10 desafíos comunes en la gestión de proyectos

Gestionar un proyecto es un poco como resolver un cubo de Rubik: hay que controlar varios elementos y tener en cuenta varios resultados diferentes, así como la duración. Seguramente encontrará algunos obstáculos en el camino.

Algunas dificultades son más comunes que otras en los proyectos, por ejemplo, en términos de alcance, presupuesto, comunicación y mucho más. A continuación presentamos 10 de los retos más comunes en la gestión de proyectos y le decimos cómo superarlos.

1. Ampliar el alcance del proyecto

Uno de los mayores retos y generalizados en la gestión de proyectos es que los requisitos de un proyecto cambien con respecto a los acuerdos originales al inicio del mismo, o incluso que el alcance del proyecto se amplíe.

Esto ocurre especialmente en el desarrollo de software cuando las características adicionales amplían el alcance funcional de una aplicación. Pero tampoco es infrecuente en el sector de la construcción que un cliente realice cambios no aprobados en los planos originales de un edificio.

Los cambios en el alcance del proyecto afectan tanto a los resultados como al objetivo del mismo. El equipo del proyecto puede, sin duda, afrontarlo, siempre que sea posible aumentar el presupuesto o la duración del proyecto.

Cómo gestionar la ampliación del alcance del proyecto

Para evitar que se amplíe el alcance del proyecto más adelante, hay que ser proactivo ya al planificar el proyecto. Si es posible, intente reunir a todas las partes interesadas en el proyecto en torno a la mesa para que se reúnan y consideren todas las expectativas antes de que comience el proyecto.

En caso contrario, el uso de una metodología ágil de gestión de proyectos como Scrum permite a su equipo centrarse en objetivos específicos mientras revisa continuamente las prioridades y los planes. Gracias a los segmentos cortos del proyecto, los llamados sprints, se mantiene la visión de conjunto, pero siempre se es flexible en caso de que sean necesarios ajustes.

Con Merlin Project puede planificar proyectos de forma clásica pero también ágil. Con sólo cambiar la vista, se puede cambiar, por ejemplo, entre la estructura de desglose del trabajo y el tablero Kanban - esto es la gestión híbrida de proyectos.

2. Faltan metas y objetivos claros

Para que el proyecto se lleve a cabo con éxito, es fundamental tener claro lo que hay que hacer. Por lo tanto, es esencial definir los objetivos del proyecto.

No establecer metas y objetivos adecuados puede provocar toda una serie de problemas, como una mala gestión de los recursos y de las partes interesadas. La falta de objetivos y de visión puede conducir al fracaso del proyecto.

Los objetivos deben estar claramente formulados y ser realistas. También debe ser capaz de mostrar al equipo del proyecto cómo cada acción les acercará al objetivo. Esto significa que puede medir el impacto del equipo y de los miembros individuales del proyecto.

Cómo establecer metas y objetivos claros

Un enfoque popular para establecer objetivos corporativos es el método S.M.A.R.T.. S.M.A.R.T. es un acrónimo inglés que significa specific – measurable – achievable – reasonable – time bound o traducido específico - medible - atractivo - realista - limitado en el tiempo.

Los objetivos S.M.A.R.T. están diseñados para proporcionar estructura y orientación durante un proyecto. Aclaran lo que se quiere conseguir. Este método ayuda eficazmente a su personal a establecer metas que estén alineadas con los objetivos de la empresa.

3. Limitaciones y cambios presupuestarios

Cuando el alcance de un proyecto y los requisitos cambian, el presupuesto también cambia. Los gestores de proyectos tienen que planificar sus presupuestos con precisión y asegurarse de que los proyectos se mantienen dentro del presupuesto. Por ello, la gestión del presupuesto puede suponer un gran reto.

Si el equipo de marketing necesita más dinero del previsto inicialmente para el marketing en línea con el fin de promocionar un nuevo producto, la campaña debe estirar los fondos disponibles o solicitar más fondos.

Cómo hacer frente a las limitaciones y cambios presupuestarios.

Aplicar estrategias eficientes de gestión de costes para evitar que se supere el presupuesto acordado. Considere todas las posibilidades de aumento del alcance ya en la fase de planificación y planifique un presupuesto adicional para ellas con el fin de evitar sobrecostes.

