réseau à la Structure de répartition du travail dans Merlin Project, vous devez vous concentrer sur l'établissement de connexions claires entre les activités et comprendre le rôle des tampons ou des passerelles. En regroupant des activités similaires, en établissant des dépendances et en intégrant des tampons, vous pouvez créer une structure de projet solide et efficace, à la fois logique et flexible.
Intégrer Lead/Lag dans l'événement de la journée portes ouvertes
Pour en revenir à notre journée portes ouvertes et à l'activité de sélection des traiteurs, nous ne savons pas si deux semaines suffiront pour mener à bien cette tâche. Ces derniers temps, nous avons constaté que plusieurs adaptations de l'offre, ainsi que des négociations sur les prix, jouaient un rôle croissant dans la sélection d'un traiteur approprié. Nous voulons donc éviter que cette activité ne devienne un goulot d'étranglement qui retarde les phases futures du projet. Pour tenir compte de cette incertitude, nous ajoutons un tampon d'une semaine supplémentaire pour cette activité dans le champ avance/retard de l'inspecteur des dépendances.
Maintenant que vous avez mis en place la logique générale du projet et ajouté le contexte initial, vous êtes chargé de coordonner votre équipe pour exécuter le projet et donner une première évaluation des coûts pour planifier et exécuter la journée portes ouvertes. Il est donc temps d'examiner les coûts et les ressources. Ces aspects seront abordés dans les deux chapitres suivants.
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