5 Schritte, wie Projektmanager die OKRs nutzen können

OKRs oder Objectives and Key Results (Ziele und Schlüsselergebnisse) sind ein Konzept für die Definition und Umsetzung von Zielen und deren Schlüsselergebnissen. Die Entwicklung von OKRs wird im Allgemeinen Andy Grove, dem "Vater der OKRs", zugeschrieben, der den Ansatz während seiner Amtszeit bei Intel einführte und in seinem Buch "High Output Management" dokumentierte. Das Konzept wurde später von John Doerr popularisiert, der ein großer Befürworter des OKR-Systems ist.

Das Hauptziel der OKRs besteht darin, eine Ausrichtung und ein Engagement für messbare Ziele zu schaffen. Im Wesentlichen sind OKRs ein Weg, um sicherzustellen, dass das Unternehmen seine Anstrengungen auf die gleichen wichtigen Themen im gesamten Unternehmen konzentriert.

Was sind OKRs?

Bevor wir uns mit den praktischen Aspekten befassen, sollten wir zunächst verstehen, was OKRs sind und wie sie in einem Unternehmen definiert werden sollten. Im Allgemeinen ist das Schreiben von OKRs eine Kunst für sich. Wenn sie gut geschrieben sind, ermöglichen sie ein klares und gemeinsames Verständnis der Prioritäten. Mit diesen Prioritäten im Hinterkopf bauen sie einen transparenten Weg zur Erreichung des Ziels auf.

Das Ziel (Objective) ist eine signifikante (d.h. für die übergreifende Unternehmensvision wirklich wichtige), konkrete, handlungsorientierte und (idealerweise) inspirierende Aussage. Sie sollte kurz und einprägsam sein und von allen Mitgliedern des Unternehmens verstanden werden.

Die Schlüsselergebnisse (Key Results) sind eine Reihe von Kennzahlen, mit denen Sie Ihre Fortschritte bei der Erreichung des Ziels messen können. Für jedes Ziel sollten Sie eine Reihe von 2 bis 5 Schlüsselergebnissen definieren. Wenn Sie mehr haben, wird sich niemand an sie erinnern. Sie müssen quantifizierbar und messbar sein.

Die goldene Mitte für eine OKR-Periode ist normalerweise ein Quartal. Das ist lang genug, um etwas Sinnvolles zu tun, aber kurz genug, um den Kurs zu korrigieren, wenn die Dinge nicht wie geplant laufen.

Wie Sie OKRs in Ihrem Unternehmen einrichten und umsetzen:

1. Definieren Sie das Ziel

Geben Sie genau an, welche Aktion Sie durchführen möchten und welches Ergebnis Sie für Ihr Unternehmen erreichen wollen. Ein Beispiel: Ein Unternehmen hat seinen ersten Prototyp entwickelt und möchte nun herausfinden, ob es einen Markt für das neue Produkt gibt. Ihr Ziel könnte lauten: "Bewerten Sie die Markttauglichkeit des neuen Prototyps".

2. Entwickeln Sie die wichtigsten Ergebnisse auf der Grundlage des vorgegebenen Ziels

Jetzt, da Sie Ihr Ziel kennen - die Beurteilung der Markttauglichkeit Ihres Produktes - ist es an der Zeit, die wichtigsten Ergebnisse zu nennen, die zur Erreichung dieses Ziels erforderlich sind. Wie bereits erwähnt, müssen wir das Ziel in die Tat umsetzen und quantifizierbare Daten integrieren, um den Fortschritt und die Leistung zu überwachen. In unserem Beispiel könnte ein Schlüsselergebnis darin bestehen, "die Kaufabsicht von mindestens 100 Kunden zu überprüfen". Dieses Ergebnis zeigt Ihnen sofort, dass es einen Mindestkundenstamm für Ihren Prototyp gibt. Stellen Sie sicher, dass Sie für jedes Ziel 2-5 Schlüsselergebnisse festlegen.

3. Jedes Schlüsselergebnis in Aktionen umwandeln

Im weiteren Verlauf brechen wir die strategischen Ziele und taktischen Maßnahmen auf operative Aufgaben runter. Es ist wichtig, Schritte zu identifizieren, die notwendig sind, um unsere Schlüsselergebnisse zu erreichen. Durch gemeinsames Brainstorming können verschiedene Ansätze erkundet werden, damit Sie Ihre Ziele erreichen. Mit Tools wie Merlin Project können Sie Ihre Brainstorming-Ergebnisse in einer Mind-Map festhalten, die dann mühelos in verschiedene Formate umgewandelt werden kann. Wenn Sie zu traditionellen Projektmanagementtechniken tendieren, können Sie die Ergebnisse in einem Gantt-Diagramm visualisieren, indem Sie sich für den Projektstrukturplan entscheiden. Achten Sie darauf, die erwartete Dauer/Arbeit jeder Aktivität zu integrieren und die Aktivitäten miteinander zu verknüpfen, um ein klares Wasserfalldiagramm zu erhalten. Wenn Sie sich für agile Methoden entscheiden, können Sie auch die Netzplan Ansicht auswählen und ein Kanban-Board zur Visualisierung einsetzen.

