PM の資格は専門知識を広げますが、実際のプロジェクトの成功をもたらすのは、多くの場合 ソフトスキル です。コミュニケーション、協働、優先順位付け、柔軟性などがそれにあたります。周囲から一歩抜きん出るために本当に必要な 10 のスキルを、ソフトウェア Merlin Project での具体的な実践方法とあわせて本記事でご紹介します。
プロジェクト管理の知識は 資格取得 によって深め、広げることができます。しかし、プロジェクトの成功はこうしたハードスキルや職務上の資格だけに基づくものではありません。とりわけ、いわゆるソフトスキルと呼ばれる個人的、社会的、方法論的な能力が、職業上だけでなく個人としての成功をも左右します。
では、周囲から一歩抜きん出るために、プロジェクト管理で本当に必要となるスキルとは何でしょうか。プロジェクトを効率的に運営するうえで役立つスキルはどれでしょうか。以下に、最も重要な 10 のスキルをまとめました。
それぞれのスキルがなぜ重要なのか、どのように活用できるのか、そして プロジェクト管理ツール を用いて日々のプロジェクト運営にどう実践していくのかをご覧ください。
1. コミュニケーション
他者を理解し、自分が理解されること。この 2 つは、あらゆるプロジェクトの進捗を左右する原動力です。したがって、良好なコミュニケーションは効果的なプロジェクト管理に欠かせません。プロジェクトマネージャーが成果を上げるには、すべてが滞りなく進むよう、チーム、顧客、利害関係者とコミュニケーションを取れる必要があります。コミュニケーションは、懸念を解消し、対立を解決し、関係者を最新の状態に保つうえで役立ちます。
聞くことを忘れないでください。
コミュニケーションにおける重要な能力の 1 つが、聞く力です。チームとコミュニケーションを取りたいなら、まずチームの懸念やニーズに耳を傾ける必要があります。返答するためではなく、理解するために聞いてください。
ときには、単に聞くだけでなく、身振りや表情も読み取る必要があります。こうしたソフトスキルを身につけ始めると、相手の言葉を理解し、物事の本質に踏み込むことが容易になります。
こまめにコミュニケーションを取ってください。
効率的なコミュニケーションのもう 1 つの重要な要素は、その頻度です。成果を上げるプロジェクトリーダーは、物事を計画どおりに進めるため、すべての関係者と定期的にコミュニケーションを取る必要があります。不規則なコミュニケーションは、プロジェクトの進行に疑念、不安、遅延を生じさせかねません。
コミュニケーションを相手に合わせて調整してください。
定期的にコミュニケーションを取れたとしても、自分の考えを伝えられなければ意味がありません。伝える内容は、自分のチーム、他部門の利害関係者、経営幹部、顧客など、相手によって調整する必要があります。
コミュニケーションは理解されて初めて機能することを忘れないでください。聞き手の立場に立ち、その背景を理解し、相手それぞれの関心の文脈に合うよう言葉を組み立て直す必要があります。そうして初めて、相手はあなたの言うことを理解し、言葉に行動で応えてくれます。
Merlin Project でのコミュニケーション
レポート は、プロジェクトの内容や情報を見渡しやすくし、関係者への共有に適しています。Merlin Project のレポート表示には、あらかじめさまざまなレポートが用意されています。そのまま利用することも、自分のニーズに合わせて調整することもできます。
2. 協働
協働とコミュニケーションといった主要なプロジェクト管理スキルは、互いに密接に結びついています。コミュニケーションなどのソフトスキルの目的は、常に効果的な協働を促すことにあるべきです。
プロジェクトの進捗は、チームメンバーが物事を進めるためにどれだけうまく連携できるかにかかっています。互いに協力し、共同で作業を進められなければ、期限を守ることはできません。
成果を上げるプロジェクトリーダーは、チームが対人能力を伸ばし、生じた意見の相違を調整できるよう支援する必要があります。メンバーが各自の役割を果たすうえで互いに全幅の信頼を寄せられる、信頼にもとづく職場を築いてください。
