5 consejos para una gestión de tareas más efectiva
No importa cuán complejo sea el proyecto: con una buena gestión de tareas, puede tener éxito. Hemos recopilado una lista de consejos de gestión de tareas que realmente funcionan y también le mostramos cómo encontrar el mejor tipo de software de tareas para su proyecto.
¿Qué es la gestión de tareas? Una breve explicación
5+1 consejos para una gestión de tareas efectiva
¿Por qué molestarse con la gestión de tareas?
Cómo encontrar el software de gestión de tareas adecuado
Nuestra recomendación para usuarios de macOS y iOS: Merlin Project
¿Qué es la gestión de tareas? Una breve explicación
La gestión de tareas describe la planificación, administración, ejecución y control de actividades. Puede ser parte de la gestión de proyectos para alinear la colaboración de individuos y equipos hacia un objetivo común, o también puede formar parte de la autogestión.
5+1 consejos para una gestión de tareas efectiva
1. Tiempo de reserva (Buffer): Las personas tienden a subestimar sistemáticamente el tiempo necesario para cada tarea. Usualmente, un empleado no puede completar más de 3 a 5 tareas al día.
2. Control (Controlling): Supervise el progreso de las tareas de forma regular para prevenir errores y tomar medidas correctivas cuando surjan desarrollos no deseados. De esta forma, garantiza la mejor calidad de resultado en cada tarea.
3. Recordatorios (Reminder): Las pantallas de estado y las alertas le ayudan a mantenerse al día incluso si debe gestionar multitud de tareas y plazos.
4. Minimizar consultas: Cuando agregue tareas a su lista, incluya todos los detalles relevantes. Adjunte documentos, indique fechas límite y pasos posteriores si es posible. En el mejor de los casos, la persona encargada encontrará toda la información necesaria en un solo lugar. El progreso de la tarea debe ser rastreable en detalle, no solo marcado como “pendiente” o “completado”.
5. Transferencia de conocimientos (Knowhow Transfer): No es suficiente con que el gerente de proyecto o de equipo esté al tanto de todo. Para el éxito de un proyecto, cada miembro del equipo debe dominar su lista de tareas. Invierta en capacitaciones para compartir buenas prácticas y consejos si es necesario, lo que permitirá a su equipo trabajar de manera más eficiente y reconocer los desafíos a tiempo.
Consejo adicional: Cuanto mejor defina sus tareas, más fácil será implementarlas. Por eso, deben ser SMART desde el principio. Obtenga más información en nuestro artículo sobre objetivos SMART.
¿Por qué molestarse con la gestión de tareas?
La gestión de tareas abarca todo el ciclo de vida de una tarea: desde detallar su alcance hasta su finalización. La complejidad de las tareas puede variar. El proceso de planificación incluye tanto tareas simples como complejas.
Necesita describir las tareas de manera clara y sencilla para asegurarse de que su gestión de tareas sea efectiva y permitir que los miembros del equipo ejecuten sus tareas sin tener que consultar constantemente a sus superiores. Escriba cada asignación de trabajo para evitar malentendidos. Además, es importante asignar prioridades, recursos financieros y humanos a cada tarea. Dependiendo del tamaño del proyecto, es útil dividir las tareas en varios paquetes de trabajo y asignarlos a diferentes miembros del equipo.
El éxito de la gestión de tareas está muy relacionado con otras disciplinas, como la gestión del tiempo y la autogestión.
Las variables básicas de la gestión de tareas son:
- Estado
- Planificación (Scheduling)
- Presupuesto
- Recursos Humanos
- Repetición
- Notificaciones
Cómo encontrar el software de gestión de tareas adecuado
La variedad de herramientas de listas de tareas es enorme. Algunas son gratuitas, otras de pago. Algunas funcionan en la nube, otras se ejecutan localmente.
