Was unterscheidet Projektstrukturplan, Projektzeitplan und Projektplan?
Wer sich in Projektmanagement-Methoden einarbeitet, begegnet einer eigenen Welt von Begriffen und Definitionen. Was zum Beispiel ist der Unterschied zwischen dem Projektstrukturplan und dem Projektzeitplan? Und was hat es mit dem Projektplan auf sich? Wir räumen mit dem Begriffschaos auf.
Um Hoffnungen auf eine kurze Antwort zu enttäuschen: Die Begriffe sind meistens keine Synonyme, sondern bezeichnen unterschiedliche Managementinstrumente.
Wussten Sie, dass Merlin Project perfekt für die Arbeit mit dem Projektstrukturplan oder der Work Breakdown Structure geeignet ist? Sowohl strukturell als Gliederung, als auch grafisch im Netzplan – beides ist enthalten. Testen Sie es doch mal!
Warum meistens? Weil keine einheitliche Definition der Begriffe existiert bzw. je nach Projektmanagement-Methode andere Bedeutungen mit den Begriffen assoziiert werden. Es kann also durchaus vorkommen, dass in einem Kontext ein Projektplan etwas anderes meint als ein Projektzeitplan und in einem anderen Kontext ist es das Gleiche. Das klingt verwirrender, als es ist.
Klarheit im Begriffsdschungel
Mit unserer Übersicht sollte sich die größte Unklarheit für Sie in Bezug auf die drei Begriffsschwergewichte auflösen.
Projektstrukturplan
Der Projektstrukturplan, kurz PSP, ist das Herzstück der Projektplanung. Mit ihm gliedert der Projektmanager das Projekt in plan- und kontrollierbare Elemente. Im Projektstrukturplan werden alle zur Erreichung des Projektziels auszuführenden Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete hierarchisch und visuell festgehalten.
Die Arbeitspakete bilden dabei die unterste Ebene der Planung und bestehen aus Vorgängen, die einzelnen Personen zugeordnet werden können. Mehrere Arbeitspakete lassen sich zu Teilaufgaben und diese wiederum zu Teilprojekten zusammenfassen, deren Ergebnisse in ihrer Gesamtheit den Projekterfolg ausmachen.
Ein Projektstrukturplan ist die Basis, um den Ressourcenbedarf abzuschätzen sowie eine Kosten- und Zeitplanung aufzustellen. Was nicht im Projektplan aufgeführt ist, gehört nicht zum Projektumfang und wird nicht durchgeführt.
PSP können in verschiedenen Formen erstellt werden. Eine beliebte Form ist das Organigramm. Auch können verschiedene Methoden zugrunde gelegt werden. Ein Projektstrukturplan kann funktionsorientiert, objektorientiert oder in einer Mischform erstellt werden.
Projektzeitplan
In einem Projektstrukturplan ist noch keine zeitliche Planung hinterlegt. Diese wird über den Projektzeitplan abgebildet. Mit anderen Worten: Der Projektstrukturplan klärt das Was des Projekts, der Projektszeitplan das Wann.
Wer für sein Projekt professionelle Software einsetzt, wird den Zeitplan in der Regel als eine Ansicht im Projektstrukturplan vorfinden. Häufig werden Gantt Charts eingesetzt, um die zeitliche Abfolge auch parallel stattfindender Prozesse sowie den kritischen Pfad des Projekts visuell darzustellen.
Teilweise werden die Begriffe Projektzeitplan und Projektplan auch synonym verwendet. Hier sollten zu Beginn eines Projekts klare Absprachen zwischen den Beteiligten stattfinden, um Missverständnisse zu vermeiden.
Projektplan
Der Projektplan ist anders als der Projektstrukturplan oder der Projektzeitplan kein einzelnes Managementinstrument, sondern bezeichnet die Gesamtheit aller für das Projekt angelegten Pläne. In einem Projektplan können neben den beiden genannten Dokumenten zum Beispiel ein Meilensteinplan, ein Netzplan oder eine Terminliste enthalten sein.
Projektplanung
Der Vollständigkeit halber sei auch noch der Begriff der Projektplanung aufgeführt. Denn sie kann leicht mit dem Projektplan verwechselt werden. Die Projektplanung ist allerdings kein Dokument und auch keine Sammlung von Dokumenten. Sie bezeichnet eine Phase innerhalb des Projekts und zwar die zwischen Projektdefinition und Projektdurchführung. In dieser Phase werden zum Beispiel der Projektstrukturplan und der Projektzeitplan erstellt.
Fazit
Unsere kurzen Definitionen zeigen: Die Begriffe sind nicht redundant, sondern haben ihre Berechtigung. Sie lassen sich in den meisten Fällen sogar recht trennscharf verwenden und für alle Zweifelsfälle bleibt immer noch die proaktive und direkte Klärung im persönlichen Gespräch, um sicherzugehen, das alle von demselben Sachverhalt reden. Tipps und Hinweise zur Projektkommunikation finden Sie zum Beispiel im Artikel von openPM.