また、経営陣やプロジェクト関係者と協力するうえでも、対人能力を活かすことが重要です。彼らの意見やアイデアを取り入れることが、彼らに納得してもらえる成果への鍵となります。
Merlin Project での協働
利用状況の表示 では、各メンバーにいつどの作業が割り当てられているかをひと目で把握できます。深刻な過負荷を見つけ、わずかな操作でチーム内の 作業を分配 できます。複数のプロジェクトをまたいだ調整も可能です。これで、プロジェクトでの残業や手持ち無沙汰とは無縁になります。
プロジェクトファイルを関係者に共有すれば、関係者はプロジェクトの状況を確認できるほか、自分で工数を記録することもできます。アクセス権 と個別のパスワードにより、各人が関与するプロジェクト計画のみを表示・編集できるようにできます。
すべての利用者が Merlin Project を使っていない場合でも、本ソフトウェアは 他のプログラムとの優れた連携 を実現します。データがどこから来たものであっても、Merlin Project ならほぼ常にそれを取り込む手段があります。書き出しについても同様です。
3. スケジューリング
スケジューリングは、プロジェクトマネジメント協会 (PMI) によれば、プロジェクト管理のもう 1 つの中核要素です。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトを成功させたいのであれば、その日程を効果的に計画する必要があります。
ただし、プロジェクトの計画とスケジューリングには、開始時期と期限を定めること以上のものが含まれます。新しいプロジェクトを効果的に計画するには、リーダーとしての力量も発揮しなければなりません。
作業に着手する前に、プロジェクトの日程と作業分解図を明確に定義しておくことが重要です。
この計画と調整のプロセスには、常にチームを巻き込んでください。それが、成功につながり実行可能なプロジェクト作業計画の作成に役立ちます。野心的すぎる計画を立ててしまうことを防げます。そうした計画は必然的に遅れを生じ、さまざまな問題に悩まされるものです。
Merlin Project でのスケジューリング
Merlin Project では、アクティビティの流れを手軽に作成し、期間と依存関係を定め、確定した マイルストーン を設定できます。目の前で精緻な プロジェクト計画 が瞬く間に形になっていく様子に驚かれることでしょう。付属の プロジェクトテンプレート を使えば、この作業はさらに速くなります。
プロジェクトを確認するには、Merlin Project のさまざまな 表示 をご活用ください。
これらの表示により、プロジェクト計画の内容をさまざまなグラフィカルな形式で編集・確認できます。Merlin Project には、ガントチャートを備えた従来型の WBS、ネットプラン、カンバンの表示のほか、リソース、割り当て、レポート、添付項目 のための表示も用意されています。
4. 組織化
プロジェクトリーダーには多くの責任があります。プロジェクトの作業、チームの動き、コスト管理、プロジェクト計画、チームの統率、進捗の更新、そして顧客の期待に対応しなければなりません。
組織化ができていなければ、これらすべてを効果的に管理できる人はいません。多くの人は組織化を退屈で事務的な作業と結びつけがちですが、これは最も重要なプロジェクト管理スキルの 1 つです。
体系立った組織的な仕組みは、こうした一つひとつの活動を管理し、職場を整然と保つうえで役立ちます。
Merlin Project での組織化
プロジェクトを個々のフェーズや グループ に構造化し、アクティビティに下位のアクティビティを作成しましょう。
ドキュメントを 添付項目 としてプロジェクト内のアクティビティに添えてください。これにより、重要なものすべてを 1 か所、つまりプロジェクト計画にまとめておけます。
プロジェクト内のアクティビティには、任意のファイルだけでなく、さらなる情報も添付できます。たとえば、チェックリストで細かな作業を整理したり、今後のプロジェクトの予定を管理したりできます。発生した問題をアクティビティに留め置き、プロジェクトのフェーズにリスクを割り当てることで危険を意識することもできます。Merlin Project の充実した添付項目により、プロジェクトの記録を常に手元に置けます。
