10 habilidades importantes para una gestión de proyectos eficaz

Todo el mundo puede profundizar y ampliar sus conocimientos en gestión de proyectos con una certificación. Sin embargo, el éxito de un proyecto no se basa únicamente en estas habilidades técnicas o en las cualificaciones propias del trabajo. Son especialmente las competencias personales, sociales y metodológicas, las llamadas habilidades blandas, las que determinan el éxito profesional y personal.

Pero, ¿qué habilidades necesitas realmente en la gestión de proyectos para destacar entre la multitud? ¿Cuáles te ayudarán a gestionar tus proyectos de manera eficiente? A continuación, hemos enumerado las 10 habilidades más importantes.

1. Comunicación
2. Colaboración
3. Programación
4. Organización
5. Flexibilidad
6. Gestión del tiempo
7. Priorización
8. Ideación Creativa
9. Control de calidad
10. Control de reuniones

Lee por qué cada una de estas habilidades es importante, cómo puedes aplicarlas y cómo ponerlas en práctica en el trabajo diario de proyectos utilizando una herramienta de gestión de proyectos.

1. Communication

Entender a los demás y hacerse entender son los dos factores fundamentales que determinan el avance de cualquier proyecto. Por ello, una buena comunicación es esencial para una gestión de proyectos eficaz. Un gestor de proyectos exitoso debe ser capaz de comunicarse con su equipo, clientes y partes interesadas para garantizar que todo funcione sin problemas. La comunicación le ayuda a disipar dudas, resolver conflictos y mantener informados a los involucrados en el proyecto.

Recuerda escuchar.

Una de las competencias clave en la comunicación es la capacidad de escuchar. Si deseas comunicarte con tu equipo, primero debes escuchar sus inquietudes y necesidades. Escucha con la intención de comprender, no de responder.

A veces, es necesario ir más allá de simplemente escuchar e incluir el lenguaje corporal. Una vez que empieces a desarrollar estas habilidades blandas, te resultará más fácil entender lo que se dice y llegar al fondo del asunto.

Asegúrate de comunicarte con frecuencia.

Otro componente importante de una comunicación eficiente es su frecuencia. Un gestor de proyectos exitoso necesita comunicarse regularmente con todos los involucrados para mantener todo en orden. Una comunicación irregular puede generar dudas, incertidumbres y retrasos en el proyecto.

Adapta tu comunicación.

Puedes comunicarte de forma regular, pero si no logras transmitir tu punto de vista, ¿de qué sirve? Debes adaptar lo que dices a diferentes audiencias: tu propio equipo, partes interesadas de otros departamentos, ejecutivos, clientes, etc.

Recuerda que la comunicación solo funciona si se entiende. Necesitas empatizar con tu audiencia, comprender su perspectiva y reestructurar tus palabras para ajustarlas al contexto de sus intereses. Solo entonces podrán entender lo que dices y poner en práctica tus indicaciones.

Communication in Merlin Project

Reports ayudan a obtener una mejor visión general del contenido e información del proyecto y son adecuados para transmitirlos a los involucrados. La vista de informes en Merlin Project ya incluye varios reportes que vienen en el paquete. Puedes usarlos directamente o adaptarlos a tus necesidades.

2. Collaboration

Las habilidades clave de la gestión de proyectos, como la colaboración y la comunicación, van de la mano. El objetivo de las habilidades blandas, como la comunicación, siempre debe ser facilitar una colaboración efectiva.

El avance de un proyecto depende de lo bien que los miembros de tu equipo se coordinan para realizar las tareas. Si no pueden colaborar y trabajar juntos, nunca cumplirás con tus plazos.

Un gestor de proyectos exitoso debe ayudar a su equipo a desarrollar sus habilidades interpersonales y resolver cualquier diferencia que surja. Fomenta un ambiente de trabajo basado en la confianza, donde los miembros del equipo puedan apoyarse mutuamente para realizar sus tareas.

