Pourquoi Excel nuit à votre gestion de projet

Même aujourd'hui, de nombreuses entreprises utilisent encore des tableurs Microsoft Excel comme outils de gestion de projet. Certes, parce que le logiciel est déjà en place et que les employés le maîtrisent, mais aussi parce que la saisie de données en lignes est simple. Enfin, il existe de nombreux modèles Excel gratuits à télécharger, que vous pouvez utiliser pour créer des diagrammes de Gantt, des schémas et des graphiques. Excel est un logiciel puissant pour gérer les données financières. Si vous êtes entièrement satisfait de la productivité, de la communication et de la collaboration de votre équipe, vous n'avez pas besoin de changer quoi que ce soit. Mais pour la plupart des équipes, ce n'est pas le cas.

Le management de projet avec des tableurs Excel peut nuire au succès des projets et à la productivité de votre équipe. En résumé :

Excel crée des lacunes de communication
Excel rend difficile la collaboration sur un même fichier
Les listes de tâches individuelles manquent dans les modèles Excel
Les modèles Excel sont difficiles à personnaliser
La mise à jour des tâches nécessite un suivi manuel
Les droits d'accès ne peuvent pas être ajustés
Excel n'est pas agile
Avec Excel, vous perdez la vue d'ensemble du projet

Pourquoi est-ce important ?

L'étude de 2016 The High Cost of Low Performance réalisée par le PMI a montré que seulement 62 % des projets atteignaient leurs objectifs initiaux en termes de périmètre, budget, délais, etc. Si vous souhaitez que votre équipe termine ses projets plus rapidement et avec moins d'erreurs, travaille plus efficacement et avec moins de conflits, s'adapte rapidement aux imprévus et économise ainsi beaucoup de temps et d'argent, alors vous avez besoin d'un véritable outil de gestion de projet.

Pour aller encore plus loin : Le Pulse of the Profession 2024 Report montre que les organisations qui équipent leurs équipes de systèmes de gestion avancés et adaptés réalisent un taux de performance moyen de 73,8 %. Cela démontre que les outils modernes de gestion de projet professionnels sont indispensables – non seulement pour atteindre les objectifs commerciaux, mais aussi pour améliorer l'efficacité, réduire les erreurs et s'adapter rapidement aux défis imprévus.

Excel crée des lacunes de communication

Les membres de l'équipe projet doivent communiquer en permanence pour poser des questions, échanger fichiers, informations et mises à jour, donner des commentaires et du feedback, etc.

Il n'existe aucun moyen d'effectuer ces tâches dans Excel. Ils doivent utiliser l'e-mail, le chat ou d'autres outils pour partager l'état du projet avec l'équipe, ce qui oblige à surveiller plusieurs outils afin de ne manquer aucune information sur une tâche donnée. Des questions déjà répondues sont souvent répétées, ou pire, une mise à jour est complètement manquée, ce qui entraîne des erreurs.

Tenez votre équipe à jour – Grâce à Merlin Project

Communiquer dans un outil de gestion de projet tel que Merlin Project est simple, car vous pouvez voir chaque détail et chaque mise à jour de chaque tâche dans votre plan de projet. C'est votre point central de collecte pour toutes les informations liées au projet.

Saisissez les exigences pour chaque tâche dans le champ de notes et mettez-les à jour au besoin.

Joignez des fichiers, listes de contrôle, informations, etc. as attachments à l'activité concernée.

Link reliez des sources externes, telles qu'une page web ou une note Evernote, avec des informations complémentaires.

Envoyez des rapports indiquant l'état actuel du projet à tous les participants.

Excel rend difficile la collaboration sur un même fichier

Vous pouvez partager un fichier Excel dans un espace de stockage partagé, comme Dropbox. Cependant, Dropbox crée des fichiers en conflit lorsque trop de personnes ouvrent simultanément la même feuille de calcul, ce qui vous oblige à consacrer un temps précieux à restaurer et à vérifier le fichier avec l'ensemble de l'équipe pour vous assurer qu'il est à jour.

