Arbeitszeiten im Projektkalender für Profis
Was macht ein Projektmanager ? Er ist zuständig für die Planung und Realisation von Projekten. Er muss herausfinden was zu tun ist, wer es hinkriegt, wie lange es braucht und wie viel darf es kosten. Seine Aufgabe ist es, die maximale Arbeitszeit seines Teams optimal einzusetzen und das Projekt zum vereinbarten Zeitpunkt abzuschliessen. So jongliert er mit Arbeitspaketen, Ressourcen, Kosten und Abgabe-Terminen.
In einer Kalenderwoche gibt es nicht beliebig viele Arbeitstage. Manche Projekte verlangen besondere Kenntnisse. Mitarbeiter werden krank, brauchen Gleitzeit oder fallen für eine Weile aus, wenn sie in den wohlverdienten Urlaub gehen. Erkennt der Projektmanager Engpässe, Abweichungen in vereinbarten bezahlten Arbeitszeiten oder Probleme mit Mitarbeitern wegen fehlender work-life-balance , so sorgt er für Lösungen.
Er holt in sein Team neue Mitglieder, ob als feste Mitarbeiter oder Freelancer und nutzt dann deren Skills bzw. zusätzliche Arbeitszeit.
Er ist von Anfang an und bleibt für die gesamte Projektdauer Dreh- und Angelpunkt des Projekts ; Ansprechpartner für den Kunden, seine Vorgesetzten und das Team.
Der Kunde will wissen, wie teuer sein Projekt wird. Das Management möchte bereits das nächste Projekt planen und will die Projektdauer von Diesem möglichst kurz halten. Das Team weisst auf Überlastungen wegen Urlaubs hin und fragt ob mit Unterstützung zu rechnen ist.
Ein Projektmanager muss Antworten hierzu haben. Er verliert nicht wertvolle Zeit mit umständlichen Berechnungen in einer Tabellenkalkulation, weil er diese für sich und seine Team-Mitglieder schätzt.
Er verwendet eine professionelle Projektmanagement Software wie Merlin Project auf dem Mac oder iPad oder MS Project, anstatt Microsoft Excel.
Er erstellt sein Projekt in der Projektmanagement Software, weisst Arbeitspaketen Ressourcen zu, und prüft in den Ansichten die berechnete Information über den erwarteten Endtermin, gesamte Arbeitszeit, Kosten und Ressourcen-Überlastungen.
Nehmen wir mal an, um eine Überlastungssituation einer Ressource in einem Projekt zu lösen, wird ein Designer als Freelancer engagiert. Er steht mit seiner Arbeitszeit für 3 Arbeitstage pro Kalenderwoche zur Verfügung, 8 Stunden Dienstags bis Donnerstags. Der Projektmanager kann mit 24 zusätzliche Arbeitsstunden pro Woche planen.
In Merlin Project auf dem Mac oder iPad können Sie - der Projektmanager - dies einfach in seinen Kalender eintragen:
- Wählen Sie einfach die Ressource 'Designer' aus.
- Öffnen Sie den 'Ressource:Kalender'-Inspektor.
- Löschen Sie die regulären Arbeitszeiten von Montag und Freitag.
Nun können Sie die zusätzliche Arbeitskraft der Ressource 'Designer' verwenden, um Ressourcen-Überlastungen zu lösen und die Projektdauer zu kürzen. Merlin Project rechnet in seinen Projekt-Ansichten stets die neue Information.
Betriebsferien oder andere Urlaubstage, die auf das gesamte Projekt Einfluß nehmen, können Sie in den Projektkalender einer Merlin Project Datei sowohl auf dem Mac also auch auf dem iPad eintragen:
- Blenden Sie hierzu die Projekteinstellungen ein.
- Wählen Sie den Projektkalender im 'Kalender'-Inspektor.
- Wechseln Sie in die 'Ausnahmen'
- Und tragen Sie Urlaubstage als 'Ausnahmen' manuell ein.
Haben Sie die Urlaubstage bereits in einem Kalender und möchten diese schnell ins Projekt einfügen?
In Merlin Project auf dem Mac können Sie arbeitsfreie Zeit in den Ausnahmen, z.B. aus einem Google Kalender, importieren:
- Klicken Sie auf das 'Zahnrad'-Symbol > Importieren'
- und wählen Sie dann Ihre ics-Kalender-Datei aus, wie hier beschrieben wird.
