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Etikette für Online-Meetings

Knigge für Web-Konferenzen

Gerade jetzt, wo viele aufgrund des COVID-19 - Coronavirus ins Homeoffice gewechselt sind, gehören virtuelle Meetings per Web zum Berufsalltag. Schließlich ist auch in diesen Zeiten der Austausch mit den Kollegen und der Kontakt zum Kunden wichtig.

Aber auch schon vorher galt diese Konferenzform als flexibel sowie effizient und noch dazu Umwelt schonend durch entfallende Dienstreisen. Allerdings sind einige Grundregeln zu beachten, damit solche Online-Meetings wirklich einen Produktivitätszuwachs bringen.

Für erfahrenen Web-Konferenz-Teilnehmern mögen einige der folgenden Tipps banal erscheinen, doch die Erfahrung zeigt, dass auch scheinbar Selbstverständliches gerne vergessen wird.

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Prüfen der Technik

Bevor man eine Webkonferenz startet oder an einer teilnimmt, sollte sichergestellt sein, dass man sich auch wirklich mit der Technik auskennt. Nichts ist peinlicher, wenn man als Gastgeber oder Moderator eines Online-Meetings ständig rumfriemelt, wahllos Fenster auf dem Desktop öffnet etc. Ähnlich störend ist es, zu spät in ein Meeting zu kommen, weil man die Technik nicht kennt.

Prüfen Sie aber auch ihre Technik. Gelangen sie wirklich in den Online-Meeting-Raum? Ist die Internet-Anbindung stark genug? Funktionieren Software und eventuell Videokamera problemlos?

Vorbereitung

So wie bei einem klassischen Meeting im Vorfeld die Unterlagen zusammengestellt werden, sollten auch die Teilnehmer einer Web-Konferenz vorher Materialien wie Bilder, Grafiken, Videos oder Texte leicht abrufbar abspeichern.

Störfaktoren eleminieren

Dies ist genauso wichtig wie auch bei persönlichen Treffen. Vermeiden Sie Unterbrechungen oder andere Störfaktoren. Informieren Sie Dritte, dass Sie in einer Telefonkonferenz sind, um nicht gestört zu werden.

Schalten Ihr Handy vor der Besprechung auf stumm. Das klingelnde Mobiltelefon ist während einer Videokonferenz ein echter "Meeting Killer" und stört dort genauso wie in "offline" Meetings.

Einmaleins der Präsentationsgestaltung

Egal ob Sie Powerpoint oder Keynote verwenden, in Web-Konferenzen sind die Grundregeln der Präsentation besonders wichtig:

  • Möglichst wenig Text auf eine Folie.
  • Klare Schrifttypen.
  • Deutlich visualisierte Strukturierung der Gliederungsebenen.
  • Nummerierte Folien.
  • Ruhiger Hintergrund.
  • Keine komplexen Animationen.
  • Ruhender Mauszeiger. Das Herumkurven auf den Folien lenkt ab.

Pünktlichkeit

Eigentlich selbstverständlich: Wichtigstes Gebot ist wie überall im Business-Alltag die Pünktlichkeit. Unpünktlich zu sein, gilt nicht nur in Deutschland als grobe Unhöflichkeit, da man jemandem etwas stiehlt, das man nicht mehr zurückgeben kann: Zeit. Wenn sich die Verspätung nicht vermeiden lässt, sollten Geschäftspartner rechtzeitig benachrichtigt werden. So können sie die Wartezeit wenigstens noch effektiv nutzen.

Der Eindruck zählt - auch virtuell

Bei Telefonkonferenzen - auf die Stimme achten

Ohne Webcam, also wenn Sie Gesprächspartner nicht sehen, gibt es keine Körpersprache und Mimik. Daher sollten sich Teilnehmer ihre Formulierungen gut überlegen, um nicht missverstanden zu werden. Eine klare und deutliche Aussprache unterstützt beim Verständnis. Lächeln hilft, auch am Telefon - man hört es.

Bei Videokonferenzen auf Kleidung und Gesten achten

Wenn man seine Geschäftspartner sehen kann, sollte man die bei der Arbeit übliche Business-Kleidung wählen, zumindest in den Körperzonen, die von der Webcam erfasst werden. Beim Sprechen Gesten vermeiden, die von anderen Kulturen missverstanden werden könnten. Zudem sollte die Kamera so eingestellt sein, dass man direkt in die Linse schaut. So fühlen sich die anderen Teilnehmer auch persönlich angesprochen. Sinnvoll ist auch, einen geeigneten Hintergrund zu wählen, und dass das Licht stimmt.

