Cela se produit régulièrement lorsque je rends visite à des partenaires commerciaux : à un moment donné, quelqu'un arrive et me présente, non sans fierté, un tableur dans lequel un projet entier a été planifié. Pas encore, me dis-je, en essayant de me souvenir des arguments de la dernière discussion de ce type.
Pour être clair : je ne suis pas un ennemi d'Excel. Bien au contraire ! MS Excel est la seule raison pour laquelle j'ai encore Microsoft Office installé sur mon Mac.
Dans l'article de blog d'aujourd'hui, je voudrais aborder les différences les plus importantes entre MS Excel et une véritable application de gestion de projet. Appelons-la simplement Merlin Project 😉 Mais même si je cite ici à plusieurs reprises Microsoft Excel, ce nom représente toutes les autres feuilles de calcul. Que ce soit Apple Numbers, Google Sheets ou même des représentants historiques comme Lotus 1-2-3 ou Improv.
Problème 1 : le diagramme de Gantt
Dans le meilleur des cas, il s'agit simplement de représenter la planification temporelle dans des cases colorées : un programme de dessin Gantt sous Excel. Mais qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ? L'éponyme est Henry Gantt, à qui l'invention de cette représentation est attribuée.
Dans Microsoft Excel, vous commencez par créer une formule et devez veiller à ce que les références de colonnes et de lignes soient correctes. Un signe dollar mal placé suffit à désorganiser toute votre feuille de calcul. Ensuite, vous la mettez en forme et espérez que personne ne modifie ni ne supprime les colonnes de la section graphique de votre tableau, car les barres disparaîtraient aussitôt. Jusqu'ici, vous avez investi environ 20 à 30 minutes dans votre feuille Excel.
Si vous modifiez maintenant la planification, vous devez revisiter chaque cellule de date ou au moins la vérifier. Et si vous souhaitez ordonner des lignes individuelles dans votre planification, vous entrez dans un niveau de complexité que Microsoft Excel peine à maîtriser. Ce jeu de pensée vous convaincra peut-être : chaque tâche peut dépendre d'une autre qui doit être réalisée avant, après ou simultanément... ou pas. Programmez cela dans Excel. Et là, on parle de jours, voire de semaines de travail.
Dans Merlin Project, l'effort est quasi nul. Vous saisissez simplement une nouvelle tâche (appelée « activité » chez nous) et la barre apparaît immédiatement. Vous voulez plus de temps ? Faites glisser le bord droit de la barre. Vous souhaitez créer une séquence ? Reliez vos activités avec la souris (ou le clavier). En bref : en quelques minutes seulement, vous avez saisi la planification dans Merlin Project. Et pour la conception du diagramme de Gantt, vous disposez d'une grande liberté.
Problème 2 : différentes vues d'un projet
Supposons que votre feuille de calcul Excel soit prête et bien remplie. Votre supérieur ou votre client vous demande alors d'afficher une colonne supplémentaire. Vous avez pourtant conçu votre feuille de travail pour qu'une impression tienne parfaitement sur papier (ce qui est déjà en soi un véritable défi). Supprimez-vous une autre colonne ? Ou copiez-vous votre feuille pour en créer une nouvelle ? Les possibilités sont nombreuses, mais toutes impliquent un effort considérable.
Dans Merlin Project, vous utilisez les configurations de vues (voir l'image). Soit celles déjà fournies, soit vous en créez une nouvelle en un ou deux clics de souris. Gardez simplement à l'esprit que chaque modification est immédiatement enregistrée dans la configuration active. Je sélectionne toujours l'une des configurations existantes, clique sur le bouton plus, nomme la nouvelle configuration de vue et l'active. Voilà. Je travaille ensuite comme d'habitude dans mes réglages personnels.
Problème 3 : synchronisation avec le calendrier
À un moment donné, votre projet est planifié et doit être mis en oeuvre. Comment procédez-vous ? Avez-vous l'impression de votre projet posée à côté de l'ordinateur et comparez-vous manuellement les dates avec votre calendrier ? Ou transférez-vous même les dates du projet dans le calendrier ? Quelle que soit votre approche, vous devrez faire face à des ruptures de flux de travail ou à un effort supplémentaire. Et si les chefs de projet manquent d'une chose, c'est bien du temps.
Dans Merlin Project, j'utilise la fonction « Publication de contenu » et synchronise mon projet avec le calendrier du Mac ou avec un calendrier CalDAV connecté. Clic, clic, c'est fait.
Problème numéro...
Laissons tomber. Même si l'on utilise l'un des nombreux modèles de diagramme de Gantt dans Excel et que l'on accepte de vivre avec les limitations de l'édition de cellules dans un tableur, cela n'a rien à voir avec la gestion de projet. Car la GP est bien plus que cela. Dans les trois premiers problèmes, je me suis simplement laissé porter, de manière plus ou moins structurée. Mais lorsque je regarde les véritables disciplines d'un projet, force est de constater qu'un outil adapté à certaines tâches ne fonctionne pas automatiquement aussi bien pour d'autres.
Mais MS Office est « déjà là »
Nous arrivons maintenant à un point important : les coûts. Oui, il est très probable que Microsoft Word, PowerPoint et donc aussi Excel soient installés sur votre Apple Macintosh. Et dans le meilleur des cas, vous les avez même payés. Pourquoi faudrait-il alors acheter un second logiciel pour les projets ? En tant qu'économiste d'entreprise, j'aime effectuer un calcul de rentabilité pour prendre des décisions. Mais dans ce cas, c'est tellement évident que je peux le faire de tête : si vous ne perdez que 2 heures par mois en raison de l'effort supplémentaire lié à Excel, l'abonnement à Merlin Project s'est déjà rentabilisé. Et si les 149 € par an vous semblent trop élevés, vous pouvez louer la version allégée Merlin Project Express pour environ 40 € par an via le Mac App Store ou Setapp et faire vos premières expériences avec un logiciel de gestion de projet. Les différences entre les deux versions de Merlin Project sont listées ici. L'essentiel est d'utiliser l'outil adapté à vos tâches.
Sans vouloir offenser...
Frank Blome
CEO, pas le « Chief Excel Officer » 😉
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