Projektphasen: Modelle, Beispiel und Umsetzung

Was sind Projektphasen?

Eine Projektphase ist ein zeitlich abgegrenzter Abschnitt eines Projekts, in dem das Team ein festgelegtes Ergebnis erarbeitet. Am Ende steht ein Meilenstein: Auftraggeber oder Lenkungsausschuss prüfen das Ergebnis und geben die nächste Phase frei. Weil jede Phase ein eigenes Ergebnis hat, lassen sich Anfang und Ende klar bestimmen.

Die Planung der Projektphasen gehört zu den ersten Managementaufgaben in einem Projekt. Egal, ob Ihr Projekt groß oder klein ist: Phasen machen Fortschritt und Qualität an festen Punkten prüfbar.

Einige Methoden unterscheiden zwischen Projektphasen und Projektmanagement-Phasen. Letztere bezeichnen zusammenhängende Managementaktivitäten, die Sie in einer Projektphase mehrfach ausführen. PRINCE2 unterscheidet beispielsweise zwischen technischen Phasen und Managementphasen.

Projektphasen stammen aus klassischen Planungsmethoden, passen aber auch zu agilen Methoden. Dann kombinieren Sie die lineare Phasenplanung mit iterativer Arbeit innerhalb der Phasen.

Was ist der Unterschied zwischen Phase, Prozessgruppe und Lebenszyklus?

Eine Phase ist ein zeitlicher Abschnitt mit eigenem Ergebnis, eine Prozessgruppe eine Sammlung von Managementprozessen, der Projektlebenszyklus die Abfolge aller Phasen vom Start bis zum Abschluss. Wer die Begriffe verwechselt, plant Überwachung als eigenen Zeitabschnitt statt als laufende Aufgabe.

Das Project Management Institute hat die Begriffe in seinem PMBOK Guide über die Jahre so geordnet:

• 6. Ausgabe (2017): Sie gliedert das Projektmanagement in fünf Prozessgruppen (Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Steuerung, Abschluss) und hält fest, dass Prozessgruppen keine Projektphasen sind. Die Prozessgruppen wiederholen sich in jeder Phase.
• 7. Ausgabe (2021): Sie ersetzt die Prozessgruppen durch 12 Prinzipien und 8 Performance-Domänen.
• Process Groups: A Practice Guide (2022): Das Begleitwerk führt die fünf Prozessgruppen mit 49 Prozessen für das prädiktive Vorgehen weiter (PMI, Process Groups Guide).
• 8. Ausgabe (November 2025): Sie greift die fünf Gruppen als „Focus Areas“ wieder auf, neben 6 Prinzipien und 7 Performance-Domänen (PM Study Circle, PMBOK 7 vs. 8).

Auch die DIN 69901-2 beschreibt fünf Projektmanagementphasen: Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung und Abschluss. Sie meint damit Gruppen von Managementprozessen, keine festen Zeitabschnitte (experte.de, Projektphasen).

Welche Phasen hat ein Projekt?

Ein Projekt hat so viele Phasen, wie sein Lebenszyklus vorsieht. Am häufigsten sind das 4-Phasen-Modell mit Definition, Planung, Durchführung und Abschluss und das 5-Phasen-Modell, das die Überwachung als eigene Phase führt. Branchen wie das Bauwesen nutzen eigene Modelle, etwa die 9 HOAI-Leistungsphasen.

4-Phasen-Modell

Das 4-Phasen-Modell gliedert ein Projekt in diese Phasen:

1. Projektdefinition
2. Projektplanung
3. Projektdurchführung und Controlling
4. Projektabschluss

Die Namen der Phasen variieren je nach Quelle, das Prinzip bleibt gleich.

Projektdefinition: In der ersten Phase legen Sie die Projektziele fest und arbeiten Chancen und Risiken heraus. Markt- und Machbarkeitsstudien liefern belastbare Einschätzungen, ob das Projekt gelingen kann. Aus den Zielen leiten Sie die Arbeitspakete ab. Eine Wirtschaftlichkeitsprüfung bewertet Kosten, Umfang und Zeitrahmen. Erst danach entscheiden Sie, ob das Projekt in die Planung geht.

Projektplanung: In der zweiten Phase erstellen Sie den Projektablaufplan oder Meilensteinplan. Sie terminieren die Aufgaben je Phase auf einer Zeitachse; Meilensteine markieren die Phasenübergänge. Die Teammitglieder erhalten einen Überblick über das Projekt und ihre Aufgaben. Sie legen Kommunikationswege, Qualitäts- und Risikomanagement sowie Budgets fest.