4. Verantwortlichkeit schaffen

Nachdem Sie alle Aufgaben in Ihr Projektsystem eingegeben haben, ist es wichtig, jeder Aufgabe Ressourcen zuzuweisen. In Merlin Project können Sie die Ansicht "Ressourcen" verwenden, um Ressourcen anzulegen und zuzuweisen. Die Klärung der Verantwortlichkeiten ist ein entscheidender Schritt, bevor Sie mit der Projektausführung beginnen. Jedem wichtigen Ergebnis sollte eine Person zugewiesen werden, die für den Erfolg verantwortlich ist. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die verantwortliche Person motiviert ist, sich über alle mit diesem Schlüsselergebnis verbundenen Aufgaben auf dem Laufenden zu halten und als Ansprechpartner für die Bewertung der laufenden Fortschritte dient.

5. Überwachen Sie den Fortschritt

Wie bereits angedeutet, ist es ratsam, die OKR-Zyklen (Objectives and Key Results) auf einen vierteljährlichen Rhythmus festzulegen, da dies die nötige Flexibilität bietet, um Ihre Strategie an sich ändernde Bedingungen anzupassen. Dennoch kann es Fälle geben, in denen jährliche OKR-Zyklen angemessener sind. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn die Ziele über einen längeren Zeitraum geplant sind und kürzere Überprüfungszyklen nur unnötige Bürokratie und Gemeinkosten verursachen würden, wodurch die für die tatsächliche Umsetzung verfügbare Zeit beeinträchtigt wird.

In jedem Fall sollten Sie eine Routine einrichten, um den aktuellen Fortschritt zu überprüfen. Oftmals ist es sinnvoll, ein wöchentliches Format für einen schnellen Check-in zu verwenden. So können Sie als Projektmanager beurteilen, wie zügig das Team in Bezug auf ein bestimmtes Schlüsselergebnis vorankommt, wo potenzielle Hindernisse liegen und wer eingebunden werden muss, um sie zu beseitigen. In Merlin Project können Sie einen Anhang für die Ergebnisse des Check-In-Meetings an die jeweilige Aktivität knüpfen.

Wenn Sie Check-In-Meetings als Aktivitäten in Ihrem Projektplan eingerichtet haben: Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf das Check-in-Meeting und wählen Sie Einfügen > Anhang > Informationen, um allgemeine Informationen hinzuzufügen. Falls in der letzten Woche Probleme oder Risiken aufgetreten sind, sollten Sie diese ebenfalls über die Anhänge eingeben und bewerten. Auf diese Weise können Sie alle erforderlichen Unterlagen direkt in Ihrem Projekt speichern.

Wenn Sie keine speziellen Aktivitäten für Check-In-Meetings eingerichtet haben, können Sie den Anhang "Ereignis" zu einer anderen Aktivität hinzufügen und alle Informationen über das Meeting in diesem Anhang angeben.

Am Ende Ihres OKR-Zyklus ist es sinnvoll, über die Ausführung nachzudenken. Konnten Sie das Ziel erreichen? Was haben Sie in dieser Phase gelernt? Wie soll es weitergehen? Die Lehren lassen sich auch in Merlin Project leicht speichern. Unter dem Anhang "Risiko" können Sie Lessons Learned eingeben, die es Ihnen ermöglichen, für kommende Projekte / OKR-Zyklen von den Erkenntnissen zu profitieren.

Abschließende Überlegungen zu OKRs

Zum Abschluss der Diskussion über Ziele und Schlüsselergebnisse (Objectives and Key Results, OKRs) wird deutlich, dass dieses Rahmenwerk weit mehr ist als ein Instrument zur Leistungsverfolgung; es ist ein ganzheitlicher Ansatz, der ein Unternehmen revolutionieren kann. Durch die Festlegung einer begrenzten Anzahl von Zielen sind Unternehmen in der Lage, ihre Anstrengungen auf die wichtigsten Bereiche zu lenken und sicherzustellen, dass alle Energie in das fließt, was wirklich wichtig ist. OKRs richten Teams auf eine einheitliche Vision aus, verbinden die Beiträge jedes Einzelnen mit dem breiteren Erfolg des Unternehmens und setzen klare Prioritäten.

Die routinemäßige Nachverfolgung, die OKRs erfordern, hält die Teams in der Verantwortung und sorgt dafür, dass sie sich stetig auf die gesetzten Ziele zubewegen. Außerdem geht es nicht nur darum, Ziele innerhalb der Komfortzone zu erreichen. OKRs zwingen die Teams aktiv dazu, ihre Fähigkeiten zu erweitern, innovativ zu sein und ihre eigenen Erwartungen an das, was erreichbar ist, zu übertreffen.

Die Umsetzung von OKRs ist jedoch nicht ohne Herausforderungen. Der Ehrgeiz, hohe Ziele zu erreichen, kann manchmal die Messlatte zu hoch ansetzen, was zu einem Muster von Minderleistungen führt, das eher demotiviert als inspiriert. Die Komplexität der Quantifizierung von Schlüsselergebnissen, insbesondere bei qualitativen Zielen, kann eine erhebliche Hürde darstellen. Darüber hinaus erfordert die Einbindung von OKRs in die Unternehmenskultur ein Engagement auf allen Ebenen, was eine einheitliche Zustimmung erfordert, die nur schwer zu erreichen sein kann.

Trotz dieser Herausforderungen können OKRs, wenn sie effektiv angewendet werden, eine transformative Kraft sein und eine Kultur fördern, die von Fokus, Ausrichtung, Engagement, Verantwortlichkeit und bemerkenswerten Leistungen geprägt ist. Für Unternehmen, die bereit sind, diesen Rahmen zu nutzen, bieten OKRs einen Weg, um nicht nur den Fortschritt zu dokumentieren, sondern auch substanzielles Wachstum und Erfolg zu katalysieren.

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