5. 柔軟性
プロジェクトチームは均質な集団ではありません。好み、目標、得意とする能力、そして問題解決の力がそれぞれ異なる、個人の集まりです。優れたプロジェクトマネージャーの目標は、こうした違いを最小化することではなく、それを受け止められるだけの柔軟性を備えたプロジェクト管理プロセスを築くことにあります。
さらに、優れたプロジェクトマネージャーは、プロジェクトに関わるさまざまなチームに対応できる柔軟性を備えている必要があります。エンジニアリングチームのニーズや目標は、プロダクトマネジメントのそれとは異なります。目標は、どのチームも円滑に統合できる柔軟性を備えた、成果の上がる作業環境を築くことです。
Merlin Project での柔軟性
プロジェクトでは、常に異なる領域のチーム (たとえば営業、マーケティング、サポート) が協力し合う必要があります。しかし、部門によって好むツールは異なります。技術系のチームはアジャイル系のツールを好み、マーケティングや営業など他のチームはリスト形式のツールを好む傾向があります。
そのため、私たちは Merlin Project で ハイブリッドなプロジェクト管理 を導入しました。Merlin Project では 表示 を切り替えるだけで、従来型の WBS をネットプランやカンバンへと変えられます。データの基盤は同じままで、変わるのは見せ方だけです。さらに優れているのは、利用者一人ひとりが自分の好みに合わせて表示を調整できる点です。
6. タイムマネジメント
予算、時間、範囲は 魔法の三角形 を形づくり、あらゆるプロジェクトの 3 つの柱となります。プロジェクトマネージャーが最も大きな影響力を及ぼせるのがタイムマネジメントです。自分自身の時間だけでなく、チームの時間にも責任を負っています。
ポモドーロ・テクニック などのタイムマネジメント手法を用いて、自分の生産性を高める力に取り組むことが重要です。この手法では、作業を 25 分の区切り (いわゆるポモドーロ) と休憩時間 (約 5 分) に分けます。脳が生産的な状態を保ち、一日を通して最適な水準を維持するのに役立ちます。
チームに関しては、効果的なプロジェクトリーダーは、特定の作業や責務に費やす時間について明確なルールを定める必要があります。これはタイムボックスと呼ばれます。作業に費やす時間を記録し、どこで時間を失っているのか、それに対して何ができるのかを各自が理解できるよう支援するのもよい方法です。
Merlin Project でのタイムマネジメント
Merlin Project はタイムマネジメントのための最も充実した選択肢を備えており、あらゆるプロジェクトの状況を詳細に表現できます。
個々のアクティビティを 連結 し、日付を指定することで、プロジェクトの順序、ひいては時間的な流れを制御できます。
アクティビティには ステータス を割り当てられます。5 種類を超えるステータス値 (アクティビティが完了、スケジュールより遅れている (>10%)、わずかに遅れている (=<10%)、予定どおり、または今後・未計画) によって、どこまで進んでいるかを定義します。レポート表示の「ステータス」または「ステータス（コンパクト）」では、プロジェクトの状況の概要を確認できます。
7. 優先順位付け
特定の作業は、他の作業よりも重要で緊急性が高いものです。優れたプロジェクトリーダーは、これを見極め、その観点からチームの作業の流れを組み立てられる必要があります。プロジェクト管理の知識を活かして案件を理解し、その中核となる作業を見極めてください。問題解決の力を発揮して、取り組むべき作業の正しい順序を把握しましょう。
プロジェクトは、しばしば個々のチームの作業から成り立っています。各チームはそれぞれの作業から着手し、プロジェクトの進行のなかで一点に集約され、最終的に共同でゴールへと導かれます。
効果的なプロジェクトリーダーは、どの作業から取りかかるかを判断するために、こうした意思決定の力を活かします。リーダーは、各要素を組み込み、それらがどのように縦横に動いて堅固な全体を形づくるかを把握している存在です。
Merlin Project での優先順位付け