Projektdurchführung und Controlling: Das Team erledigt die Aufgaben und Arbeitspakete. Das Controlling vergleicht laufend Plan und Ist, damit Sie Abweichungen früh erkennen und gegensteuern. Die Kommunikation im Team entscheidet, ob Termin und Qualität halten.

Projektabschluss: In der letzten Phase erledigt das Team offene Aufgaben, würdigt das Erreichte und hält die Lessons Learned fest. Eine Abschlusssitzung sammelt die Erfahrungen; eine kurze Zusammenfassung macht sie für künftige Projekte nutzbar.

5-Phasen-Modell

Das 5-Phasen-Modell übernimmt die Namen der fünf PMI-Prozessgruppen als Phasen:

1. Initiierung
2. Planung
3. Ausführung
4. Überwachung und Steuerung
5. Abschluss

Als Phasenmodell gelesen, trennt es die Überwachung von der Ausführung. Fachlich ist das eine Vereinfachung: Im PMBOK Guide laufen Überwachung und Steuerung parallel zu allen anderen Gruppen und nicht danach.

Was ist der Unterschied zwischen dem 4- und dem 5-Phasen-Modell?

Der Unterschied liegt im Controlling: Das 4-Phasen-Modell integriert es in die Durchführung, das 5-Phasen-Modell führt Überwachung und Steuerung als eigenen Abschnitt. In der Praxis überwachen Sie in beiden Modellen während der gesamten Durchführung.

Beispiel: Wie sehen Projektphasen in einem Bauprojekt aus?

Im Bauwesen geben die 9 Leistungsphasen der HOAI die Phasen vor; § 34 Abs. 3 HOAI gewichtet sie für Gebäude mit festen Honoraranteilen von 2 % bis 32 %. Ordnen Sie die Leistungsphasen den vier Projektphasen zu, sehen Sie, wo der Aufwand liegt.

Quelle der Prozentsätze: § 34 HOAI, gesetze-im-internet.de. Die Summe ergibt 100 %.

Was das Beispiel zeigt:

1. Die Planungsphase trägt das Projekt: 57 % des Grundhonorars fallen vor dem ersten Spatenstich an. Ein Phasenplan, der nur die Bauzeit abbildet, blendet mehr als die Hälfte der Leistung aus.
2. Phasen enden mit Entscheidungen: Vor LP 8 müssen die Bauaufträge vergeben sein. Dieser Meilenstein ist ein Gate: Ohne ihn startet die Durchführung nicht.
3. Prozessgruppen laufen quer: Auch in LP 8 planen, überwachen und steuern Sie, etwa Termine und Kosten der Gewerke. Das ist kein eigener Zeitabschnitt.

Wie Architekturbüros die HOAI-Phasen im Alltag steuern, zeigt der Leitfaden Projektmanagement in der Architektur.

Warum lohnt es sich, Projektphasen zu definieren?

Projektphasen reduzieren Komplexität, schaffen feste Prüfpunkte für Qualität und Budget und geben dem Team eine gemeinsame Orientierung. Diese drei Vorteile zeigen sich in jedem Projekt, unabhängig von Größe und Branche.

1. Bessere Projektsteuerung

Steht ein Projekt am Anfang, geht die Phaseneinteilung dem Zeitplan im Gantt-Diagramm voraus. Aus den Phasen leiten Sie den zeitlichen Ablaufplan leichter ab.

Projekte bestehen aus vielen Aufgaben und Arbeitspaketen. Phasen reduzieren diese Komplexität: Das Projekt bleibt gleich, aber Sie konzentrieren sich auf die Aktivitäten der aktuellen Phase. Auch Stakeholder bereiten sich leichter auf eine einzelne Phase vor als auf das Gesamtprojekt.

2. Erfolgsprüfung

Jede Projektphase endet mit einem Meilenstein. An diesem fixen Termin prüfen Sie, ob das Phasenziel erreicht ist und wie der Gesamtfortschritt aussieht.

Meilensteine sind meist auch die Termine, an denen Auftraggeber oder Lenkungsausschuss auf den Projektstatus schauen. Das motiviert das Team, Ergebnisse bis dahin fertigzustellen.