Collaboration facilitée avec Merlin Project

Merlin Project utilise notre technologie brevetée MagicSync et est ainsi optimisé pour les services cloud de multiples façons. Grâce à MagicSync, Merlin Project synchronise les modifications de plusieurs utilisateurs et appareils sans perte de données ni création de fichiers en conflit. Vous n'avez même pas besoin de fermer et rouvrir vos documents pour voir les changements d'autrui. Contrairement à d'autres solutions, MagicSync ne bloque pas non plus des parties d'un document pendant que d'autres y travaillent. Les modifications apparaissent immédiatement pour tous.

Les listes de tâches individuelles manquent dans les modèles Excel

Les modèles de gestion de projet Excel sont conçus pour les projets d'équipe, mais ils génèrent de mauvaises listes de tâches pour les membres individuels.

Votre feuille de projet Excel définirait les tâches que chaque membre doit accomplir, mais chacun doit réaliser plusieurs sous-tâches pour terminer une tâche. Par conséquent, ils utilisent leurs propres listes de tâches supplémentaires pour noter toutes ces sous-tâches.

Vos collaborateurs pourraient essayer d'ajouter des sous-tâches dans la même feuille, mais cela rendrait le document extrêmement encombré et confus. Chaque membre ajouterait son propre onglet, et la situation deviendrait ingérable. Après tout, l'équipe entière n'a pas besoin de voir tous ces éléments.

Listes de tâches dans Merlin Project

Filtres vous permettent d'afficher dans le projet uniquement les informations selon des critères spécifiques, masquant le reste. De nombreuses possibilités d'analyse s'offrent à vous en filtrant le contenu du projet. Par exemple, vous pouvez filtrer uniquement les tâches en attente pour l'utilisateur connecté.

Les modèles Excel sont difficiles à personnaliser

Il existe de nombreuses plantilles de gestion de projet Excel, mais en trouver une qui convienne parfaitement à votre équipe est difficile. Les chefs de projet passent des heures à personnaliser les modèles pour leur équipe, et sauf si vous êtes un expert Excel, vous devrez trouver quelqu'un qui comprenne les fonctionnalités pour réaliser cette personnalisation.

Modèles de projet individuels dans Merlin Project

Un logiciel de gestion de projet dédié n'a pas besoin d'adaptations de formules, car il est conçu pour une seule chose : la gestion de projets ! Vous créez un nouveau projet en quelques clics, ajustez les délais et le budget, et ajoutez les ressources et utilisateurs.

Merlin Project inclut déjà plusieurs modèles de projet pour démarrer votre projet de façon simple et pratique. Ils s'affichent clairement lors du lancement et de la création d'un nouveau projet.

De plus, vous pouvez créer vos propres modèles à tout moment ou importer des fichiers dans MS Project ou d'autres programmes.

Les mises à jour des tâches nécessitent un suivi manuel

Si Excel est utilisé pour la gestion de projets, les membres de l'équipe tiennent des listes de tâches individuelles. Toutefois, gérer deux outils signifie un surcroît de travail, et la feuille Excel n'est pas mise à jour régulièrement au fur et à mesure de l'avancement des tâches.

Aucun moyen automatique ne permet aux chefs de projet de connaître le statut de chaque tâche – il faut demander. De telles équipes nécessitent également davantage de réunions dont le seul but est de mettre à jour les feuilles Excel, ce qui entraîne une perte de temps double.

Utilisez un seul outil pour tous les besoins du projet avec Merlin Project

Comme toutes les tâches de votre équipe sont centralisées dans un plan de projet, vous évitez de perdre du temps à utiliser plusieurs outils et à organiser des réunions répétées pour faire le point. Les chefs de projet et tous les membres concernés voient immédiatement lorsqu'une tâche ou sous-tâche est terminée.

Les droits d'accès ne peuvent pas être ajustés

Pour les droits d'accès à une feuille de gestion de projet Excel, vous avez deux options.

Si vous accordez des droits d'édition à tout le monde, il n'est pas possible de suivre qui a effectué quelles modifications, sauf si vous utilisez Office 365. De plus, le fait que chacun puisse consulter des projets et tâches réservés à la direction pose d'importants problèmes de confidentialité.