Con la gestión del presupuesto en Merlin Project, usted define y gestiona el presupuesto de las tareas individuales y de todo el proyecto. Los costes adicionales pueden solicitarse, aprobarse y registrarse fácilmente de forma rastreable. De este modo, siempre tendrá una visión general de los costes totales del proyecto y del presupuesto total restante.

4. Falta de comunicación

La comunicación es un medio adecuado para aclarar los malentendidos.
(Franz Schmidberger, publicista alemán)

La comunicación puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto. Es importante que los miembros del equipo trabajen bien juntos, que las tareas se distribuyan de forma eficiente y que los implicados estén al tanto del progreso del proyecto.

Los debates suelen ser verbales en las reuniones del proyecto, por correo electrónico o incluso por mensajes de texto. Las consideraciones y los motivos de las decisiones se pierden en la maraña de todos los correos electrónicos o mensajes. Y cuando luego son comentados por otros, la visión de conjunto suele perderse por completo.

Cómo afrontar los problemas de comunicación

Si hay un problema de comunicación eficaz, hay que abordarlo de frente. Ya sea reuniendo a las personas para que resuelvan los problemas o creando un entorno de proyecto en el que se valore el feedback constructivo como medio de mejora.

De nuevo, Merlin Project es una herramienta valiosa en este caso. Comente y discuta su proyecto, cada una de las tareas, todos los recursos y todos los anexos directamente en el plan del proyecto. La función de comentario puede simplificar la comunicación, la colaboración y también la documentación en el proyecto para el equipo del proyecto. Los comentarios y anotaciones sobre el proyecto están justo donde los necesitas, en el archivo del proyecto.

5. Conflictos en el equipo

Otro reto importante en la gestión de proyectos es la falta de dirección estratégica y liderazgo. La falta de liderazgo suele ser una causa de conflicto en los proyectos. Además, la falta de comunicación y los malentendidos dentro del equipo son un obstáculo importante.

Los conflictos de equipo se deben a la falta de visión compartida, a la falta de comunicación, pero también a la animosidad, y conducen a la confusión y la frustración.

Cómo afrontar los conflictos del equipo

Debes afrontar los conflictos en el equipo y en ningún caso ignorarlos o restarles importancia. Trata de averiguar la raíz del problema y ponlo bajo control.

Dé a su equipo claridad y cohesión para gestionar los conflictos con eficacia. En algunos casos es aconsejable sacar al equipo de la rutina diaria del proyecto y acercarlo de nuevo con medidas de teambuilding y sólo entonces abordar la resolución de conflictos.

6. Habilidades de equipo desequilibradas

Como gestor de proyectos, quieres crear un entorno de trabajo bueno y productivo para tu equipo. Esto se crea cuando las tareas se asignan a miembros del equipo con las habilidades adecuadas. Si las asignaciones son incorrectas, el proyecto será inevitablemente ineficaz, lo que puede llevar al fracaso.

La experiencia te enseña qué habilidades son necesarias para cada tarea. También debe conocer bien a su equipo para poder entender y utilizar sus habilidades y su motivación.

Cómo hacer frente a las habilidades inadecuadas del equipo

Compruebe constantemente que cada miembro del equipo se utiliza de forma eficaz según sus competencias y su carga de trabajo.

Gracias a la vista de asignación, los valores de la carga de trabajo de cada miembro del equipo están disponibles para cada día en Merlin Project. En el diagrama de fases temporales se puede ver cómo se distribuye el trabajo entre los distintos miembros del equipo. Con herramientas sencillas, podrá reaccionar ante los imprevistos en la planificación de sus recursos si es necesario.

7. Falta de responsabilidad

Cada miembro de su equipo es responsable de sus decisiones y acciones. Esta responsabilidad no consiste en repartir la culpa cuando las cosas van mal. Se trata de que el equipo del proyecto complete las tareas como quiera, sin controlar cada paso.

La responsabilidad en el lugar de trabajo se asocia con un mayor compromiso laboral y un mejor rendimiento. La falta de responsabilidad o incluso la microgestión en el lugar de trabajo, por otra parte, puede conducir a la desidia y a la falta de compromiso con el objetivo del proyecto.

