项目管理认证可以拓展专业知识，但真正带来项目成功的，往往是软技能：沟通、协作、优先级排序、灵活性。本文将向您展示，您真正需要哪十项能力才能脱颖而出，并包含在软件 Merlin Project 中的具体落地方式。
每个人都可以通过 认证 深化并拓展自己的项目管理知识。然而，项目的成功并不仅仅取决于此类硬技能或职业专属资质。尤其是个人、社交与方法层面的能力，即所谓的软技能，决定着职业上乃至个人的成功。
但在项目管理中，您究竟需要哪些能力才能从众人中脱颖而出？哪些能力能帮助您高效地管理项目？我们在下文整理出了最重要的 10 项能力。
请阅读以下内容，了解每项能力为何重要、您可以如何运用，以及如何借助 项目管理工具 在日常项目运作中将其切实落地。
1. 沟通
理解他人并被他人理解，是决定每个项目进展的两大驱动因素。因此，良好的沟通对于高效的项目管理不可或缺。一名成功的项目经理必须能够与团队、客户与利益相关方进行沟通，才能让一切顺利运转。沟通有助于他消除顾虑、化解冲突，并让项目参与者随时了解最新情况。
别忘了倾听。
沟通中的一项关键能力就是倾听的能力。如果您想与团队沟通，就必须先听取团队的诉求与需求。带着理解的意图去倾听，而不是为了回应。
有时您需要超越单纯的倾听，还要把肢体语言纳入考量。一旦您开始培养这些软技能，您就会更容易理解对方所说的话，并触及问题的核心。
确保您经常沟通。
高效沟通的另一个重要要素是其频率。一名成功的项目负责人必须定期与所有相关方沟通，以确保各项事务按计划推进。不规律的沟通可能会在项目过程中引发疑虑、不确定性与延误。
调整您的沟通方式。
您可以定期沟通，但如果无法传达您的观点，那又有什么意义呢？您必须针对不同的受众调整您所表达的内容：您自己的团队、来自其他部门的利益相关方、高层管理人员、客户等等。
请记住，沟通只有在被理解时才有效。您必须设身处地为听众着想，理解他们的出发点，并重新组织您的措辞，使之契合他们各自独特关切的语境。只有这样，他们才能理解您所说的话，并将您的话付诸行动。
在 Merlin Project 中的沟通
报告 有助于更好地把握项目中的内容与信息，并适合传递给相关人员。在 Merlin Project 的报告视图中，已内置了多种随附的报告。它们既可直接使用，也可根据自身需求进行调整。
2. 协作
诸如协作与沟通这样的核心项目管理能力，彼此密不可分。沟通等软技能的目标，应始终是促进高效的协作。
项目的进展取决于您的团队成员协调一致、合力完成任务的程度。如果他们无法协作、无法共同处理任务，您将永远无法按时完成既定期限。
一名成功的项目负责人必须帮助团队培养人际交往能力，并化解出现的分歧。请营造一个以信任为基础的工作环境，让团队成员在完成各自任务时能够彻底地相互依靠。
同样重要的是，您要运用自己处理人际关系的能力，与管理层及项目相关方协作。纳入他们的意见与想法，是取得令他们满意的成果的关键。
在 Merlin Project 中的协作
在 资源利用视图 中，您可以一目了然地看到每位员工在何时有哪些任务在等待处理。找出严重的超负荷情况，并 分配工作，只需几个手势即可在团队中完成，甚至可跨多个项目。从此告别项目中的加班与无所事事！
将项目文件共享给项目相关方，他们便可以查看项目状态，也可以自行录入工时。通过 访问权限 与各自的密码，您可以确保每个人只能查看或编辑与自己相关的项目计划。
即便并非所有用户都使用 Merlin Project，该软件也提供了与 其他程序进行完美交换 的能力。无论数据来自何处，借助 Merlin Project，您几乎总能找到一条将其导入的途径。导出亦是如此。
3. 进度规划
根据项目管理协会（PMI）的说法，进度规划（英文：Scheduling）是项目管理的另一项核心要素。如果一名项目经理希望自己的项目取得成功，就必须有效地规划项目的时间安排。
然而，项目的规划与排期远不止于确定一个开始时间和一个截止日期。要有效地规划一个新项目，您还必须运用您的领导力：
