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Siga estos 7 factores clave para el éxito de la gestión de proyectos

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El éxito no ocurre por accidente. El éxito deja pistas. Si se echa un vistazo al enorme conjunto de investigaciones realizadas sobre el éxito de la gestión de proyectos en las últimas décadas, se descubrirán esquemas recurrentes.

En este artículo, damos una visión general de los siete factores de éxito que se identificaron más comúnmente. Utilice nuestra lista para revisar su propio estilo de gestión y siga los principios para optimizar el rendimiento de su proyecto.

¿Qué es el éxito del proyecto?
Factores de éxito
Conclusión

¿Qué es el éxito del proyecto?

Para llegar a los factores de éxito, comencemos con una breve definición de lo que es realmente el éxito de un proyecto. A primera vista, la respuesta es fácil: un proyecto se considera exitoso si se logra el objetivo del proyecto. Eso supone que se han establecido objetivos medibles.

Muchos gerentes de proyectos ya fallan aquí. No definen metas claras del proyecto o crean objetivos que sólo pueden ser revisados después de varios años. Las ventas no son, por ejemplo, una medida apropiada para medir el éxito del proyecto porque los mercados cambian y, además, las ventas no pueden medirse justo después de la finalización del proyecto.

Pero incluso si se han establecido objetivos de proyecto medibles. Si se mira más de cerca, se comprende que el logro de los objetivos del proyecto no es suficiente para considerar un proyecto exitoso. Puede suceder que se alcancen los objetivos del proyecto pero que no se logren otras expectativas que estaban vinculadas a la finalización del proyecto. Tal vez su cliente estaba satisfecho pero usted esperaba atraer más proyectos debido a este último éxito y esto no sucede. El éxito es una cuestión de perspectiva. Dependiendo de la parte interesada a la que pregunte, obtendrá una respuesta diferente.

Para obtener un juicio más diferenciado sobre el éxito de su proyecto, utilice el tiempo, el costo y la calidad como métrica. Evalúa si pudiste completar el proyecto en el tiempo y presupuesto definidos y si se cumplieron todos los requisitos de calidad. Sin embargo, el cumplimiento de los requisitos no necesariamente resulta en su sentimiento subjetivo de éxito. Tal vez un cliente esté satisfecho con el resultado final aunque no cumpla los criterios de calidad predefinidos o tal vez el proyecto tomó más tiempo según lo previsto pero usted lo considera un éxito porque en retrospectiva el retraso fue peor mientras lo hacía.

Factores de éxito

Hay muchos estudios sobre los factores de éxito en la gestión de proyectos. Dependiendo de los participantes, el tamaño del estudio y la industria, los resultados varían. Sin embargo, se observan algunos factores recurrentes que parecen desempeñar un papel crucial, independientemente del contexto de un proyecto.

1. Gerentes de proyecto experimentados y un equipo de proyecto capacitado

Puedes aprender la teoría y los métodos de gestión de proyectos, pero al final el éxito viene con la experiencia. Cuanto más experimentado sea un director de proyectos, más confianza y habilidad tendrá para superar los retos del negocio diario del proyecto. Tengan claros los roles y responsabilidades para evitar malentendidos y mala administración. Los gerentes de proyectos exitosos no sólo impresionan con su experiencia técnica sino también con su liderazgo.

Sin un equipo de proyecto profesional y capacitado puede ser un líder prolífico y utilizar tantos métodos avanzados como desee, su proyecto no será un éxito. Asegúrate de que los miembros de tu equipo tienen las habilidades necesarias para entregar los resultados exigidos y aportar una actitud positiva al proyecto. Además, el equipo debe funcionar como un todo. Así que es importante construir un equipo que esté motivado para trabajar juntos hacia un objetivo común.

2. Enfoque metódico

La elección de una metodología apropiada de gestión de proyectos es crucial para el éxito. Siga las herramientas y técnicas del marco que ha elegido para asegurarse de que su proceso es claro, fiable y eficiente. Y, como ya se ha mencionado, invierta tiempo en definir un objetivo claro del proyecto que todos los interesados comprendan y con el que estén de acuerdo.

3. Planificación

Muchos directores de proyectos se apresuran a la fase de ejecución del proyecto y no se toman el tiempo suficiente para una planificación sólida. No cometas este error. Invierta suficiente tiempo y recursos en una planificación minuciosa. Como dice la cita de Benjamín Franklin: "Si fallas en la planificación, planeas fallar". Cuanto más efectivo y orientado a objetivos trabaje más adelante.

4. Seguir las mejores prácticas

No necesitas reinventar la rueda: La gestión del proyecto es suficiente desafío. Utilice siempre que sea posible los marcos y las mejores prácticas. Aproveche la experiencia de los éxitos del pasado y adapte las estrategias probadas a su caso individual en lugar de construir todo desde cero. Esto le permite centrar sus recursos en los aspectos verdaderamente únicos de su proyecto que marcarán la diferencia.

5. Controlando

Revise su progreso y evalúe los resultados regularmente. Defina los indicadores clave de rendimiento (KPI) y utilice los informes para poder captar rápidamente si el proyecto va por buen camino. Si las cosas se tuercen, lo reconocerá pronto y podrá tomar contramedidas antes de que se produzca un daño mayor.

6. Software

El papel de los programas informáticos de gestión de proyectos suele subestimarse, aunque la calidad de las herramientas elegidas tiene un efecto directo en la calidad de su gestión. El software profesional e intuitivo minimiza el riesgo de errores y de cálculo erróneo y crea la mejor visión general posible de todos los indicadores clave de rendimiento (KPI) pertinentes y muestra los datos importantes de manera fiable en todos los dispositivos necesarios. El software permite la colaboración segura y fácil de los equipos y es la base para que cada miembro del equipo tenga acceso a la información que necesita.

En lugar de trabajar con Excel u otros programas de hoja de cálculo que no están creados para servir las necesidades de gestión de proyectos, invierta en una herramienta profesional y específica. Simplificará su trabajo e impactará en el éxito de su proyecto.

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7. Comunicación

Muchos acontecimientos indeseables en los proyectos podrían prevenirse o al menos descubrirse antes con una comunicación adecuada. Asegúrese de aplicar y utilizar procesos de comunicación formales (reuniones, documentación) así como procesos informales. La comunicación entre los miembros del equipo desempeña un papel importante. Ofrezca a su personal la posibilidad de reunirse fuera de las reuniones formales, por ejemplo, en un rincón de café de sus oficinas o en una herramienta de charla.

Conclusión

Los riesgos e incertidumbres forman parte de la gestión del proyecto. Sin embargo, el éxito no ocurre por accidente, sino que puede planificarse, al menos en alto grado. Si se consideran los siete factores mencionados en su propio estilo de gestión, es muy probable que se ajuste a su propia definición de éxito del proyecto.

Publicado por Paul Henkel on 15.01.2018 en Gestión de proyectos
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