5 conseils pour une gestion de tâches plus efficace
Peu importe la complexité du projet : avec une bonne gestion des tâches, vous pouvez réussir. Nous avons compilé une liste de conseils de gestion des tâches qui fonctionnent vraiment et nous vous montrons également comment trouver le meilleur type de logiciel de tâches pour votre projet.
Qu’est-ce que la gestion des tâches ? Une brève explication
5+1 conseils pour une gestion des tâches efficace
Pourquoi se soucier de la gestion des tâches ?
Comment trouver le bon logiciel de gestion des tâches
Notre recommandation pour les utilisateurs macOS et iOS : Merlin Project
Qu’est-ce que la gestion des tâches ? Une brève explication
La gestion des tâches désigne la planification, l’administration, l’exécution et le contrôle des activités. Elle peut faire partie de la gestion de projet pour aligner la collaboration des individus et des équipes sur un objectif commun, mais peut également constituer un élément de l’auto-organisation.
5+1 conseils pour une gestion des tâches efficace
1. Marge de sécurité (Buffer) : Les gens ont tendance à sous-estimer le temps nécessaire pour accomplir une tâche. Généralement, un employé ne peut pas effectuer plus de 3 à 5 tâches par jour.
2. Contrôle (Controlling) : Surveillez régulièrement le traitement des tâches pour éviter les erreurs et prendre des mesures correctives en cas de développement indésirable. C’est ainsi que vous garantissez la meilleure qualité de résultat pour chaque tâche.
3. Rappels (Reminder) : Les affichages de statut et les alertes vous permettent de rester informé, même si vous gérez une multitude de tâches et de délais.
4. Réduire les allers-retours : Lorsque vous ajoutez des tâches à votre liste, veillez à inclure tous les détails nécessaires. Joignez des documents, indiquez les délais et les étapes suivantes si possible. Idéalement, la personne en charge trouvera toutes les informations nécessaires pour accomplir la tâche en un seul endroit. La progression de la tâche doit être traçable en détail, et non pas simplement marquée comme « à faire » ou « terminée ».
5. Transfert de savoir-faire (Knowhow Transfer) : Il ne suffit pas que le chef de projet ou le chef d’équipe maîtrise la situation. Pour assurer la réussite d’un projet, chaque membre de l’équipe doit bien gérer sa propre liste de tâches. Investissez dans des formations pour partager les bonnes pratiques et des conseils si nécessaire, afin que votre personnel puisse travailler plus efficacement et détecter les problèmes à temps.
Conseil bonus : Plus vos tâches sont clairement définies, plus leur mise en œuvre est facile. C’est pourquoi elles doivent être SMART dès le début. En savoir plus dans notre article de blog sur les objectifs SMART.
Pourquoi se soucier de la gestion des tâches ?
La gestion des tâches couvre tout le cycle de vie d’une tâche : de la définition de son périmètre jusqu’à son achèvement. La complexité des tâches peut varier. Le processus de planification inclut des tâches simples comme difficiles.
Vous devez décrire les tâches de façon claire et simple pour garantir une gestion des tâches efficace et permettre aux membres de l’équipe d’exécuter leur travail sans avoir à consulter sans cesse leurs supérieurs. Consignez chaque mission par écrit pour éviter toute incompréhension. En outre, il est important d’attribuer des priorités et des ressources financières et humaines à chaque tâche. Selon la taille du projet, il peut être utile de diviser les tâches en plusieurs lots de travail et de les affecter à différents membres de l’équipe.
Le succès de la gestion des tâches est étroitement lié à d’autres disciplines telles que la gestion du temps et l’auto-organisation.
Les variables de base de la gestion des tâches :
- Statut
- Planification (Scheduling)
- Budget
- Ressources humaines
- Répétition
- Notifications
Comment trouver le bon logiciel de gestion des tâches
Le nombre d’outils de listes de tâches est considérable. Certains sont gratuits, d’autres payants. Certains fonctionnent via le cloud, d’autres sont installés localement.
