Suivez ces 7 facteurs clés pour la réussite de la gestion de projet

Le succès n'est pas le fruit du hasard. Le succès laisse des indices. Si vous examinez l'énorme quantité de recherches menées sur la réussite de la gestion de projets au cours des dernières décennies, vous découvrirez des schémas récurrents.

Dans cet article, nous donnons un aperçu des sept facteurs de succès les plus couramment identifiés. Utilisez notre liste pour examiner votre propre style de gestion et suivez les principes pour optimiser les performances de votre projet.

Qu'est-ce que la réussite d'un projet?
Les facteurs de succès
Conclusion

Qu'est-ce que la réussite d'un projet?

Avant d'aborder les facteurs de réussite, commençons par une courte définition de ce qu'est réellement la réussite d'un projet. À première vue, la réponse est simple : un projet est considéré comme réussi si l'objectif du projet est atteint. Cela suppose que vous ayez établi des objectifs mesurables.

Beaucoup de chefs de projet échouent déjà ici. Ils ne définissent pas d'objectifs de projet clairs ou ne créent pas d'objectifs qui ne peuvent être revus qu'après plusieurs années. Les ventes, par exemple, ne sont pas un indicateur approprié pour mesurer le succès d'un projet parce que les marchés changent et, en outre, les ventes ne peuvent pas être mesurées juste après l'achèvement du projet.

Mais même si vous avez établi des objectifs de projet mesurables. Si vous y regardez de plus près, vous vous rendez compte que la réalisation des objectifs de votre projet ne suffit pas pour considérer un projet comme réussi. Il peut arriver que vous atteigniez les objectifs de votre projet mais que vous ne parveniez pas à réaliser plusieurs autres attentes qui étaient liées à la réalisation du projet. Il se peut que votre client ait été satisfait mais que vous vous attendiez à attirer d'autres projets en raison de ce dernier succès et que cela ne se produise pas. Le succès est une question de perspective. En fonction de l'acteur que vous interrogez, vous obtiendrez une réponse différente.

Pour obtenir un jugement plus différencié sur la réussite de votre projet, vous utilisez le temps, le coût et la qualité comme mesures. Évaluez si vous avez pu mener à bien le projet dans les délais et le budget définis et si toutes les exigences de qualité ont été respectées. Toutefois, le respect des exigences ne se traduit pas nécessairement par un sentiment subjectif de réussite. Peut-être qu'un client est satisfait du résultat final bien qu'il ne réponde pas aux critères de qualité prédéfinis ou peut-être que le projet a pris plus de temps que prévu mais que vous le considérez comme une réussite parce qu'avec le recul, le retard a été de courte durée.

Les facteurs de succès

Il existe de nombreuses études sur les facteurs de réussite dans la gestion de projets. Les résultats varient en fonction des participants, de la taille de l'étude et du secteur d'activité. Cependant, certains facteurs récurrents apparaissent qui semblent jouer un rôle crucial quel que soit le contexte d'un projet.

1. Des managers de projet expérimentés et une équipe de projet compétente

Vous pouvez apprendre la théorie et les méthodes de gestion de projet mais, en fin de compte, le succès vient avec l'expérience. Plus un chef de projet est expérimenté, plus il aura la confiance et les compétences nécessaires pour relever les défis de la gestion de projets au quotidien. Ayez l'esprit clair quant aux rôles et aux responsabilités afin d'éviter les malentendus et la mauvaise gestion. Les chefs de projet qui réussissent impressionnent non seulement par leur expertise technique, mais aussi par leur leadership.

Sans une équipe de projet professionnelle et compétente, vous pouvez être un chef prolifique et utiliser autant de méthodes avancées que vous le souhaitez, votre projet ne sera pas une réussite. Assurez-vous que les membres de votre équipe possèdent les compétences nécessaires pour obtenir les résultats demandés et apporter une attitude positive au projet. De plus, l'équipe doit fonctionner comme un tout. Il est donc important de constituer une équipe qui soit motivée pour travailler ensemble à un objectif commun.

2. Approche méthodique

Le choix d'une méthodologie de gestion de projet appropriée est crucial pour la réussite. Suivez les outils et les techniques du cadre que vous avez choisi pour vous assurer que votre processus est clair, fiable et efficace. Et, comme mentionné ci-dessus, investissez du temps dans la définition d'un objectif de projet clair que toutes les parties prenantes comprennent et acceptent.

3. Planification

De nombreux chefs de projet se précipitent vers la phase d'exécution du projet et ne prennent pas assez de temps pour une planification solide. Ne faites pas cette erreur. Investissez suffisamment de temps et de ressources dans une planification approfondie. Comme le dit la citation de Benjamin Franklin : "Si vous ne planifiez pas, vous prévoyez d'échouer". Plus vous serez efficace et orienté vers un but précis, plus vous travaillerez par la suite.

4. Suivre les meilleures pratiques

Vous n'avez pas besoin de réinventer la roue : La gestion de projet est un défi suffisant. Utilisez autant que possible les cadres et les meilleures pratiques. Tirez parti de l'expérience des succès passés et adaptez les stratégies éprouvées à votre cas particulier au lieu de tout construire à partir de la base. Cela vous permet de concentrer vos ressources sur les aspects vraiment uniques de votre projet, ce qui fera toute la différence.

5. Contrôler

Vérifiez vos progrès et évaluez régulièrement les résultats. Définissez des indicateurs clés de performance (KPI) et utilisez des rapports pour pouvoir rapidement comprendre si le projet est sur la bonne voie. Si les choses tournent mal, vous le saurez très tôt et pourrez prendre des mesures de rétorsion avant que les dégâts ne soient plus importants.

6. Logiciel

Le rôle des logiciels de gestion de projet est souvent sous-estimé, bien que la qualité des outils choisis ait un effet direct sur la qualité de votre gestion. Un logiciel professionnel et intuitif minimise le risque d'erreurs et de mauvais calculs, crée le meilleur aperçu possible de tous les KPI pertinents et affiche les données importantes de manière fiable sur tous les appareils nécessaires. Le logiciel permet une collaboration d'équipe facile et sécurisée et constitue la base pour donner à chaque membre de l'équipe l'accès aux informations dont il a besoin.

Au lieu de travailler avec Excel ou d'autres tableurs qui ne sont pas créés pour répondre aux besoins de la gestion de projets, investissez dans un outil professionnel et spécifique. Cela simplifiera votre travail et aura un impact sur la réussite de votre projet.

7. Communication

Beaucoup de développements indésirables dans les projets pourraient être évités ou du moins être découverts plus tôt avec une communication adéquate. Veillez à mettre en place et à utiliser des processus de communication formels (réunions, documentation) ainsi que des processus informels. La communication entre les membres de l'équipe joue un rôle important. Offrez à votre personnel des possibilités de se réunir en dehors des réunions formelles, par exemple dans un coin café de vos bureaux ou dans un outil de chat.

Conclusion

Les risques et les incertitudes font partie de la gestion des projets. Toutefois, le succès n'est pas le fruit du hasard, mais peut être planifié, du moins dans une large mesure. Si vous considérez les sept facteurs mentionnés dans votre propre style de gestion, il est très probable que vous correspondez à votre propre définition de la réussite d'un projet.