每当我拜访商业伙伴时，这种情况就会反复发生：在某个时刻，总会有人出现，并不无自豪地向我展示一份在其中计算了整个项目的电子表格。又来了，我心想，并努力回忆上一次类似讨论中用过的论据。
为了把话说清楚：我并不是 Excel 的敌人。恰恰相反！对我而言，MS Excel 是我至今仍在 Mac 上安装 Microsoft Office 的唯一理由。
在今天这篇博客中，我想谈谈 MS Excel 与一款真正的项目管理应用之间最重要的区别。我们不妨就称它为（link: merlin-project text: Merlin Project）😉 不过，尽管我在这里反复提到 Microsoft Excel，这个名称只是所有其他（link: https://de.wikipedia.org/wiki/Tabellenkalkulation text: 电子表格软件 target:_blank）的代表，无论是 Apple Numbers、Google Sheets，甚至是 Lotus 1-2-3 或 Improv 这样的老牌产品。
问题 1：甘特图
最好的情况下，这只是用彩色方格来呈现时间规划而已，也就是一个 Excel 甘特图绘制程序。但什么是（link: https://de.wikipedia.org/wiki/Gantt-Diagramm text: 甘特图 target:_blank）呢？这一名称来自 Henry Gantt，这种表现形式的发明被归功于他。
在 Microsoft Excel 中，您首先要创建一个公式，并且必须注意列和行的正确引用。一个错误的美元符号就会让您的工作表乱套。接着您要对其进行格式化，并寄望于没有人改动或删除您表格图形部分中的列；否则条形就不再显示了。到这一步，您已经在 Excel 表格上投入了大约 20 到 30 分钟。
如果您现在更改时间规划，就得重新调整每一个日期单元格，或者至少逐一核对。当您最终想要为规划中的某些行排定先后顺序时，便会进入一个层面，在那里 Microsoft Excel 中的复杂度几乎已无法驾驭。也许下面这个设想能说服您：每一个活动都可能依赖于另一个活动，该活动必须先于、后于或与其同时进行，或者恰恰不需要如此。请尝试在 Excel 中把这一切编程实现出来吧。此时我们谈论的就是数天乃至数周的工作量了。
而在（link: merlin-project text: Merlin Project）中，您几乎不费什么力气。您只需输入一项新任务（我们称之为「活动」），条形便会立即出现。想要更多时间？拖动条形的右边缘即可。想要排定顺序？用鼠标（或键盘）将您的各个活动连接起来即可。简而言之，您只需短短几分钟就能在 Merlin Project 中输入完整的规划。而在甘特图的设计上，您拥有（link: support/documentation/merlin-project/quickguide/styles text: 极大的自由度）。
问题 2：对一个项目的不同视图
我们假设您的 Excel 表格已经完成并填充得很好。这时您的上司或客户找到您，希望看到额外的一列。但您肯定已经把工作表设计得能让打印结果完美适配纸张（这本身就是一项真正的挑战）。那么您是删掉另一列？还是复制工作表并新建一个？方法有很多，但它们无一例外都伴随着相当大的工作量。
而在（link: merlin-project text: Merlin Project）中，您可以使用视图配置（见图）。要么使用已随附的配置，要么只需点击一两下鼠标就能创建一个新视图。只需记住一点：每一次更改都会立即保存在当前激活的配置中。我总是从现有的某个配置中选一个，点击加号按钮，为新的视图配置命名并将其激活。完成。现在我就能像往常一样在自己的个人设置中工作了。
问题 3：与日历的数据同步
总有那么一刻，您的项目已经规划好，需要付诸实施。您会怎么做？是把项目的打印件放在电脑旁边，手动将各项日期与您的日历进行核对？还是干脆把项目日期誊抄到日历里？无论您怎么做，要么得面对媒介断层，要么得承担额外的工作量。而如果说我们项目经理有什么东西从来不富裕，那就是时间。
而在（link: merlin-project text: Merlin Project）中，我会使用「发布内容」功能，把我的项目同步到 Mac 上的日历，或同步到已连接的 CalDAV 日历中。点一下、再点一下，完成。
问题 N……
唉，还是算了吧。我认为，即便有人使用 Excel 中众多甘特图模板之一，并愿意忍受电子表格中单元格编辑的种种限制，这与项目管理也仍然相去甚远。因为项目管理远不止于此。在前面三个问题中，我只是或多或少有条理地随性发挥了一番。但当我审视项目中真正的各项专业领域时，就不得不承认：一件适合特定任务的工具，并不会自动地在其他任务上同样表现出色。
可是 MS Office 反正「本来就有」
现在我们来谈一个重要的问题：成本。是的，Microsoft Word、PowerPoint，以及随之而来的 Excel，很可能已经安装在您的 Apple Macintosh 上了。而且在最好的情况下，您甚至已经为此付过费。那为什么还要再为项目购买第二款软件呢？作为一名经济学专业人士，我在做决策时喜欢做投资测算。但在这种情况下，结果太显而易见了，我在脑子里就能算清楚：如果仅仅因为使用 Excel 带来的额外工作量，每月就损失 2 小时，那么（link: merlin-project/price text: Merlin Project 的订阅）就已经划算了。而对于觉得每年 149 € 太贵的人，可以每年花将近 40 € 通过（link: https://apps.apple.com/de/app/merlin-project-express/id1202196869?mt=12 text: Mac App Store target:_blank）或（link: https://go.setapp.com/stp157?refAppID=241&stc=merlin_project_express_main_banner&utm_campaign=merlin_project_express_main_banner text: Setapp target:_blank）租用作为精简版的（link: merlin-project-express text: Merlin Project Express），从而初步体验项目管理软件。两款 Merlin Project 版本之间的区别（link: merlin-project-express/comparison text: 列在这里）。关键只在于，您要为自己的任务选用合适的工具。
别往心里去……
Frank Blome
CEO，而非「Chief Excel Officer」😉
如果您对这篇博客文章有任何疑问或希望参与讨论，欢迎您在我们的论坛中发帖。