También es importante que utilices tus habilidades interpersonales para trabajar con la dirección y las partes interesadas del proyecto. Incorporar sus aportes e ideas es la clave para obtener un resultado satisfactorio para todos.

Collaboration in Merlin Project

En la utilization view puedes ver de un vistazo qué tareas corresponden a cada empleado en cada momento. Detecta sobrecargas críticas y distribuye el trabajo en tu equipo con unos pocos gestos, incluso a través de múltiples proyectos. ¡Nunca más horas extras y aburrimiento en un proyecto!

Si compartes los archivos del proyecto con los participantes, ellos pueden ver el estado del proyecto, e incluso ingresar sus propios tiempos. A través de permisos de acceso y contraseñas individuales, te aseguras de que cada uno solo pueda ver o editar los planes de proyecto en los que participa.

Aunque no todos los usuarios empleen Merlin Project, el software ofrece un intercambio perfecto con otros programas. No importa de dónde provengan los datos, con Merlin Project casi siempre tienes una manera de transferirlos. Lo mismo aplica para la exportación.

3. Scheduling

Según el Project Management Institute (PMI), la programación es otro elemento central de la gestión de proyectos. Un gestor de proyectos debe planificar de manera eficaz el cronograma de un proyecto si desea que tenga éxito.

Sin embargo, planificar y programar un proyecto implica mucho más que simplemente fijar una fecha de inicio y una fecha límite. Para planificar eficazmente un nuevo proyecto, también debes recurrir a tus habilidades de liderazgo:

• Planifica la carga de trabajo de cada miembro del equipo.
• Establece procesos de gestión de proyectos.
• Implementa medidas de seguridad para la gestión de riesgos
• Supervisa el camino crítico

Es importante definir claramente el cronograma y la estructura de desglose del trabajo de un proyecto antes de comenzar a trabajar en él.

Involucra siempre a tu equipo en este proceso de planificación y negociación. Esto te ayudará a crear un plan de trabajo exitoso y factible, protegiéndote de planificar proyectos demasiado ambiciosos que inevitablemente se retrasan y se ven plagados de problemas.

Scheduling in Merlin Project

Con Merlin Project, simplemente creas el flujo de tus tareas, determinas la duración y las dependencias, y defines hitos fijos. Te sorprenderá ver cómo se desarrolla ante tus ojos un plan de proyecto preciso en poco tiempo. Los templates de proyecto incluidos incluso aceleran este trabajo.

Utiliza las diferentes vistas en Merlin Project para visualizar el proyecto. Te permiten editar y ver el contenido de tu plan de proyecto en diferentes representaciones gráficas. Merlin Project contiene vistas para el plan estructural clásico con diagrama de Gantt, plan de red y tablero Kanban, pero también para recursos, asignaciones, reportes y archivos adjuntos.

4. Organization

Como gestor de proyectos, tienes una gran responsabilidad. Debes encargarte de las tareas del proyecto, el funcionamiento del equipo, la gestión de costos, el plan del proyecto, la administración del equipo, las actualizaciones del proyecto y las expectativas de los clientes.

Nadie puede gestionar todo esto de manera efectiva sin estar organizado. Aunque la mayoría de las personas asocia la organización con tareas administrativas aburridas, es una de las habilidades más importantes en la gestión de proyectos.

Un sistema estructurado y organizado te ayuda a gestionar cada una de estas actividades y a mantener tu lugar de trabajo en orden.

Organization with Merlin Project

Estructura tu proyecto en fases individuales o grupos y crea subtareas para cada tarea.

Archiva documentos como archivos adjuntos en las tareas de tu proyecto. Así tendrás todo lo importante disponible en un solo lugar: tu plan de proyecto.

No solo adjuntes archivos a las tareas, sino también información adicional: por ejemplo, utiliza listas de verificación para organizar tareas menores y gestionar los próximos plazos. Adjunta los problemas que surjan a las tareas y mantente al tanto de los riesgos asignándolos a las fases del proyecto. Los ricos archivos adjuntos de Merlin Project mantienen tu plan de proyecto siempre al alcance.