在开始动手之前，明确界定项目的时间计划与工作分解结构至关重要。
请始终让您的团队参与到这一规划与协商过程中。这有助于您制定出一份成功且可执行的项目工作计划。这样可以避免制定过于雄心勃勃的项目计划，否则这些计划必然会延误，并饱受项目问题的困扰。
在 Merlin Project 中的进度规划
借助 Merlin Project，您可以轻松地创建活动的流程、确定持续期间与依赖项，并设定固定的 里程碑。您会惊讶地发现，一份精确的 项目计划 在您眼前飞速成型。随附的 项目模板 甚至能进一步加快这项工作。
请利用 Merlin Project 中不同的 视图 来查看项目。
它们让您能够以不同的图形呈现方式来编辑和查看项目计划的内容。Merlin Project 既包含用于经典工作分解结构（含甘特图、网络图与看板）的视图，也包含用于资源、分派、报告 与 附件 的视图。
4. 组织
作为项目负责人，您肩负着诸多责任。您必须处理项目任务、团队运转、成本管理、项目计划、团队领导、项目进展更新以及客户的期望。
没有人能在缺乏条理的情况下有效管理所有这些事务。虽然大多数人通常把「组织」与枯燥的行政事务联系在一起，但它却是最重要的项目管理能力之一。
一套结构化、有条理的系统可以帮助您管理上述每一项活动，并让您的工作环境井然有序。
借助 Merlin Project 进行组织
将您的项目划分为各个阶段或 群组，并为活动创建子活动。
将文档作为 附件 存放到项目中的活动上。这样，您便能在一个地方掌握所有重要内容：您的项目计划。
不仅可以将任意文件附加到项目中的活动上，还可以附加更多信息：例如，用清单来组织较小的任务，并管理即将到来的项目日程。将出现的问题附加到活动上，并通过为项目各阶段分配风险来提高对隐患的认识。借助 Merlin Project 中丰富的附件功能，您的项目档案始终触手可及。
5. 灵活性
您的项目团队并非一个同质的整体。他们是一群拥有不同偏好、目标、关键能力以及解决问题能力的人。作为一名优秀的项目经理，您的目标不是去削减这些差异，而是去打造足够灵活、能够应对这些差异的项目管理流程。
此外，一名优秀的项目经理还必须足够灵活，以应对参与项目的各个不同团队。您的工程团队会有与产品管理不同的需求与目标。您的目标是营造一个成功的工作环境，使其足够灵活，能够无缝地整合每一个团队。
在 Merlin Project 中的灵活性
在一个项目中，总是需要来自不同领域（例如销售、市场与支持）的团队协作。然而，不同部门偏好不同的工具。技术团队更愿意使用敏捷工具，而市场或销售等其他团队则更青睐基于列表的工具。
正因如此，我们在 Merlin Project 中引入了敏捷、瀑布与看板相结合的项目管理。在 Merlin Project 中简单地切换 视图，就能将经典的工作分解结构转换为网络图，甚至是一块看板。底层数据保持不变，改变的只是呈现方式。最棒的是，每位用户都可以根据自己的偏好定制视图。
6. 时间管理
预算、时间与范围构成了 三重约束，是每个项目的三大支柱。作为项目经理，您对时间管理的影响最大。您不仅要对自己的时间负责，也要对团队的时间负责。
通过诸如 番茄工作法 这样的时间管理技巧来提升您的工作效率至关重要。这种方法将工作划分为 25 分钟的时间段（即所谓的 pomodori）与休息时间（约 5 分钟）。它有助于让您的大脑保持高产，并让您全天都处于最佳状态。
涉及团队时，一名高效的项目负责人必须为投入到特定任务与职责上的时间制定明确规则，即所谓的「时间盒」（Timeboxing）。一个不错的做法是，追踪他们在任务上花费的时间，帮助他们了解时间消耗在了哪里，以及可以如何应对。
借助 Merlin Project 进行时间管理
Merlin Project 拥有最为丰富的时间管理选项，因而能够详尽地呈现各种项目情形。
通过对单个活动进行 关联 并设定日期，您可以掌控项目中的先后顺序以及由此产生的时间安排。