De pago vs. gratuito
Las aplicaciones gratuitas a menudo no son suficientes para un uso profesional, ya que sus funcionalidades son limitadas. Con frecuencia, estas herramientas gratuitas no son más que simples listas de tareas. Si está planificando actividades en el contexto de un proyecto, esto claramente no es suficiente. Necesita gestionar recursos, presupuestos, dependencias y el orden cronológico de las actividades. Las visualizaciones (por ejemplo, Gantt charts o mapas mentales) son esenciales para comunicarse y no perder el enfoque. No es razonable utilizar diferentes aplicaciones para cada parte del proceso. Mantenga su conjunto de herramientas lo más minimalista posible para trabajar de manera eficiente.
Aplicación web vs. instalación local
Las aplicaciones web tienen ventajas y desventajas. Por un lado, le permiten trabajar en sus datos del proyecto desde cualquier dispositivo; por otro lado, necesita acceso a Internet para leer y editar los datos si la aplicación no ofrece funcionalidad sin conexión.
Las opciones de personalización a menudo no son tan completas como en las aplicaciones locales. Esto puede ser un criterio de exclusión para la gestión de tareas a nivel profesional.
Con las aplicaciones web (aplicaciones SaaS), los usuarios se benefician de los últimos desarrollos, ya que las actualizaciones se integran automáticamente. Sin embargo, cabe preguntarse cuán motivadas están las empresas para optimizar las aplicaciones gratuitas. Las herramientas por las que los clientes pagan generalmente reciben más atención por parte de los desarrolladores y estrategas.
Si trabaja con datos confidenciales o gestiona tareas en un contexto profesional, la seguridad de los datos es fundamental. En estos casos, las aplicaciones locales ofrecen la mejor solución. Además, aún podrá trabajar de manera independiente de la ubicación utilizando un servidor seguro. Al igual que con cualquier aplicación web, podrá leer y editar sus datos desde dispositivos móviles. Con los conocimientos y herramientas adecuados, las aplicaciones locales pueden ser tan flexibles como las aplicaciones web.
Además, suelen ofrecer más opciones de personalización. Puede ajustar la apariencia y funcionalidad según sus necesidades para trabajar con la mayor eficiencia posible.
| Criterion | Web application (SaaS) | Local application |
|---|---|---|
| Access | Accesible desde cualquier dispositivo; depende de conexión a internet | Acceso local; no siempre se requiere internet |
| Availability | Solo con funcionalidad sin conexión integrada | Disponible por defecto |
| Customization | A menudo limitada; menos opciones de personalización | Extensa; altamente personalizable |
| Updates | Automáticas; siempre al día | Manuales; controladas por el usuario |
| Security | Datos almacenados externamente; potencialmente menos control | Alta seguridad de datos; control total de la información |
| Flexibility | Acceso flexible, pero menos ajustes individuales | Flexibilidad similar a SaaS con extensión de servidor |
Nuestra recomendación para usuarios de macOS y iOS: Merlin Project
Merlin Project y Merlin Project Express son dos soluciones de software para la gestión de tareas profesional en macOS. Ambas aplicaciones permiten gestionar no solo tareas, sino proyectos completos (recursos, presupuesto, tiempo). Si únicamente desea llevar un seguimiento de sus propias tareas o si quiere gestionar un proyecto multimillonario, ambas aplicaciones se adaptarán a sus necesidades.
En ProjectWizards nos enorgullecemos de dar soporte a proyectos de todas las escalas con Merlin Project: desde una simple fiesta de cumpleaños hasta las giras de grandes estrellas mundiales, desde una pequeña casa familiar hasta grandes misiones en el espacio, o desde el desarrollo de un sitio web hasta un software especializado que se utiliza en todo el mundo.
Merlin Project Express ofrece funciones básicas para la gestión de proyectos y tareas. Si estas funciones no son suficientes, puede actualizar fácilmente a Merlin Project. Está diseñado para ayudar a los gestores en proyectos más complejos y cuenta con potentes funcionalidades para facilitar la planificación eficiente a mayor escala.
Merlin Project es una de las soluciones de gestión de proyectos profesionales más populares para computadoras Apple. Sus usuarios se benefician de actualizaciones y optimizaciones periódicas, así como de un soporte individualizado. Si está buscando un nuevo software de gestión de tareas, pruebe la versión de demostración gratuita de Merlin Project.
Este artículo se actualizó por última vez el 11 de marzo de 2025.