5. Flexibility

Tu equipo de proyecto no es una unidad homogénea. Es un grupo de personas con diferentes preferencias, objetivos y competencias clave, además de habilidades para resolver problemas. Tu objetivo como buen gestor de proyectos no es minimizar estas diferencias, sino crear procesos de gestión lo suficientemente flexibles para afrontarlas.

Un buen gestor de proyectos debe también ser flexible para tratar con los distintos equipos involucrados en un proyecto. Tu equipo de ingeniería tendrá necesidades y objetivos distintos a los de tu equipo de gestión de producto. La meta es crear un ambiente de trabajo exitoso que integre cada equipo de manera fluida.

Flexibility in Merlin Project

Un proyecto siempre requiere que equipos de diferentes áreas (por ejemplo, ventas, marketing y soporte) trabajen juntos. Sin embargo, distintos departamentos prefieren diferentes herramientas. Los equipos técnicos prefieren trabajar con herramientas ágiles, mientras que otros, como marketing o ventas, optan por herramientas basadas en listas.

Por eso se introdujo la gestión de proyectos híbrida con Merlin Project. Un simple cambio de vista en Merlin Project transforma la clásica estructura de desglose del trabajo en un plan de red o incluso en un tablero Kanban. La base de datos permanece igual, solo cambia la visualización. Y lo mejor de todo, cada usuario puede adaptar su vista a sus propias preferencias.

6. Time Management

El presupuesto, el tiempo y el alcance forman el triángulo de la gestión de proyectos (también conocido como triple restricción) y son las 3 piedras angulares de todo proyecto. Como gestor de proyectos, tienes la mayor influencia sobre la gestión del tiempo. No solo eres responsable de tu propio tiempo, sino también del de tu equipo.

Es importante trabajar en tus habilidades de productividad utilizando tácticas de gestión del tiempo como la Técnica Pomodoro. El trabajo se divide en secciones de 25 minutos —los llamados pomodori— y en descansos (alrededor de 5 minutos). Esto ayuda a que tu cerebro se mantenga productivo y te permite estar en un nivel óptimo durante todo el día.

En cuanto al equipo, un gestor de proyectos eficaz debe establecer reglas claras sobre el tiempo dedicado a tareas y responsabilidades específicas, lo que se conoce como time boxing. Es buena idea llevar un control del tiempo que se invierte en cada tarea y ayudar al equipo a identificar dónde se pierde tiempo y cómo solucionarlo.

Time Management with Merlin Project

Merlin Project cuenta con la gama más completa de opciones de gestión del tiempo, lo que permite detallar cualquier situación de proyecto.

Mediante vinculación y especificaciones de fecha de cada actividad, puedes controlar la secuencia y, por ende, la temporalidad del proyecto.

Puedes asignar un estado a las actividades estado utilizando 5 valores (La actividad está completada, retrasada (>10%), ligeramente retrasada (<=10%), dentro del plan o futura/no planificada) para definir el avance. Las vistas de informe "Estado" o "Estado compacto" te ofrecen una visión general del estado de tu proyecto.

7. Prioritization

Ciertas tareas son más importantes y urgentes que otras. Un buen gestor de proyectos debe reconocer esto y estructurar el flujo de trabajo de su equipo en consecuencia. Utiliza tus conocimientos en gestión de proyectos para comprender una asignación e identificar las tareas esenciales. Emplea tus habilidades para resolver problemas y determinar la secuencia correcta de las tareas a abordar.

A menudo, el proyecto se compone del trabajo de equipos individuales. Los equipos comienzan con sus propias tareas, que se unen en algún momento del proyecto y, finalmente, en conjunto, alcanzan el objetivo.

Un gestor de proyectos eficaz utiliza su capacidad de decisión para determinar qué tarea abordar primero. Tú eres quien ensambla las piezas y sabe cómo se encajarán para formar un conjunto sólido.