Merlin Project では、優先度は常に開始日と個々の作業の順序に応じて決まります。実行する順序を定めるには、アクティビティ同士を 連結 してください。
8. 創造的なアイデア出し
マネージャーは、問題解決の力と批判的思考を活かして、プロジェクト計画のためのアイデアや戦略を創造的に練り上げる必要があります。
イノベーションの舵を取り、より賢く優れた製品を生み出すようチームを後押しするのは、プロジェクトリーダーの務めです。しかし、プロジェクトリーダーだけがイノベーションを担う状況では、決して成功には至りません。
この機会を チームビルディングの取り組み として活かしてください。チーム全体をプロセスに巻き込み、彼らの洞察や意見を尊重しましょう。それによって、メンバーは職場でコミュニケーション能力と批判的思考を伸ばせます。
このプロセスにチームを巻き込めば、企業として成功するプロジェクトを生み出すことがずっと容易になります。なぜなら、一個人ではなく、従業員全員の問題解決の力と批判的思考を活かせるからです。
Merlin Project での創造的なアイデア
プロジェクトを マインドマップ から始めましょう。とりわけブレインストーミングにおいて、このツールは創造性を引き出す素晴らしい手段です。チームで画期的なアイデアを生み出してください。プロジェクト計画を構想段階でマインドマップとして作成すれば、Merlin Project が入力内容を自動的に WBS へ反映します。
9. 品質管理
品質管理は、問題を解決することだけが目的ではありません。それは、成功するすべてのプロジェクトの中核を成すものでなければなりません。WBS のすべての工程が最適化されていることを確かなものにします。
チームの作業の流れのなかで、価値を生まない不要かつ無関係な工程はすべて取り除く必要があります。こうした工程やプロジェクト管理プロセスは、しばしば物事を複雑にし、成果を遅らせます。
残るすべての工程について、明確なルールと目標を定めるようにしてください。メンバーが容易に理解できる、正確で再現可能な 作業の管理 の手順を定めるとよいでしょう。これを行えば、プロジェクトのすべてのフェーズが滞りなく進みます。
Merlin Project での品質管理
チェックリストを活用して、なすべきことがすべて確実に実行されたことを確かめましょう。プロジェクトの中間目標として マイルストーン を設定してください。
10. チームミーティングの主導
チームミーティングは、創造的なアイデアを練り、懸念を取り上げ、未来を共に計画するうえで役立ちます。しかし、時間を要するものであり、常に必要とは限りません。さらに、チームのミーティングはいずれも、準備、全員への連絡、集合と着席、お茶の用意、雑談や本題から逸れた会話の抑制など、数多くの時間の浪費を伴います。そもそもミーティングは、チームが本来の重要なプロジェクト管理業務に充てられたはずの貴重な時間を奪う、という点は言うまでもありません。
そのため、効果的なプロジェクトマネージャーがプロジェクトのミーティングを主導し続けることが重要です。次の点を確かなものにするべきです。
- 対面のミーティングが本当に必要であり、チャットやオンラインのステータス更新では解決できないこと。
- 労働時間の損失を最小限に抑えるよう、ミーティングが効率的に組み立てられていること。
まとめ
これらの欠かせないプロジェクト管理スキルを活かして、ご自身のプロジェクト管理を次の段階へと引き上げてください。これらのスキルの最も優れた点は、あらゆるプロジェクト管理手法に適用できることです。ウォーターフォール、アジャイル、リーンのいずれであっても、これらのプロジェクト管理スキルは大いに役立つはずです。
優れたプロジェクトマネージャーになることは、適切な管理ツールを使えば難しくありません。Merlin Project は、プロジェクト管理スキルを活かしてプロジェクトを成功裏にゴールへ導くために必要な機能をすべて備えています。Mac、iPad、iPhone のいずれであっても、Merlin Project はプロジェクト管理に最適な選択肢です。
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