Pourquoi Excel nuit à votre gestion de projet
... et pourquoi vous devriez utiliser un outil de gestion de projet professionnel
Même aujourd'hui, de nombreuses entreprises utilisent encore des tableurs Microsoft Excel comme outils de gestion de projet. Certes, parce que le logiciel est déjà en place et que les employés le maîtrisent, mais aussi parce que la saisie de données en lignes est simple. Enfin, il existe de nombreux modèles Excel gratuits à télécharger, que vous pouvez utiliser pour créer des diagrammes de Gantt, des schémas et des graphiques. Excel est un logiciel puissant pour gérer les données financières. Si vous êtes entièrement satisfait de la productivité, de la communication et de la collaboration de votre équipe, vous n'avez pas besoin de changer quoi que ce soit. Mais pour la plupart des équipes, ce n'est pas le cas.
En savoir plus...Le guide ultime des diagrammes PERT
Les diagrammes PERT sont un outil de base en gestion de projet pour organiser, planifier et coordonner les activités. Découvrez-en les avantages et les inconvénients.
Table des Matières
Qu’est-ce qu’un diagramme PERT ?
Avantages et inconvénients d’un diagramme PERT
La méthodologie PERT : calcul de la durée
Comment créer un diagramme PERT étape par étape
Quand utiliser un diagramme PERT par rapport à d’autres outils
Exemple : calcul de la durée d’une tâche avec PERT
Conseils pratiques
Conclusion
Qu’est-ce qu’un diagramme PERT ?
Un diagramme PERT (Program Evaluation and Review Technique) est un outil de gestion de projet conçu pour visualiser les activités d’un projet, leurs dépendances logiques et leur séquence chronologique. Il va au-delà de l’organigramme des tâches (WBS) en mettant en évidence non seulement les liens entre les tâches, mais aussi l’ordre dans lequel elles doivent être exécutées. Ainsi, les chefs de projet peuvent identifier le chemin critique (c’est-à-dire la séquence d’activités qui détermine directement la durée globale du projet) et tout tampon de temps (slack) éventuel.
Pourquoi utiliser un diagramme PERT ?
- Vue d’ensemble exhaustive : Il vous oblige à réfléchir à l’intégralité du projet, révélant ainsi les tâches cachées ou floues.
- Structure logique et chronologique : Il met en évidence l’enchaînement et les interdépendances des activités, crucial pour les projets plus complexes ou de longue durée.
- Identification du chemin critique : Il montre où se situent les contraintes les plus fortes et quelles tâches doivent être étroitement surveillées pour éviter les retards.
- Estimation du temps : En examinant les dates de début au plus tôt et de fin au plus tard, vous pouvez planifier plus précisément et potentiellement réduire les coûts.
- Outil de communication clair : Il fournit une représentation visuelle facilement compréhensible du flux de projet, utile pour communiquer avec les parties prenantes.
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Avantages et inconvénients d’un diagramme PERT
| Avantages | Inconvénients |
|---|---|
| L’élaboration du diagramme PERT oblige à réfléchir à l’ensemble du projet et non à de simples sous-domaines. Ainsi, les points en suspens deviennent visibles. | Sa création est relativement complexe. |
| Le plan de réseau offre une vue d’ensemble pertinente de toutes les activités du projet et de leurs interdépendances. | La présentation requiert une formation pour en saisir pleinement la teneur. |
| Le plan peut être facilement mis à jour. | Plus le plan est détaillé, plus la surveillance et le contrôle sont importants pour éviter les erreurs de planification. |
| Une planification relativement précise et donc une réduction des coûts est envisageable. | La méthode est surdimensionnée pour les petits projets. |
| Les goulots d’étranglement (chemin critique et marges) sont faciles à repérer. | |
| Le plan de réseau peut être conçu indépendamment des hypothèses de calendrier. | |
| C’est un outil de communication clair pour les responsables de projet. |
Astuce : Les techniques de plan de réseau (y compris les diagrammes PERT) sont particulièrement utiles pour les projets complexes et de grande envergure. Pour des initiatives plus simples ou plus courtes, vous pouvez envisager des méthodes de gestion de projet agiles avec Kanban ou des diagrammes de Gantt, qui sont plus intuitifs et moins longs à mettre en place.
La méthodologie PERT : calcul de la durée
Un des traits distinctifs de la méthode PERT est sa manière d’estimer le temps nécessaire à chaque tâche. Au lieu d’une valeur unique, PERT emploie trois estimations pour mieux rendre compte de l’incertitude :
- Optimiste (O) : Le meilleur scénario, quand tout se déroule sans encombre.
- Le plus probable (M) : L’estimation la plus réaliste dans des conditions normales.
- Pessimiste (P) : Le pire scénario, où complications et retards se manifestent.
À partir de ces trois valeurs, PERT calcule une durée attendue (TE) pour chaque activité, selon la formule courante :
TE = (O + 4M + P) / 6
Vous pouvez également déterminer la variance ou l’écart-type pour évaluer les probabilités de finir à temps. De nombreux logiciels de gestion de projet (comme Merlin Project) effectuent ces calculs automatiquement.
