Das Homeoffice: Projektmanagement dezentral organisiert

Im Umfeld des Coronavirus war es nur eine Frage der Zeit, bis ich auf unsere Organisation und Arbeitsweise angesprochen wurde. „Ihr Glücklichen macht doch Homeoffice, oder?“ Ja und zwar von Beginn an. Noch bevor Merlin 1.0 das virtuelle Licht der Welt gesehen hat, war ProjectWizards aus verschiedensten Gründen dezentral organisiert. Zu Beginn in 2004 wurden wir allerdings nicht als „glücklich“, sondern mehr als „hobbyist“ oder „verrückt“ bezeichnet. Heute haben wir über 15 Jahre Erfahrung und während der Zeit eine der weltbesten Projektmanagement-Apps für Apple-Betriebssysteme gebaut. Und darauf bin ich sehr stolz!

Doch die Frage kam an mich aus einer ganz speziellen Motivation heraus. Da jetzt leider auch Deutschland die ersten Todesfälle des Coronavirus gemeldet wurden, wird man auch im Berufsleben nachdenklicher. Wie wichtig ist das gemeinsame Büro für bestimmte Berufsgruppen. Was kann man von zu Hause erledigen, oder einem beliebigen anderen Ort. Für uns ist zum Beispiel das Internet der Schlüsselfaktor. Solange man ein einigermaßen breites Netz hat, ist die Welt für uns in Ordnung. Natürlich gibt es viele Branchen, in denen das anders ist. Oft muss man einfach „vor Ort“ sein.

Homeoffice

Selbst im Spiegel war zu lesen: "Homeoffice wird zum Statussymbol, zur Klassenfrage: Souverän ist, wer daheimbleiben kann. Gut möglich, dass Corona diesen neuen Graben in der Arbeitswelt besser sichtbar machen und vertiefen wird." und weiter: „Twitter hat seine Angestellten dazu aufgerufen, möglichst von zu Hause zu arbeiten“. Willkommen im Jahr 2020!

Arbeiten im Homeoffice

Doch welche Komponenten braucht es für eine erfolgreiche dezentrale Organisation? Im Folgenden finden Sie eine Themensammlung für den Start. Natürlich unvollständig und jeweils auch nur kurz angerissen.

Freiwilligkeit: Ein Homeoffice kann nicht vom Arbeitgeber angeordnet werden. Es ist immer eine gemeinsame und vor allem freiwillige Entscheidung. Im Umkehrfall kann ein Mitarbeiter natürlich auch kein Homeoffice einfordern.

Arbeitszeiten: Entgegen der üblichen Meinung vieler Chefs heißt Homeoffice nicht „immer da (always on)“. Es gelten für Mitarbeiter die vereinbarten Arbeits- und auch Pausenzeiten.

Internet: Leider in Deutschland immer noch keine Selbstverständlichkeit und daher ist ein ganz wichtiger Punkt auf der Checkliste das breitbandige Internet.

Kommunikations-Werkzeuge: Unterschätzen Sie nicht die Wichtigkeit der (virtuellen) Kaffeeküche. Der Ort, an dem sich Menschen austauschen und auch einfach mal über Blödsinn reden dürfen. Wir haben uns nach langer Suche und vielen Experimenten auf Slack festgelegt. Diese Entscheidung wird aber mindestens einmal im Jahr überprüft.

Spezial-Software: Je nach Branche und Aufgabe muss die hauptsächlich eingesetzte Software natürlich in der Lage sein, mit der dezentralisierten Umgebung klarzukommen. In unserem Fall ist das natürlich Merlin Project. Und inbesondere hier kommt uns die Arbeitsweise bei ProjectWizards zu Gute; denn alle Erfahrungen aus unser dezentralen Organisation fließen in Merlin Project ein. Aber neben Projektmanagement gibt es natürlich noch viele andere Disziplinen.

Sicherheit: Hiermit ist nicht nur der Datenschutz allgemein gemeint, sondern auch und insbesondere die Zugriffssicherheit; denn gerade wenn man nicht mehr den Schlüssel in der Bürotür umdrehen kann, bekommt die Sicherheit einen noch größeren Stellenwert.

Generationen: Gelernt habe ich das durch meinen Schwiegervater, der nach wie vor behauptet, dass wenn man mit seinem Notebook nach Hause geht, ist das einem Feierabend gleichzusetzen.

