Cómo calcular el coste de tu proyecto: Consejos, métodos y cómo evitar errores

¿Qué es la planificación de costes?
Métodos de gestión de costes de proyecto
Errores comunes al crear un plan de costes
Cómo encontrar las herramientas adecuadas para crear un plan de costes realmente eficaz
Conclusión

La gestión de costes consiste en diferentes disciplinas que entran en juego según la fase de proyecto en la que te encuentres: planificación de costes, elaboración de presupuestos y control de costes. Al inicio de cada proyecto, necesitas un proceso para la planificación de costes.

¿Qué es la planificación de costes?

Primero, debes identificar los distintos (estimados) costes del proyecto. Esto se denomina cálculo del proyecto y consiste básicamente en varios planes de costes detallados.

El plan de costes en sí se define de manera muy general: un plan de costes indica qué costes estimados serán necesarios para completar los distintos paquetes de trabajo de un proyecto y, por lo tanto, deben tenerse en cuenta en el coste global del proyecto.

El término cost baseline se refiere a un plan de costes con partidas aprobadas que también tiene en cuenta los costes de gestión de riesgos y oportunidades.

Un plan de costes debe formar parte del manual del proyecto. Es una herramienta que ayuda al jefe de proyecto a asegurarse de que su cálculo funcione. En otras palabras: la planificación, la estimación, la elaboración del presupuesto y el control se mantendrán dentro del presupuesto definido.

Puedes elegir entre varios métodos de planificación de costes. A menudo, los jefes de proyecto utilizan presentaciones visuales o tabulares.

Métodos de planificación de costes

La estructura de descomposición del trabajo es la base de cualquier plan de costes. Hay dos métodos diferentes para calcular los costes del proyecto.

Puedes empezar calculando los distintos costes para cada paquete de trabajo. La suma de todos ellos indicará el presupuesto total (planificación ascendente). O puedes definir un presupuesto para todo el proyecto y luego asignarlo a los paquetes de trabajo necesarios (planificación descendente).

Te preguntarás cómo conseguir una estimación realista de los costes de actividades concretas del proyecto. Hay varias opciones a considerar:

1. Utilizar datos históricos de proyectos

Si has completado proyectos similares en el pasado, puedes usar los valores planificados de esos proyectos como referencia para tu nuevo proyecto. Para que este método funcione bien, las condiciones de esos proyectos deben ser muy parecidas, lo cual es su principal desventaja. Al fin y al cabo, cada proyecto es diferente. Además, debes tener en cuenta la volatilidad de los precios. Este método conduce principalmente a resultados satisfactorios cuando trabajas con costes estables como el alquiler o los seguros.

2. Deducir tendencias

Si dispones de suficientes valores históricos, puedes usarlos para deducir tendencias que se mostrarán como una función lineal o exponencial en el tiempo. Este enfoque ofrece mayor precisión que utilizar únicamente datos históricos en la planificación actual. Otro punto a favor: este método es rentable y bastante rápido. Sin embargo, los resultados no son tan precisos como podrían ser.

3. Hacer cálculos precisos

Muchos costes varían con el tiempo y dependen de otros aspectos de la planificación. Cuanta más información obtengas sobre cada parámetro, mejor será tu cálculo general de costes. El alquiler de un espacio, por ejemplo, variará según el tamaño del área que necesites. Intenta recopilar la mayor cantidad de información posible sobre cada partida de costes para desarrollar una fórmula válida de cálculo de costes.

4. Preguntar a expertos

Obtener la opinión de expertos puede ayudar a evitar una planificación poco realista. Muchos factores influyen en los precios: las tendencias en los mercados financieros, los precios de materias primas o los convenios colectivos. Si los empleados de diferentes departamentos y expertos externos comparten sus conocimientos, obtendrás una previsión mucho más fiable.

Puedes combinar estos métodos en un mismo proyecto. Dependiendo de los costes que desees calcular, puede tener sentido combinar análisis de tendencias, opinión de expertos y cálculos matemáticos.

Errores comunes al crear un plan de costes

La metodología para crear un plan de costes, como se describe arriba, no es complicada. Si utilizas plantillas, resulta aún más sencilla. Sin embargo, la realidad muestra que la mayoría de los proyectos superan con creces el presupuesto. ¿Por qué ocurre esto? Hay tres errores sistemáticos que provocan malos cálculos una y otra vez:

• Optimismo en los costes: Algunos jefes de proyecto tienden a subestimar los costes de personal. Influidos por la motivación y el deseo de productividad, calculan con muy poco tiempo y recursos.
• Presupuesto basado en el miedo: Otros jefes de proyecto hacen lo contrario. Por temor a un cálculo ajustado, añaden amplios márgenes de seguridad, lo que eleva innecesariamente los costes del proyecto.
• Falta de conocimientos: Incluso si logras no calcular con márgenes excesivos ni demasiado ajustados, no caigas en la trampa de confiar únicamente en tu propia experiencia. Cuantos más conocimientos expertos incluyas, mejor será tu planificación.

Cómo encontrar las herramientas adecuadas para crear un plan de costes realmente eficaz

Una planificación exitosa de costes y recursos necesita el software adecuado. Excel sigue siendo una de las opciones más populares, especialmente para proyectos pequeños. Hay muchas plantillas disponibles que facilitan el uso de esta herramienta. Excel puede ser útil para proyectos privados. Pero en cuanto gestionas proyectos profesionales, deberías elegir otro tipo de software, como Merlin Project, que ofrece más funcionalidades y refleja los estándares tecnológicos actuales.

La mayoría de las aplicaciones de gestión de proyectos integran herramientas de cálculo de proyectos, lo cual es muy práctico, ya que la planificación de costes se basa en la estructura de descomposición del trabajo. Con estas herramientas integradas, planificar y controlar los costes de tu proyecto es mucho más sencillo que utilizar un software independiente. Un software profesional de gestión de proyectos ofrece, por ejemplo, la simulación de diferentes escenarios y muestra las consecuencias para la planificación del presupuesto.

Conclusión

Desarrollar un plan de costes no es ninguna ciencia compleja. Con un proceso metódico y el software adecuado, puedes elaborar un plan de costes sólido y entregar resultados a tiempo y dentro del presupuesto.

Sin embargo, la planificación de costes es solo el primer paso de la gestión de costes. Para que un proyecto tenga éxito económico, también debes dominar el control de costes.

Este artículo fue actualizado por última vez el 11 de marzo de 2025.