Prioritization mit Merlin Project

La prioridad en Merlin Project se determina siempre por la fecha de inicio y el orden de las tareas individuales. Vincula las actividades entre sí para definir la secuencia en la que se deben realizar.

8. Creative Ideation

Un gestor debe utilizar sus habilidades para resolver problemas y su pensamiento crítico para desarrollar de forma creativa ideas y estrategias para un plan de proyecto.

Es tarea del gestor impulsar la innovación y motivar a su equipo a desarrollar productos más inteligentes y mejores. Sin embargo, una situación en la que el gestor controla la innovación de manera exclusiva nunca tendrá éxito.

Aprovecha esta oportunidad como un ejercicio de team-building. Involucra a todo tu equipo en el proceso y valora sus aportes y opiniones. Esto les permitirá desarrollar sus habilidades comunicativas y su pensamiento crítico en el entorno laboral.

Involucrar a tu equipo en este proceso facilitará enormemente el desarrollo de un proyecto exitoso, ya que estarás utilizando las habilidades para resolver problemas y el pensamiento crítico de toda la plantilla, y no solo de una persona.

Being creative with Merlin Project

Inicia tu proyecto con un mapa mental. Especialmente para sesiones de brainstorming, esta herramienta es fantástica para apoyar tu creatividad. Genera ideas innovadoras en tu equipo. Crea conceptualmente tu plan de proyecto como un mapa mental y Merlin Project transferirá automáticamente tus aportes a la estructura de desglose del trabajo.

9. Quality Control

La gestión de la calidad no se trata solo de resolver problemas. Debe ser un componente central de cada proyecto exitoso, ya que garantiza que cada paso de tu estructura de desglose esté optimizado.

Debes eliminar todos los pasos innecesarios e irrelevantes en el flujo de trabajo de tu equipo que no aporten valor. A menudo, estos pasos y procesos complican las cosas y retrasan los resultados.

Asegúrate de que se establezcan reglas y objetivos claros para todas las etapas restantes. Quieres implementar un proceso preciso y repetible para gestionar tareas que tus colaboradores puedan seguir fácilmente. Una vez logrado, todas las fases de tu proyecto se ejecutarán a la perfección.

Quality Control with Merlin Project

Utiliza listas de verificación para asegurarte de que todo lo necesario se ha completado. Establece hitos como objetivos intermedios en tu proyecto.

10. Meeting Control

Las reuniones de equipo pueden ayudar a desarrollar ideas creativas, resolver inquietudes y planificar el futuro en conjunto. Sin embargo, también consumen tiempo y no siempre son necesarias. Además, cada reunión implica numerosas tareas que consumen tiempo, como la preparación, la notificación a los participantes, la reunión en sí, la distribución de refrescos, la eliminación de charlas triviales y otras conversaciones no relacionadas con el tema. Sin contar que una reunión consume el tiempo valioso que tu equipo podría dedicar a tareas esenciales de gestión de proyectos.

Por ello, es importante que un gestor de proyectos eficaz mantenga el control de las reuniones. Debe asegurarse de que:

• La reunión presencial sea absolutamente necesaria y no pueda resolverse mediante chats o actualizaciones en línea.
• La reunión esté estructurada de manera eficiente para minimizar la pérdida de tiempo de trabajo.

Conclusion

Utiliza estas habilidades esenciales en la gestión de proyectos para llevar tu gestión al siguiente nivel. Lo mejor de estas habilidades es que son aplicables a todos los métodos de gestión de proyectos. Ya sea en cascada, ágil o lean, encontrarás estas habilidades sumamente útiles.

Convertirse en un gran gestor de proyectos también es sencillo si utilizas las herramientas de gestión adecuadas. Merlin Project ofrece todas las funcionalidades que necesitas para aplicar tus habilidades y gestionar proyectos con éxito. Ya sea en Mac, iPad o iPhone: ¡Merlin Project es la elección perfecta para gestionar tus proyectos!