Payant vs. gratuit
Les applications gratuites ne sont souvent pas suffisantes pour un usage professionnel, car leurs fonctionnalités sont limitées. Bien souvent, ces outils gratuits ne sont que des listes de tâches simples, et non de véritables applications de gestion des tâches. Si vous planifiez des activités dans le cadre d’un projet, cela ne suffit pas. Vous devez gérer les ressources, le budget, les dépendances et l’ordre chronologique des activités. Les visualisations (par exemple, diagrammes de Gantt ou des cartes mentales) sont essentielles pour communiquer et rester concentré. Il n’est pas pertinent d’utiliser plusieurs applications pour ces tâches. Conservez un ensemble d’outils aussi minimaliste que possible pour travailler efficacement.
Application web vs. installation locale
Les applications web présentent des avantages et des inconvénients. D’un côté, elles vous permettent de travailler sur vos données de projet depuis n’importe quel appareil ; d’un autre côté, vous avez besoin d’une connexion internet pour consulter et modifier vos données, si l’application n’offre pas de fonctionnalité hors ligne.
Les options de personnalisation sont souvent moins avancées que dans les applications locales. Cela peut être un critère éliminatoire pour la gestion de tâches à un niveau professionnel.
Avec les applications web (applications SaaS), les utilisateurs bénéficient des dernières améliorations, car les mises à jour sont intégrées automatiquement. Toutefois, on peut s’interroger sur la motivation des entreprises à optimiser les applications gratuites. Les outils payants reçoivent en général plus d’attention de la part des développeurs et des stratèges.
Si vous travaillez avec des données sensibles ou dans un cadre professionnel, la sécurité des données est cruciale. Dans ces cas, les applications locales sont souvent la meilleure solution. De plus, vous pourrez toujours travailler à distance grâce à l’utilisation d’un serveur sécurisé. Comme avec une application web, vous serez alors en mesure de consulter et de modifier vos données à partir d’appareils mobiles. Avec les connaissances et outils adéquats, les applications locales peuvent être tout aussi flexibles que les applications web.
En outre, elles proposent généralement un éventail plus large d’options de personnalisation. Vous pouvez ajuster l’apparence et les fonctionnalités selon vos besoins, pour travailler le plus efficacement possible.
| Criterion | Web application (SaaS) | Local application |
|---|---|---|
| Access | Accessible depuis n’importe quel appareil ; dépend d’une connexion internet | Accès local ; internet non nécessairement requis |
| Availability | Uniquement avec une fonctionnalité hors ligne intégrée | Disponible par défaut |
| Customization | Souvent limitée ; moins d’options de personnalisation | Étendue ; hautement personnalisable |
| Updates | Automatiques ; toujours à jour | Manuelles ; contrôlées par l’utilisateur |
| Security | Données stockées à l’extérieur ; potentiellement moins de contrôle | Sécurité élevée ; contrôle total des données |
| Flexibility | Accès flexible, mais moins d’ajustements individuels | Flexibilité similaire au SaaS avec extension serveur |
Notre recommandation pour les utilisateurs macOS et iOS : Merlin Project
Merlin Project et Merlin Project Express sont deux solutions logicielles pour une gestion de tâches professionnelle sur macOS. Les deux applications permettent de gérer non seulement des listes de tâches, mais également des projets complets (ressources, budget, temps). Que vous souhaitiez simplement suivre vos propres tâches ou gérer un projet de plusieurs milliards, ces applications s’adaptent aux besoins de chaque utilisateur.
Chez ProjectWizards, nous sommes fiers de soutenir des projets de toutes tailles avec Merlin Project : d’une simple fête d’anniversaire à la tournée de grandes stars mondiales, d’une petite maison familiale à de grands projets spatiaux, ou du développement d’un site web à un logiciel spécialisé utilisé dans le monde entier.
Merlin Project Express offre des fonctionnalités de base pour la gestion de projets et de tâches. Si ces fonctionnalités ne suffisent plus, vous pouvez facilement passer à Merlin Project. Cette solution est conçue pour aider les managers à gérer des projets plus complexes et offre des fonctionnalités puissantes pour faciliter une planification efficace à grande échelle.
Merlin Project est l’une des solutions de gestion de projet professionnelles les plus populaires pour les ordinateurs Apple. Les utilisateurs bénéficient de mises à jour et d’optimisations régulières, ainsi que d’un support personnalisé. Si vous recherchez un nouveau logiciel de gestion de tâches, essayez la version démo gratuite de Merlin Project.
Cet article a été mis à jour le 11 mars 2025..
