Abonnements über den Apple App Store als Unternehmen abrechnen

Was auf iPhone und iPad schon lange gängige Praxis ist, kommt seit geraumer Zeit auch immer mehr für Mac-Software zum Tragen: Software im App Store von Apple kaufen und abonnieren.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Software für Ihren Mac, Ihr iPhone oder iPad finden Sie an zentraler Stelle.
• Der App Store ist vorinstalliert und ohne großen Aufwand nutzbar.
• Software wird von Apple geprüft und erst dann für den App Store freigegeben. Schadsoftware kann so ausgeschlossen werden.
• Softwareupdates werden zentral über den App Store zum Download bereitgestellt und, abhängig von Ihren Einstellungen, automatisch geladen.
• Apple kümmert sich um den Schutz Ihrer persönlichen Daten und gibt sie nicht an Dritte weiter - auch nicht an die Softwarehersteller.
• Sie haben zentralen Zugriff auf alle App Store-Käufe in der Einkaufsstatistik.
• Ihre Abrechnungsdaten sind mit Ihrer persönlichen Apple ID verknüpft, Sie müssen Ihre Daten und Zahlungsinformation nicht für jeden Kauf neu eingeben.

Gerade der letzte Punkt stellt jedoch viele Unternehmen vor eine Herausforderung im Bezug auf die Abrechnung von Auslagen. Die Verknüpfung mit einer persönlichen Apple ID führt dazu, das Kaufbelege nicht auf das Unternehmen, sondern den Anwender ausgestellt werden.

Außerdem wird in vielen Unternehmen der Grundsatz "Bring your own Device" gelebt, der den Mitarbeitern erlaubt, den Firmencomputer, das iPhone oder iPad nicht nur beruflich sondern auch privat zu nutzen. Die Optionen des Apple Business Managers, der eine zentrale Verwaltung aller Firmengeräte und der darauf installierten Software vorsieht, können so oft nicht genutzt werden. Nach aktuellen Stand können in-App-Käufe für Abonnements nicht über den Apple Business Manager abgerechnet werden.

Da das Monats- und auch das Jahresabonnement für Merlin Project sowohl für macOS als auch für iOS über den App Store abonniert werden kann, haben wir uns nach möglichen Lösungen umgeschaut:

Erstattung der Auslagen über Reisekostenabrechnung

Der Anwender erstellt eine Reisekostenabrechnung mit dem von Apple ausgestellten Beleg. Für geringe Ausgaben bis 250 Euro brutto muss der Mitarbeiter keine Rechnung vorlegen und es genügt ein Kassenbon oder Beleg als Nachweis (Kleinbetragsrechnungen gem. §33 UStDV).

Anlegen einer zusätzlichen Zahlungsmethode

Für eine Apple ID können mehrere Zahlungsmethoden und somit auch Rechnungsadressen hinterlegt werden. Apple verwendet für Abrechnungen zunächst ein vorhandenes Guthaben und dann die Zahlungsmethoden in der Reihenfolge wie sie bei der Apple ID hinterlegt sind. Details dazu liefert der Support-Artikel von Apple.

Beachten Sie: Die Reihenfolge sollte vor der Zahlung angepasst werden, wenn der Zweck zwischen privat und geschäftlich wechselt. Besonders bei wiederkehrenden Zahlungen ist das wichtig, weil immer die primäre Zahlungsmethode verwendet wird.

Zahlung mit Guthaben aus Geschenkkarte

Ein Guthaben wird grundsätzlich der hinterlegten Zahlungsmethode vorgezogen, verwenden Sie daher App Store & iTunes Karten im benötigten Wert. Diese Geschenkkarten gibt es bei Apple online und in vielen Einzelhandelsgeschäften (für 15€, 25€, 50€ und 100€). Online bietet Apple zusätzlich die Möglichkeit an, den Wert der Geschenkkarte frei zu wählen. Füllen Sie das Konto der Apple ID mittels einer Geschenkkarte in Höhe des Kaufbetrages oder der Abonnementgebühr auf: Apple Geschkkarte kaufen. Der Kauf im App Store wird dann mit dem Guthaben bezahlt.

Beachten Sie: Bei wiederkehrenden Zahlungen (Abonnement) ist das Auffüllen eines Guthabens vor Fälligkeit der Zahlung notwendig, da sonst die bei der Apple ID hinterlegte, primäre Zahlungsmethode verwendet wird.

Haben Sie weitere Fragen zur Rechnungsstellung, melden Sie sich gerne bei unserem Sales-Team.