Wie Sie Projektphasen erfolgreich planen

Jedes Projekt durchläuft von Anfang bis Ende verschiedene Phasen. Für den Projekterfolg ist es entscheidend, diese Phasen bewusst zu definieren.

Die Planung von Projektphasen ist eine der ersten und grundlegenden Managementaufgaben in einem Projekt. Egal, ob Ihr Projekt groß oder klein ist, die Unterteilung in Phasen trägt zur Verbesserung der Qualität und Kontrolle bei. Lassen Sie uns einen Blick auf die beiden gängigsten Methoden werfen.

Allgemein gesagt, kann eine Projektphase als ein bestimmter Zeitrahmen verstanden werden, in dem vordefinierte Aktivitäten ausgeführt werden, um ein Projekt oder ein Teilprojektziel zu erreichen. Jede Phase zielt darauf ab, ein spezifisches Ergebnis zu erstellen, das es einfach macht, Anfang und Ende einer Projektphase festzulegen.

Einige Methoden unterscheiden zwischen Projektphasen und Projektmanagement-Phasen. Letzteres bezieht sich auf logisch zusammenhängende Projektmanagement-Aktivitäten, die in einer Projektphase mehrfach ausgeführt werden können. PRINCE2 unterscheidet beispielsweise zwischen technischen Projektphasen und Managementphasen.

Projektphasen sind ein Konzept traditioneller Managementmethoden, können aber auch auf agile Methoden angewendet werden. Die lineare Planung der einzelnen Phasen wird dann mit dem iterativen Ansatz von agil kombiniert.

Warum es sich lohnt, Projektphasen zu definieren

Projektphasen sind nicht nur eine übliche Konvention, sondern haben auch ganz praktische Vorteile.

1. Bessere Projektsteuerung

Steht ein Projekt noch ganz am Anfang, kann das Definieren von Projektphase dem Erstellen eines Zeitplans via Gantt Chart vorausgehen. Ausgehend von der Einteilung in Phasen fällt es manchmal leichter, einen zeitlichen Ablaufplan für das Projekt zu erstellen.

Projekte setzen sich aus vielen kleinen und größeren Aufgaben und Arbeitspaketen zusammen. Es ist kaum möglich, über alle die Übersicht zu behalten. Wenn Sie ein Projekt in Phasen unterteilen, reduzieren Sie diese Komplexität. Das Projekt bleibt zwar unverändert, aber Sie können sich auf die Prozesse und Aktivitäten konzentrieren, die in der aktuellen Projektphase organisiert werden müssen.

Nicht nur Projektmanager wissen die Übersicht zu schätzen, auch für Stakeholder ist es einfacher, sich auf eine einzelne Projektphase vorzubereiten als sofort das Gesamtprojekt in den Blick zu nehmen.

2. Erfolgsprüfung

Jede Projektphase endet üblicherweise mit einem Meilenstein. Dieser zeitlich fixierte Termin dient der Prüfung, ob das für die Phase geplante Ziel erreicht wurde und wie der allgemeine Projektfortschritt einzuschätzen ist.

Meilensteine sind in der Regel auch die Termine, an denen Auftraggeber oder Lenkungsausschuss auf den Projektstatus schauen. Damit ist eine zusätzliche Motivation für das Projektteam gegeben, Ergebnisse bis zu diesen Terminen fertigzustellen.

Außerdem stellen Meilensteine Orientierungspunkte für das Qualitätsmanagement dar, um die Qualität der bisher erreichten Ergebnisse zu evaluieren und gegebenenfalls Korrekturen für das weitere Vorgehen vorzunehmen. Fehler werden nicht erst am Projektende erkannt, sondern bereits deutlich früher, sodass ein möglicher Schaden geringer ausfällt.

3. Kommunikationsunterstützung

Auch für das gesamte Team ist es wichtig, jederzeit eine Übersicht über den Projektstatus zu haben. Eine grafische Darstellung der Projektphasen ist hier gut geeignet, damit alle Beteiligten wissen, wie ihre eigene Arbeit im Kontext des Projekts zu verorten ist. Eine Visualisierung des Projektfortschritts kann als Orientierung und Kommunikationsunterstützung bei Meetings an die Wand gebracht werden.

Das Fortschreiten des Projekts jederzeit visuell ablesen zu können, erleichtert es nicht nur, klar und effizient zu kommunizieren, sondern ist auch eine effektive Motivation für das gesamte Projektteam.

