Comment calculer le coût de votre projet : conseils, méthodes et comment éviter les erreurs

Qu’est-ce que la planification des coûts ?
Méthodes de gestion des coûts de projet
Erreurs courantes lors de l’élaboration d’un plan de coûts
Comment trouver les bons outils pour créer un plan de coûts efficace
Conclusion

La gestion des coûts regroupe différentes disciplines qui entrent en jeu selon la phase du projet : planification des coûts, budgétisation et contrôle des coûts. Au début de chaque projet, il vous faut suivre un processus de planification des coûts.

Qu’est-ce que la planification des coûts ?

Vous devez d’abord identifier les différents coûts (estimés) du projet. On parle alors de calcul du projet, lequel se compose essentiellement de plusieurs plans de coûts détaillés.

Le plan de coûts lui-même est défini de manière assez générale : il indique quels coûts estimés seront nécessaires pour accomplir les différents lots de travail d’un projet et doivent donc être pris en compte dans le coût global.

Le terme « cost baseline » (base de coûts) désigne un plan de coûts avec des postes approuvés, qui inclut également les coûts liés à la gestion des risques et opportunités.

Un plan de coûts doit faire partie du manuel de projet. Il s’agit d’un outil permettant au chef de projet de s’assurer que son calcul fonctionne. En d’autres termes : planification, estimation, budgétisation et contrôle se dérouleront dans la limite du budget défini.

Vous pouvez opter pour différentes méthodes de planification des coûts. Souvent, les chefs de projet privilégient des présentations visuelles ou sous forme de tableaux.

Méthodes de planification des coûts

La structure de découpage du projet (work breakdown structure) est la base de tout plan de coûts. Deux méthodes différentes permettent de calculer les coûts d’un projet :

Vous pouvez calculer les coûts de chaque lot de travail individuellement. Leur somme vous indiquera alors le budget global (planification ascendante). Ou vous pouvez définir un budget pour l’ensemble du projet, puis le répartir sur les lots de travail nécessaires (planification descendante).

Vous vous interrogez sur la façon d’obtenir une estimation réaliste des coûts d’activités spécifiques au projet ? Plusieurs options sont possibles :

1. Utiliser des données de projets passés

Si vous avez mené à bien des projets similaires auparavant, vous pouvez reprendre leurs données de planification comme référence pour votre nouveau projet. Pour que cette méthode soit efficace, il faut que les conditions-cadre de ces projets soient très proches de votre contexte actuel ; c’est son inconvénient majeur. En effet, chaque projet reste unique. De plus, il convient de prendre en compte la volatilité des prix. Cette méthode s’avère surtout satisfaisante lorsque vous gérez des coûts stables comme le loyer ou l’assurance.

2. Déduire des tendances

Si vous disposez d’assez de données de projets précédents, vous pouvez en extraire des tendances qui se manifesteront sous forme de fonction linéaire ou exponentielle dans le temps. Cette approche offre une précision supérieure au simple recours à des données antérieures. Autre avantage : elle est relativement économique et rapide. Toutefois, les résultats ne sont pas aussi fiables qu’ils pourraient l’être.

3. Faire des calculs précis

Nombre de coûts varient au fil du temps et dépendent d’autres volets de la planification. Plus vous obtenez de détails sur chaque paramètre, plus votre estimation globale sera précise. Par exemple, le loyer d’un local dépendra de la superficie nécessaire. Essayez donc de réunir un maximum d’informations pour chaque poste de coûts afin d’élaborer une formule fiable de calcul des dépenses.

4. Consulter des experts

Recueillir l’avis d’experts peut aider à éviter les estimations irréalistes. Les prix dépendent de multiples facteurs, tels que l’évolution des marchés financiers, le cours des matières premières ou encore les négociations collectives. En intégrant les connaissances des employés de différents services et de spécialistes externes, vous obtiendrez une prévision bien plus fiable.

Il est possible de combiner ces méthodes dans un même projet. Selon les coûts à calculer, vous pouvez mêler l’analyse de tendances, l’expertise et les calculs mathématiques.

Erreurs courantes lors de l’élaboration d’un plan de coûts

La méthodologie permettant de construire un plan de coûts, telle que décrite plus haut, n’a rien de compliqué. Avec des modèles, cela devient encore plus simple. Pourtant, dans la pratique, la plupart des projets dépassent largement leur budget. Pourquoi ? On retrouve trois erreurs systémiques responsables des mauvais calculs de façon récurrente :

• Optimisme financier : Certains chefs de projet sous-estiment les dépenses de personnel. Portés par leur motivation et leur envie d’optimiser la productivité, ils prévoient trop peu de temps et de ressources.
• Budgétisation de précaution : D’autres, au contraire, gonflent leur estimation par crainte de manquer de marge, et se retrouvent avec un budget exagérément élevé.
• Manque de connaissances : Même si vous évitez les budgets trop serrés ou gonflés à l’excès, méfiez-vous de ne pas miser uniquement sur votre propre expérience. Plus vous intégrez de savoir-faire extérieur, plus votre planification sera fiable.

Comment trouver les bons outils pour créer un plan de coûts efficace

Pour une planification efficace des coûts et des ressources, il faut un logiciel adapté. Excel reste l’un des choix les plus répandus, notamment pour les petits projets, grâce aux nombreux modèles disponibles. Excel peut convenir aux projets personnels. En revanche, pour un cadre professionnel, mieux vaut adopter un logiciel comme Merlin Project, plus riche en fonctionnalités et conforme aux normes technologiques actuelles.

La plupart des logiciels de gestion de projet intègrent des outils de calcul de projet. C’est pratique, car l’estimation des coûts s’appuie sur la structure de découpage du projet. Grâce à ces solutions intégrées, vous pourrez planifier et contrôler vos coûts de manière bien plus confortable que si vous utilisiez des outils séparés. Un logiciel professionnel de gestion de projet propose, par exemple, une simulation de plusieurs scénarios et indique leur impact sur le budget.

Conclusion

Établir un plan de coûts n’a rien d’insurmontable. Avec une approche méthodique et les bons outils, vous pouvez élaborer un plan de coûts solide et livrer vos projets en respectant délais et budget.

Toutefois, la planification des coûts n’est que la première étape de la gestion des coûts. Pour que votre projet réussisse financièrement, vous devez également savoir maîtriser le contrôle des dépenses.

Cet article a été mis à jour pour la dernière fois le 11 mars 2025.