Praktische Tipps für das Homeoffice

Die Reaktionen auf die ersten zwei Blog-Einträge zum Thema Homeoffice haben mich sehr erstaunt. Eigentlich war ich bisher der Meinung, dass die Mehrzahl der Kopf- oder Computer-Arbeiter problemlos in der Lage sind den Arbeitsplatz nach Hause zu verlegen. Weit gefehlt, denn das Gegenteil ist der Fall.

Wir wollen Remote Worker (sorry, neudeutsch für Heimarbeiter) weiter unterstützen. Diese Serie wird fortgeführt und zusätzlich bieten wir Workshops für Mitarbeiter sowie Chefs an.

Lassen Sie uns heute über eine erste Sammlung praktischer Tipps reden.

Meetings

Terminfindung

Wenn Sie früher im Besprechungsraum saßen und zum Abschluss nach einem neuen Termin fragten, schaute jeder in seinen Kalender und das Feilschen um den Lieblingstermin ging los. Heute müssen wir in der Lage sein, diese auch asynchron zu finden. Ein praktisches Werkzeug ist Doodle. Hier können Sie einige Termine vorschlagen, die Einladung von Doodle verschicken lassen und am Ende die beste Option auswählen. Diskussionen finden nicht, oder an Ihnen vorbei statt.

Präsentationen

Vor der Begrüßungsfolie für das jeweilige Meeting starte ich immer mit zwei Slides (neudeutsch für Folien), die wichtige Aufgaben für mich erfüllen:

1. Testbild: Vor Beginn des Meetings und zum Einrichten der Technik habe ich ein Testbild. Die Älteren unter uns werden das ganz sicher noch aus den Anfangjahren des deutschen Fernsehens kennen; denn dieses Bild wurde immer nach dem Ende des Fernsehprogramms gezeigt und von einem sehr fiesen Piepton begleitet.

2. Verhalten: Mit dieser Folie stimme ich die Teilnehmer auf die Disziplin während des Meetings ein: 🤫 Bitte Ton muten 🎧 Bei Bedarf Kopfhörer nutzen 📵 Telefon ausschalten und Laute Umgebung meiden (das letzte Emoji ist eine Kombination aus 🚫 und🗣).

PreviousNext

Synchron per Audio & Video oder asynchron

Eine große Diskussion geht zur Zeit im Netz umher, welches denn das richtige Besprechungsformat ist. Natürlich nicht ohne die gehörige Portion Polemik:

Wenn du eine Scheißbesprechung digitalisierst, dann hast du eben eine scheiß digitale Besprechung!
(Tweet von Marcus Raitner)

Aber wie entscheide ich welches Format für mich das beste ist? Die erste Frage für mich ist immer, ob alle Personen zur gleichen Zeit teilnehmen müssen. Sehr oft ist das gar nicht der Fall und schon ist man aus dem Schneider. In diesem Fall schicke ich eine Nachricht per Slack oder E-Mail an die Teilnehmer. Alternativ diskutiere ich mit ihnen persönlich.

Müssen aber alle synchron informiert werden, ist die nächste Daumenregel die Anzahl der Teilnehmer. Spätestens ab fünf Teilnehmer mache ich keine Videokonferenz mehr, sondern verwende nur noch einen Audio-Stream. Allerdings gilt es auch mit zu beachten, wie lange ich den Teilnehmer kenne. Je kürzer das der Fall ist, um so wahrscheinlicher ist eine Video-Konferenz mit ihm.

Apps zur Kommunikation

Eine App, die ich mittlerweile schon als Synonym verwende, ist Slack. Hierüber laufen unsere Kommunikationskanäle und alle Telefonate. Wir haben lange gesucht, viel ausprobiert und Slack als das für uns beste Tool herausgestellt.

Wenn wir mit mehreren Teilnehmern reden nutzen wir entweder Skype oder Zoom. Beide erlauben es Gruppentelefonate zu führen und den Bildschirm freizugeben. Mit zunehmender Teilnehmerzahl greifen wir aber immer mehr auf Zoom zurück.

Sicherheit

Es sollte heute selbstverständlich sei, dass alle Übertragungen im Internet nur noch verschlüsselt ablaufen. Also HTTPS ist die erste Voraussetzung.

Die nächste große Frage ist, wo die Daten gesichert werden. Hier muss man natürlich die zu übertragen Informastionen selbst erst einmal bewerten. Wenn ich nur über das Wetter oder andere breit bekannte Fakten rede, ist die Datenhaltung weitestgehend egal. Aber wenn es um echte unternehmerische Kronjuwelen gehr traue ich nur dem eigenen Server. Bei Slack kann man zum Beispiel vorgeben, in welchem Land die Daten gespeichert werden.

Software

Achtung: Dieser Abschnitt kann Spuren von Eigenwerbung enthalten 😉

Natürlich bin ich bei der Auswahl der zu nutzenden Programmen, speziell der Projektmanagement-Software, hochgradig voreingenommen. Daher will ich mich auch hier auf die Datenspeicherung und Rahmenfunktionnen konzentrieren:

• Die Verwaltung aller erworbenen Lizenzen muss in der Software erfolgen können.
• Die Sicherung der Daten muss auch lokal erfolgen können, wenn es die Datensicherheit erfordert.
• Die Software muss die Ergebnisse anderer Mitarbeiter synchronisieren können.

Darüber hinaus sind natürlich die Richtlinien der EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten.

Abschließend

Natürlich ist diese Informationssammlung nicht vollständig. Wir werden diese Serie in unregelmäßigen Abständen weiter ergänzen. Wenn Sie Fragen zu bestimmten Themen haben, schicken Sie uns gerne eine E-Mail.