Welche Phasen werden unterschieden?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihr Projekt in Phasen einzuteilen. Am häufigsten findet sich die Gliederung in vier oder fünf Projektphasen.

4-Phasen-Modell

Nach dem 4-Phasen-Modell gliedert sich ein Projekt in folgende Phasen:

1. Projektdefinition
2. Projektplanung
3. Projektdurchführung und Controlling
4. Projektabschluss

Sie werden vielleicht auf unterschiedliche Begriffe für die einzelnen Phasen stoßen, aber das Gesamtkonzept bleibt das gleiche. Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf jede Phase werfen.

Projektdefinition: In der ersten Phase legen Sie die Projektziele fest. Dabei sind Chancen und Risiken des Projekts herauszuarbeiten. Markt- und Machbarkeitsstudien können in Auftrag gegeben werden, um zu möglichst realistischen Einschätzungen zu gelangen, ob eine Durchführung gelingen kann. In dieser Phase werden aus den Zielen auch die zu erledigenden Arbeitspakete abgeleitet. Sind diese Fakten gesammelt, erfolgt eine Wirtschaftlichkeitsprüfung, in der Kosten, Projektumfang und Zeitrahmen des Projekts geprüft werden. Erst danach wird eine Entscheidung getroffen, ob das Projekt wirklich in die Umsetzung bzw. in die weitere Planung gehen soll.

Projektplanung: In der zweiten Phase wird der Projektablaufplan oder Meilensteinplan erstellt. Die Aufgaben werden den dazugehörenden Projektphasen auf einer Zeitleiste terminiert. Meilensteine markieren die Phasenübergänge, an denen bestimmte Zwischenziele erreicht sein sollen. Die Teammitglieder erhalten einen Überblick über das Projekt und ihre Aufgaben. Kommunikationswege, Qualitäts- und Risikomanagement sowie Budgets werden festgelegt.

Projektdurchführung und Controlling: Nun ist es an der Zeit, die definierten Aufgaben und Arbeitspakete auszuführen. Das Controlling spielt in dieser Phase eine wichtige Rolle, da es sicherstellt, dass Sie unerwünschte Entwicklungen frühzeitig erkennen und gegebenenfalls Gegenmaßnahmen ergreifen. Die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern ist entscheidend, um das Projektziel rechtzeitig zu erreichen und die gewünschte Qualität zu liefern.

Projektabschluss: In der vierten und letzten Phase des Projekts werden letzte offene Aufgaben erledigt, das Erreichte gewürdigt und Lessons Learned aus dem Projekt erarbeitet. Die Lernerfahrungen werden in einer Projektabschlusssitzung zusammengetragen und anschließend in komprimierter Form allen für zukünftige Projekte zugänglich gemacht.

5-Phasen-Modell

Strukturiert man ein Projekt nach den Projektmanagementprozessen, ergeben sich fünf Projektphasen, die häufig auch als Prozessgruppen bezeichnet werden. Denn sie werden nicht zwingend nacheinander durchlaufen, sondern müssen teilweise mehrfach wiederholt werden, zum Beispiel für Teilprojekte oder bis das gewünschte Ergebnis erzielt ist.

Einige der etabliertesten Projektmanagement-Organisationen setzen auf diese Systematik. Auch das Project Management Institute arbeitet in seinem PMBoK Guide mit dem 5-Phasen-Modell:

1. Initiierungsphase
2. Planungsphase
3. Ausführungsphase
4. Überwachungsphase
5. Abschlussphase

Der Wesentliche Unterschied zur oben beschriebenen vierschrittigen Struktur liegt darin, dass im fünfschrittigen Modell dem Controlling eine eigene Phase zugeordnet wird, während sie im 4-Phasen-Modell in die Durchführung integriert ist.

Fazit

Die Projektphasen gehören zu den grundlegenden Begriffen im Projektmanagement und zu den ersten Planungsinstrumenten. Sie unterstützen den Projektmanager, die anstehenden Aufgaben zu strukturieren, und sie dienen dem Team zur Orientierung und Motivation.

Zwar existieren verschiedene Definitionen von Projektphasen und unterschiedliche Modelle für die Anwendung, einig sind sich alle Ansätze jedoch in einem: Die Gliederung eines Projekts in Projektphasen ist für ein erfolgreiches Projektmanagement unverzichtbar.