Cómo reforzar el sentido de la responsabilidad

Asegúrate de que queda claro desde el principio quién es responsable y dónde. Establecer metas y objetivos ayuda a garantizar que todos tengan claras sus responsabilidades.

Una visión compartida del progreso del proyecto, también en términos de tareas de equipo, puede ayudar a aumentar la responsabilidad individual. También da a los miembros del equipo la oportunidad de discutir los retos y pedir apoyo cuando sea necesario.

Merlin Project proporciona un modelo para supervisar el progreso del proyecto y los costes asociados con el análisis del valor ganado. Se comparan los valores previstos y los reales. De este modo, todos los implicados en el proyecto tienen siempre una visión general de la situación actual del mismo.

8. Plazos imposibles de cumplir

Cuanto más ridículo es el plazo, más fiel es el intento de cumplirlo.
(Sabiduría de gestión)

Los plazos poco realistas son una forma clásica de hacer demasiadas promesas.

En realidad, usted conoce los puntos fuertes y débiles de su equipo y lo que pueden ofrecer en un plazo determinado. Sin embargo, puede tener la tentación de fijar plazos poco realistas sólo para ganar el proyecto.

Sin embargo, un proyecto así le frustrará a usted y a su equipo, afectará gravemente a los resultados del trabajo y, en última instancia, dañará su reputación.

Cómo hacer frente a los plazos poco realistas

Evite los plazos irreales ya en la fase de planificación. Negocie plazos alcanzables en función de los puntos fuertes y débiles de su equipo sin apresurar el trabajo.

Para establecer un plazo factible, divide el proyecto en pequeñas tareas y dale a cada una de ellas el tiempo suficiente. Planifique siempre un margen de seguridad para lo imprevisible. Base cada estimación en su experiencia con proyectos similares ya realizados.

Un buen software de gestión de proyectos, como Merlin Project, le ayudará a planificar el proyecto y a establecer plazos realistas.

9. Mala gestión del riesgo

¡La gestión de riesgos es una gestión de proyectos para adultos!
(Cita del libro Waltzing With Bears de Tom DeMarco y Tim Lister)

La gestión de riesgos en los proyectos consiste en identificar de forma proactiva los posibles problemas futuros y comprender sus consecuencias, lo que permite tomar decisiones anticipadas sobre los proyectos.

Los riesgos deben evaluarse y gestionarse durante toda la vida del proyecto. Sin embargo, por supuesto que no eres un clarividente, y por muy bien que planifiques, siempre se producirán algunos riesgos.

Cómo afrontar los riesgos

Mitigue el impacto de estos problemas identificando los escenarios "qué pasa si" y poniendo en marcha planes de contingencia. Asegúrese de que su equipo puede adaptarse en caso de que las cosas se salgan de control.

Merlin Project le ayuda a gestionar el riesgo. El software tiene su propio elemento de fijación de "Riesgo". Puede adjuntar un riesgo a cualquier tarea, asignación o recurso. Evalúe el riesgo de que ocurra y piense en una posible solución por adelantado. Al hacer esto por adelantado, usted y su equipo pueden reaccionar rápidamente cuando se produzca el riesgo para mitigar el impacto en el proyecto en general.

10. Encontrar la solución de gestión de proyectos adecuada

Existen diferentes enfoques para la gestión de proyectos. Estos van desde una colección de hojas sueltas a una hoja de cálculo de Excel hasta una solución profesional de gestión de proyectos.

Con Merlin Project tendrá todo, desde un mapa mental hasta un tablero Kanban o un complejo diagrama de Gantt, pasando por la elaboración de informes, la planificación de recursos y la gestión de riesgos, todo en un solo software. Esto facilita el dominio de los retos de gestión de proyectos descritos anteriormente. Puedes probar el software para Mac y iPad de forma gratuita durante 30 días.

Conclusión:

Los problemas imprevistos pueden costarle tiempo y dinero en términos de presupuesto malgastado, intérpretes frustrados y conversaciones desagradables con la dirección cuando los proyectos no se completan a tiempo. Aborde los problemas a tiempo, supere los retos en la gestión de proyectos y lleve su proyecto al éxito.