Comment créer un diagramme PERT étape par étape
Bien que la plupart des outils de gestion de projet automatisent une grande partie des opérations, il est important de comprendre le processus sous-jacent :
-
Identifiez toutes les tâches
- Dressez la liste de chaque activité nécessaire à l’achèvement du projet.
- Pensez en détail aux phases ou livrables (recourez si nécessaire au mindmapping pour une approche plus créative).
-
Déterminez les dépendances
- Décidez quelles tâches doivent être terminées avant que d’autres ne débutent.
- Regroupez les tâches qui peuvent être réalisées en parallèle.
-
Estimez les durées
- Utilisez la méthode des trois points (O, M, P) pour une moyenne plus précise.
- Ou renseignez une seule durée si vous disposez de données fiables pour ces tâches.
-
Élaborez le diagramme
- Généralement, les activités sont représentées sous forme de nœuds (cases).
- Les flèches indiquent les dépendances entre les tâches.
- Veillez au bon enchaînement logique et chronologique.
-
Identifiez le chemin critique
- Repérez la séquence la plus longue de tâches dépendantes définissant la durée minimale du projet.
- Les tâches situées sur le chemin critique n’ont pas de marge.
-
Ajoutez des marges de temps
- Déterminez quelles tâches disposent d’une marge (slack) sans impacter l’échéancier global.
- Notez que les retards sur le chemin critique peuvent retarder l’intégralité du projet.
-
Révisez et mettez à jour
- Actualisez régulièrement les durées, dépendances et ressources.
- Recalculez le chemin critique en cas de modifications majeures.
Quand utiliser un diagramme PERT par rapport à d’autres outils
La gestion de projet moderne s’appuie sur de nombreuses méthodes et outils, adaptés à différents types et tailles de projets :
PERT vs. Gantt
- Diagramme de Gantt : Représente les tâches sous forme de barres sur une échelle de temps. Idéal pour la planification et la répartition des ressources.
- Diagramme PERT : Met l’accent sur les interdépendances et facilite l’identification anticipée des retards potentiels, idéal pour les projets vastes et complexes.
PERT vs. Kanban
- Kanban : Concentrez-vous sur le flux de travail et limitez le travail en cours, typique des environnements agiles ou Lean.
- Diagramme PERT : Vise la planification séquentielle et l’analyse de chemin critique. Recommandé pour des tâches étroitement liées.
PERT vs. autres méthodes agiles (Scrum, etc.)
- Scrum : Organisation par sprints et réunions quotidiennes, adapté aux exigences qui évoluent rapidement.
- Diagramme PERT : S’inscrit davantage dans un cadre traditionnel ou hybride où la planification précise et l’analyse de dépendances sont cruciales.
Point essentiel : PERT peut être intégré à des approches hybrides. Certains groupes utilisent un diagramme PERT pour la vue d’ensemble et un tableau Kanban ou Scrum pour la gestion quotidienne des tâches.
Exemple : calcul de la durée d’une tâche avec PERT
Supposons la tâche Développer un prototype
- Optimiste (O) : 5 jours
- Le plus probable (M) : 8 jours
- Pessimiste (P) : 14 jours
Formule :
TE = (O + 4M + P) / 6TE = (5 + 4*8 + 14) / 6TE = (5 + 32 + 14) / 6 = 51 / 6 ≈ 8,5 jours
Vous planifierez donc environ 8,5 jours pour cette tâche. Plusieurs logiciels de gestion de projet proposent d’entrer ces trois estimations, puis calculent automatiquement la durée attendue.
Conseils pratiques
- Combiner PERT et logiciel : Des outils comme Merlin Project automatisent la création de plans de réseau. Concentrez-vous sur la définition des tâches, des dépendances et des estimations, et laissez l’outil gérer le diagramme.
- Utiliser des modèles et vues : Nombreuses applications offrent des gabarits de plan de réseau, de mindmap ou autres. Adaptez-les pour gagner du temps.
- Commencez à un niveau global, puis détaillez : Évitez de multiplier les détails inutilement au départ.
- Communiquez clairement : Assurez-vous que votre équipe sait lire et interpréter le diagramme PERT. Fournissez éventuellement une légende des symboles.
- Réviser régulièrement : Considérez le diagramme PERT comme un document vivant ; mettez-le à jour dès que le périmètre ou le calendrier changent significativement.
Conclusion
Un diagramme PERT est bien plus qu’une simple illustration : c’est un outil stratégique de planification qui vous aide à cerner les projets complexes, à déterminer le chemin critique et à intégrer les incertitudes dans vos estimations de temps. Bien qu’il exige davantage d’efforts que des méthodes plus simples comme les diagrammes de Gantt ou les tableaux Kanban, il se révèle précieux pour les projets de grande envergure et riches en interdépendances.
- Pour les projets complexes : La profondeur analytique de PERT justifie largement la complexité initiale.
- Pour les projets plus modestes : Des outils plus simples peuvent suffire et s’avérer plus accessibles.
- Pour les approches hybrides : Servez-vous de PERT pour la planification globale et de méthodes agiles/lean pour la gestion quotidienne.
Avec les logiciels modernes qui automatisent calculs, mises à jour et apprentissage, intégrer PERT dans votre processus peut rehausser significativement vos compétences en gestion de projet.
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