Sinon, vous pouvez accorder des droits de visualisation aux participants et des droits d'édition uniquement au chef de projet. Toutefois, le chef de projet se retrouvera alors avec un travail à temps plein pour mettre à jour et suivre la feuille du projet.

Déterminez qui peut voir et modifier quoi

Dans Merlin Project, les fichiers individuels de projet peuvent être protégés par des mots de passe et des droits d'accès. Cela nécessite qu'au moins une ressource soit un utilisateur actif.

En un clic, vous pouvez transformer n'importe quelle ressource en utilisateur et lui attribuer des droits d'accès dans les différents domaines du projet.

Excel n'est pas agile

La gestion de projet agile repose sur l'adaptabilité. Nous ne planifions plus chaque étape en détail, car des facteurs imprévus peuvent survenir et rendre une grande partie de votre plan obsolète. Les équipes agiles doivent pouvoir changer de cap rapidement face à ces imprévus. Or, utiliser Excel comme outil de gestion de projet rend ce changement de cap extrêmement difficile.

Mettre à jour un tableur est bien plus fastidieux que de mettre à jour un logiciel de gestion de projet. Il faut ajouter, modifier ou supprimer des lignes, et actualiser des formules et des liens entre différentes feuilles. Les chefs de projet doivent effectuer eux-mêmes toutes ces mises à jour pour éviter qu'une erreur ne compromette l'ensemble du document.

Les modifications dans Merlin Project se synchronisent rapidement

Puisque tous travaillent sur le même plan de projet, de manière simultanée ou successive, et grâce à la synchronisation brevetée de Merlin Project, les changements sont visibles par tous les participants presque en temps réel.

De plus, chaque utilisateur peut définir sa propre configuration d'affichage, lui permettant de voir uniquement ce qui est pertinent pour lui et de se concentrer sur son travail. Ainsi, qu'il s'agisse d'un organigramme ou d'un tableau Kanban, la structure des données reste identique, seule la présentation change.

Avec Excel, vous perdez la vue d'ensemble du projet

Les chefs de projet et les cadres devraient pouvoir visualiser d'un seul coup d'œil l'ensemble des projets de l'entreprise via des tableaux de bord simples. Essayer de faire cela avec Excel relève du cauchemar.

Même si vous trouviez un modèle Excel offrant une vue d'ensemble, il serait limité à des visualisations comme les diagrammes de Gantt, peu adaptés à la gestion agile, et nécessiterait des compétences et du temps pour concevoir des tableaux de bord avec des formules complexes.

Gardez la vue d'ensemble avec Merlin Project

Si plusieurs projets s'exécutent en parallèle dans votre entreprise et que des membres de l'équipe interviennent sur différents projets, vous pouvez regrouper ces projets individuels dans un projet maître. Grâce à la vue intégrée de la charge de travail, vous voyez immédiatement quelle tâche est attribuée à quel membre et pouvez repérer d'éventuelles surcharges, tout en identifiant rapidement les capacités libres.

Ou utilisez un pool de ressources pour une utilisation centralisée et la synchronisation des mêmes ressources dans plusieurs projets. La particularité d'un pool de ressources est que toutes les modifications sont automatiquement synchronisées dans tous les projets qui y accèdent.

Résumé

Récapitulons les limites d'Excel en tant qu'outil de gestion de projet :

• Excel crée des lacunes de communication
• Excel rend difficile la collaboration sur un même fichier
• Les listes de tâches individuelles manquent dans les modèles Excel
• Les modèles Excel sont difficiles à personnaliser
• La mise à jour des tâches nécessite un suivi manuel
• Les droits d'accès ne peuvent pas être ajustés
• Excel n'est pas agile
• Avec Excel, vous perdez la vue d'ensemble du projet

Utiliser Excel est une manière sûre de ralentir drastiquement vos projets d'équipe et de diminuer votre productivité. Vous aussi, vous pouvez augmenter la qualité et l'efficacité de vos projets avec Merlin Project – presque comme par magie !

Merlin Project est le standard de la gestion de projet dans de nombreuses industries. Depuis plus de 15 ans, des clients dans plus de 150 pays utilisent notre application flexible pour planifier, gérer et contrôler leurs projets, petits et grands.