您可以为活动分配一个 状态。您可以通过 5 种以上的状态值（活动已完成、落后于计划（>10%）、略微落后于计划（≤10%）、按计划进行，或未来 / 未排期）来定义该活动已完成的程度。报告视图「状态」或「状态简洁版」会为您提供项目进展的概览。
7. 优先级排序
某些任务比其他任务更重要、更紧迫。一名优秀的项目负责人必须能够识别这一点，并据此组织团队的工作流程。运用您的项目管理知识去理解一项任务，并识别出其中关键的项目工作。运用您解决问题的能力，去理解需要着手处理的任务的正确顺序。
项目往往由各个团队的工作共同组成。各团队从各自的任务出发，在项目进程中的某个节点全部汇聚到一起，最终共同推向目标。
一名高效的项目负责人会运用决策能力来决定首先着手哪项任务。是您在输入这些拼块，并清楚它们将如何纵横交错地组合成一个稳固的整体。
借助 Merlin Project 进行优先级排序
在 Merlin Project 中，优先级始终取决于开始日期以及各个任务的先后顺序。请将活动彼此 关联 起来，以确定执行的顺序。
8. 创意构思
一名管理者必须运用其解决问题的能力与批判性思维，为项目计划创造性地构思想法与策略。
引导创新、推动团队开发出更智能、更优秀的产品，是项目负责人的职责。然而，仅由项目负责人独自引导创新的局面，永远不会取得成功。
请把握这个机会，将其作为一次 团队建设的练习。让您的整个团队参与到这一过程中，并珍视他们的洞见与意见。这能让他们在工作中发展自己的沟通能力与批判性思维。
一旦您让团队参与到这一过程中，您的企业开发出一个成功项目就会容易得多。因为您运用的是全体员工解决问题的能力与批判性思维，而不仅仅是某一个人的。
借助 Merlin Project 进行创意构思
请用一张 思维导图 来启动您的项目。尤其在头脑风暴中，这一工具是激发您创造力的绝佳助手。在团队中产出开创性的想法。将您的项目计划以思维导图的形式构思出来，Merlin Project 会自动将您的输入转入工作分解结构。
9. 质量控制
质量管理不仅仅是解决问题。它必须成为每个成功项目的核心组成部分：它确保您工作分解结构中的每一个步骤都得到优化。
您必须剔除团队工作流程中所有不必要、不相关且无法带来价值的步骤。这些步骤与项目管理流程往往会把事情复杂化，并拖慢您的成果产出。
请确保为所有保留下来的步骤都制定明确的规则与目标。您会希望为 任务管理 确立一套精确、可重复、且员工易于理解的流程。一旦做到这一点，您项目的所有阶段都将完美运转。
借助 Merlin Project 进行质量控制
请使用清单来确保所有必须完成的事项确实都已办妥。请将 里程碑 设为项目中的阶段性目标。
10. 团队会议的掌控
团队会议有助于产生创意、提出顾虑并共同规划未来。然而，它们也耗费时间，且并非总有必要。此外，团队的每次会议还会带来大量的时间消耗，例如：准备会议、通知所有人、聚到一起并就座、分发茶点、制止闲聊与其他离题的交谈。更不用说，一场会议本身就会吞噬掉团队本可投入到核心项目管理工作中的宝贵时间。
因此，重要的是，一名高效的项目经理要对项目会议保持掌控。他应当确保：
- 当面会议是绝对必要的，且无法通过聊天或线上状态更新来解决。
- 会议结构高效，以最大限度减少工作时间的损失。
总结
请运用这些核心的项目管理能力，将您的项目管理提升到新的高度。这些能力最棒之处在于，它们适用于所有项目管理方法。无论是瀑布、敏捷还是精益，您都会发现这些项目管理能力极为有用。
只要使用正确的管理工具，成为一名出色的项目经理也并不难。Merlin Project 提供了您所需的全部功能，让您能够充分发挥自己的项目管理能力，从而成功地把项目推向终点。无论在 Mac、iPad 还是 iPhone 上：Merlin Project 都是管理您项目的完美之选！
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