Moderation ist Pflicht

Vorstellung der Teilnehmer

Sind nicht allen alle Teilnehmer der Konferenz bekannt sollte der Moderator eine Webkonferenz mit einer kurzen Vorstellung beginnen. Das schafft Awareness, schließlich interagiert man ja nicht persönlich. Auf der integrierten Teilnehmerliste sind alle Namen sichtbar. Dadurch kann man einzelne Teilnehmer auch persönlich adressieren.

Abdriften verhindern

Um das Abdriften einer Web-Konferenz zu vermeiden, ist ein Moderator Pflicht. Er sollte eine klare Agenda setzen und die Teilnehmer immer wieder zum Kernthema zurückführen. Mit regelmäßigen Fragen nach ihren Meinungen oder Vorschlägen hält ein Moderator die Teilnehmer wach und sorgt dafür, dass sie der Konferenz aktiv folgen.

Monologe unterbinden

Durchgreifen heißt es für den Moderator, wenn ein Teilnehmer einen endlosen Monolog halten will.

Wer spricht?

Bei Online-Meetings ohne Videoübertragung sollte man jedes Mal, wenn man das Wort ergreift, gleich den eigenen Namen nennen. Schließlich werden viele Teilnehmer die Stimmen nicht einfach zuordnen können.

Ausreden lassen

Lassen Sie andere Teilnehmer aussprechen. Ausreden lassen gilt in Deutschland als eine der wichtigsten Benimmregeln. Endlose Monologe können jedoch mit Zwischenfragen unterbrochen werden. Am höflichsten unterbricht man jemanden mit einer geschlossenen Frage zum Thema. Wichtige Fragen können auch parallel per integriertem Chatpanel besprochen werden. Falls für das Fragen und Antworten keine Zeit mehr bleibt, besteht zudem die Möglichkeit, offene Fragen noch nach dem Meeting schriftlich zu beantworten.

Kein Multitasking

Vermeiden Sie es, während eines Videomeetings andere Dinge nebenher zu erledigen, auch wenn Sie sich gerade nicht aktiv beteiligen. Ihre Kollegen bemerken es, wenn Sie nur kurz Facebook checken, schnell noch die eine E-Mail fertig schreiben oder einfach nur gelangweilt wirken - und das stört erheblich. Übrigens: Auch, wenn Teilnehmer während einer Videokonferenz essen, lenkt das die anderen ab und senkt die Meeting-Qualität. Lassen Sie also die Brotzeitsemmel lieber bis nach der Konferenz in der Tasche.

Aufräumen vor dem Desktop-Sharing

Wer in einem Online-Meeting seinen Desktop mit den anderen Teilnehmern teilt, sollte sicher stellen, dass auch der virtuelle Schreibtisch sauber und aufgeräumt ist. Unordentliche, unübersichtliche Desktops gehören nicht in ein professionelles Meeting.

Andere Länder, andere Sitten

Videokonferenzen helfen dabei, schneller Entscheidungen zu treffen und Vertrauen zwischen Kollegen und Partnern aufzubauen. Bei internationalen Videomeetings sollten die Teilnehmer aber die kulturellen Besonderheiten der verschiedenen Kulturen kennen und beachten. Auch wird leicht vergessen, dass die Partner eventuell in anderen Zeitzonen arbeiten.

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Ruhige Umgebung

Für den Erfolg einer virtuellen Konferenz ist eine ruhige Umgebung wichtig. Nichts ist störender als Geräusche im Hintergrund, deren Ursprung die Teilnehmer nicht erkennen können.

Störgeräusche vermeiden

Erfrischungen wie Kaffee oder andere Getränke sind auf dem Konferenztisch mit Bedacht zu platzieren. Zu nahe an einem Mikrofon, stört das Klappern oder Klirren von Kaffeetassen oder Gläsern nachhaltig.

Stummschaltung des Mikros nutzen

Jedes Schnaufen und Räuspern wird lautstark übertragen, nicht nur bei Headsets mit Mikro direkt vor dem Mund. Auch Telefone übertragen solche Störgeräusche. Daher den Stummschalter am Telefon betätigen, während andere präsentieren oder vortragen.

In der Kürze liegt die Würze

Was für klassische Besprechungen gilt, sollte auch im virtuellen Raum beachtet werden: Eine Konferenz sollte 90 Minuten nicht überschreiten. Danach nimmt die Aufmerksamkeit der Teilnehmer drastisch ab.

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