Visuelles Projektmanagement

Warum visuell?

In der vergangenen Woche konnten Sie mehr über Kanban erfahren. Das Kanban Board ist ein sehr gutes Beispiel für ein visuelles Projektmanagement. Es ist eine nach Spalten organisierte Projekttafel, auf der die Arbeit im Projekt dargestellt wird. Jede Spalte steht für eine Arbeitsphase im Projekt. Durch ein solches visuelles Projektmanagement wird die Arbeit an Projekten für alle Beteiligten vereinfacht. Die Komplexität auf ein Minimum reduziert und durch die grafische Darstellung wird ein abstrakter Sachverhalt besser verständlich.

Strukturplan

Strukturplan, auch WBS (Work-Breakdown-Structure) genannt, ist eine der bekanntesten visuelle Darstellungen von Projekten.

Durch den Gantt-Chart, auch Balkendiagramm genannt, wird jedes Projekt auf eine einfache und klar verständliche Art dargestellt. Alle Informationen wie Dauer, Arbeit, Abhängigkeit und noch vieles mehr sind direkt grafisch durch Formen und Farben zu erkennen. Mit der Zoomfunktion und auch dem Zuklappen von Vorgangsgruppen lässt sich dank der Balken, der Meilensteine und der Abhängigkeitspfeile die Projektplanung perfekt abbilden.

Netzplan

Unter dem Sammelbegriff „Netzplan“ finden Sie diverse grafische Darstellungen eines Projekts in Merlin Project. Diese Darstellungen sind:

• Kanban
• Mindmap
• Organigramm
• PERT

Alle oben genannten, außer Kanban, sind auf grafische Darstellung der Vernetzung von Aufgaben spezialisiert. Sie visualisieren die Hierarchien der Aufgaben und ermöglichen Ihnen somit eine klare Übersicht für die Planung.

Was sind Darstellungen und Ansichten?

Die Projekte und die dafür notwendigen zu erledigenden Aufgaben lassen sich unterschiedlich grafisch darstellen. Das Auge isst mit und wir Menschen sind visuelle Wesen. Das heißt, wir begreifen und setzen das Gesehene am besten um. Das gilt sowohl für einfache als auch für komplexe Sachverhalte.

Im Projektmanagement ist die Visualisierung ein Hauptbestandteil des gesamten Konzepts. Mit dem Gantt-Diagramm steht eine altbewährte Darstellung fürs Projektmanagement zur Verfügung. Mithilfe von Balken, Meilensteine und Verknüpfungslinien wird der Projektverlauf in einer Zeitlinie mit allen seiner Aufgaben, zeitliche Abhängigkeiten, Reihenfolgen, und erreichte Zustände grafisch dargestellt und somit einfach und verständlich visualisiert.

Mit dem Gantt-Chart haben Sie für Ihr Team und alle Projektteilnehmer eine der gängisten Darstellungen des Projektmanagements zur Verfügung.

Die Gantt-Ansicht ist aber nur eine von vielen die Ihnen Merlin Project ermöglicht. Der Clou ist, haben Sie ein Projekt in Merlin Project ein Mal erstellt, lässt es sich jederzeit und beliebig oft in diversen Ansichten darstellen. Je nach Bedarf kann es zu einer Mind-Map, Kanban oder Netzplan visualisiert werden.

Warum ist die Visualisierung wichtig?

Die Vorteile der Visualisierung liegen klar auf der Hand. Jedes Projekt lässt sich nach weltweit anerkannten und bekannten grafischen Darstellungen visualisieren. Es lässt sich somit grafisch von Projektmanagern und allen Projektbeteiligten lesen. Bei Fragen und Planungsbesprechungen dient es als Vorlage für die weitere Bearbeigung und ermöglicht bei der gesamten Planung eine schnelle Erkennung von Planungskonflikten.

Wenn Sie als Projektleiter wissen, welche Ansichten Sie für laufende und künftige Projekte in Ihrem Unternehmen benötigen, sind Sie in der Lage besonders effizient und gut zu planen. Damit lassen sich die verfügbaren Projekte immer entsprechend den Anforderungen visuell darstellen.

Mit der Ansicht "Mind-Map" beispielsweise lassen sich neue Projekte besonders gut in der Vorbereitungphase strukturieren und wichtige Aspekte für die Planungsphase festhalten.

Ein weiterer Aspekt des visuellen Projektmanagements ist die Tatsache, dass der Projektfortschritt sich sehr gut in diversen grafischen Darstellungen erkennen lässt. Diese Information hilft Ihnen den Überblick über die aktuelle und zukünftige Situation im Projekt zu behalten. Verzögerungen und andere Probleme werden durch geeignete Gegenmaßnahmen und Lösungen rechtzeitig verhindert.

Die Vorteile der Visualisierung

Nachfolgend finden Sie einige wichtige Vorteile der Visualisierung im Projektmanagement:

• Mehr Planungssicherheit: Durch die grafische Darstellung von Projekten behalten Sie mehr Überblick, es entgeht Ihnen weniger und Sie können sich auf die Projektarbeit besser konzentrieren.

• Gute Verständigung: Durch eine gute Visualisierung lassen sich Projekte verständlicher, transparenter und wirksamer darstellen. Das schafft ein besseres Verständnis des jeweiligen Projekts bei allen Beteiligten und verhindert mögliche Missverständnisse bei der Kommunikation.

• Gute Dokumentation: Sollte sich Ihr Projekt aufgrund von Problemen verzögern oder gar scheitern, haben Sie durch eine gute grafische Darstellung einen geeigneten Nachweis. Mit der vorhandenen Darstellung haben Sie die Information festgehalten und erkennen die Folgen der Probleme, die entstanden sind, besser. Damit erhalten Sie ein "Lessons learned"-Argument für zukünftige Projekte.

Fazit

Die Visualisierung spielt für Ihre Projekte eine immense Rolle. Mit der Übersicht über vorhandene Projekte können Sie eine Vielzahl an wichtigen Aspekten, wie beispielsweise die Arbeit, Abhängigkeiten, Ressourcen, Probleme und Zeit als auch die Kosten für Ihr Projekt überblicken.

Die Darstellung ermöglicht Ihnen eine gute Übersicht über die gesamten Inhalte des Projekts, um zum Beispiel mögliche Kosten- oder Zeitfaktoren im Verlauf des Projekts festzustellen.

Wir wünschen Ihnen viel Freude mit Merlin Project und freuen uns über jede gute Bewertung!