Für das Qualitätsmanagement sind Meilensteine Orientierungspunkte: Sie bewerten die bisherigen Ergebnisse und korrigieren das weitere Vorgehen. So erkennen Sie Fehler vor dem Projektende, und der mögliche Schaden bleibt kleiner.

3. Kommunikationsunterstützung

Das Team braucht jederzeit einen Überblick über den Projektstatus. Eine grafische Darstellung der Phasen zeigt allen Beteiligten, wo ihre Arbeit im Projekt steht. In Meetings dient sie als gemeinsame Orientierung, und der sichtbare Fortschritt motiviert.

Wie funktionieren Projektphasen in agilen und hybriden Projekten?

In hybriden Projekten bilden Phasen den äußeren Rahmen mit Meilensteinen und Freigaben, innerhalb der Phasen arbeitet das Team iterativ. Typisch ist eine klassisch geplante Definitions- und Abschlussphase und eine Durchführung in Sprints oder auf einem Kanban-Board.

Rein agile Vorgehen wie Scrum kennen keine Phasen im klassischen Sinn; sie planen in kurzen Iterationen mit einem Ergebnis am Ende jedes Sprints. Sobald aber Budgetfreigaben, Verträge oder Genehmigungen feste Termine vorgeben, brauchen Sie wieder Meilensteine. Wie das klassische Gegenstück aussieht, zeigt der Beitrag zum Wasserfallmodell im Projektmanagement.

Wie bilden Sie Projektphasen in Merlin Project ab?

In Merlin Project bilden Sie jede Projektphase als Gruppe der ersten Ebene im Strukturplan ab und setzen am Ende jeder Gruppe einen Meilenstein. Gruppen berechnen ihre Dauer automatisch aus den enthaltenen Vorgängen, die Phasendauer ist also immer aktuell.

1. Phasen als Gruppen anlegen: Legen Sie in Darstellung > Strukturplan für jede Phase einen Vorgang an, etwa „Definition“ oder „LP 1 Grundlagenermittlung“. Rücken Sie die zugehörigen Vorgänge mit Einrücken (Ctrl+Cmd+→) darunter ein. Der übergeordnete Vorgang wird zur Gruppe.
2. Meilenstein ans Phasenende setzen: Fügen Sie mit Einfügen > Meilenstein (Alt+Cmd+M) am Ende jeder Gruppe einen Meilenstein ein, zum Beispiel „Bauaufträge vergeben“. Meilensteine haben keine Dauer und erscheinen im Gantt-Diagramm als Rauten.
3. Phasen verknüpfen: Verbinden Sie den Meilenstein einer Phase mit dem ersten Vorgang der nächsten Phase über Struktur > Verknüpfen > Ende zu Anfang (Ctrl+Cmd+L). Verschiebt sich eine Phase, verschiebt Merlin Project die folgenden mit.
4. Phasen-Gates prüfen: Die Projektansicht Meilensteine im Strukturplan zeigt nur die Meilensteine, also Ihre Gates.
5. Phasen präsentieren: Im Netzplan (Cmd+2) zeigt die Projektansicht Phasen die Vorgänge der ersten Ebene als Phasenpfeile mit Titel, erwartetem Start, erwartetem Ende und Erledigung.

Phasen und Meilensteine im Strukturplan

Das Beispielprojekt Büroumzug aus dem Merlin Project Handbuch gliedert sich in drei Gruppen: Vorbereitung Altgebäude, Vorbereitung Neugebäude und Umzug durchführen. Nach jeder Gruppe markiert ein Meilenstein den Phasenabschluss: Altgebäude geräumt, Neugebäude bezugsfertig und Umzug abgeschlossen. Mehr zum Projektstrukturplan in Merlin Project und zum traditionellen Projektmanagement finden Sie im Lernpfad.

Für Bauvorhaben liefern die Vorlagen für Architektur und Bau vorgefertigte Projektstrukturen. Netzplan und Phasen-Ansicht gibt es in Merlin Project, nicht in Merlin Project Express.

Fazit

Projektphasen gliedern ein Projekt in Abschnitte mit prüfbarem Ergebnis und Meilenstein. Das 4-Phasen-Modell reicht für die meisten Projekte; das 5-Phasen-Modell trennt die Überwachung nur auf dem Papier ab. Halten Sie Phasen und Prozessgruppen auseinander: Die Prozessgruppen wiederholen sich innerhalb jeder Phase. Das Bau-Beispiel zeigt, wie ungleich der Aufwand verteilt ist: 57 % des HOAI-Honorars entfallen auf die Planung.

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