Motivation: Insbesondere, wenn man als Chef nicht mal eben durch die Tür schauen kann, ist die Motivation der Mitarbeiter eine ganz wichtige Sache.

Persönliche Treffen: In regelmäßigen Abständen ist das persönliche Meeting aller Mitarbeiter (eines Teams) unabwendbar. Bei diesen Zusammentreffen darf dann die Arbeit aber nicht nur im Vordergrund stehen. Unternehmen Sie auch mal etwas anderes zusammen. Ganz nach dem Motto: Teamevents dienen dem Teambuilding.

Transparenz: Insbesondere wenn jeder sein Süppchen in den eigenen vier Wänden kocht, ist der Austausch über die Ergebnisse um so wichtiger. Es gibt viele tolle Konzepte, die man einfach anwenden kann.

Reflektion: Für mich die schwerste und härteste aller Erfahrungen und ein direktes Ergebnis der Transparenz. In einer regelmäßigen Routine wird gemeinsam das Erreichte reflektiert.

Weiterbildung: Ja, auch im Homeoffice ist die kontinuierliche Weiterbildung wichtig. Eigentlich komisch, dass man das überhaupt erwähnen muss.

Disziplin: Nicht nur bei der täglichen Arbeit, sondern auch bei Meetings oder in Protokollen, ist der allgemeinen Dokumentation sehr viel Disziplin geboten.

Es gibt noch so viel mehr zu beachten. Ich werde mich ganz sicher mit einzenen Themen in einem späteren Artikel befassen. Meine wichtigste Erkenntnis heute ist aber diese: In den ersten Jahren haben wir viele Fehler gemacht. Und wir lernen auch heute noch!

Chancen im Homeoffice

Hier steht zu allererst einmal die Flexibilität. Ich könnte unzählige Beispiele aufzeigen, wie dem Team bei ProjectWizards diese Flexibilität geholfen hat. Von einer sehr bequemen Arbeitszeitregelung (es gibt gar keine!), über eine Pausenregelung (ich mache bei dem schönen Wetter heute fünf Stunden Mittagspause und arbeite heute Abend weiter), bis hin zu zielgerichteter Produktivität. Denn gerade als Kopfarbeiter kann man nicht immer auf Knopfdruck produktiv sein.

Risiken im Homeoffice

Das Homeoffice wird gerne als Kostensparmaßnahme angesehen. Schließlich hat der Mitarbeiter ja einen Raum, einen Stuhl und einen Tisch, an dem er arbeitet. Das spart schon mal die Büromiete. In solchen Fällen zitiere ich jedoch gerne aus der Arbeitsstättenverordnung „Maßnahmen zur Gestaltung von Bildschirmarbeitsplätzen“.

Ein zweites Risiko ist oft die unterschrittene Pausenzeit und die überschrittene Arbeitszeit. Um ehrlich zu sein, laufe ich persönlich regelmäßig in beide Fallen. Es fehlt einfach das Umfeld, wo sich die Kollegen von ihrem Schreibtisch erheben und sich gegenseitig einen schönen Feierabend wünschen. Daher habe ich versucht, eine Kultur zu etablieren, in der in unserem Kommunikationswerkzeug auch zum Feierabend 'Tschüß' gesagt oder am Freitag ein schönes Wochenende gewünscht wird.

Neben vielen weiteren Risiken ist für mich aber das größte Problem, ob ein Mitarbeiter auch wirklich alleine zu Hause arbeiten kann. Nicht wenige haben – selbst nach erfolgreich verlaufener Bewerbungsphase – sich selbst eingestehen müssen, dass sie nicht alleine arbeiten können. Wohlgemerkt: alleine. Nicht selbständig. Das ist in diesem Zusammenhang ein Unterschied. Es gibt viele Menschen, die selbstständig arbeiten können, aber wenn sie alleine in einem Raum sind, passiert nichts. Also gehen meine Bemühungen bei einem Bewerbungsgespräch immer dahin, insbesondere diese Arbeitssituation abzuklopfen. Aber ich habe auch schon einige Male erlebt, dass sich ein Mitarbeiter selbst etwas vormacht.

Fazit

Es gibt keine allgemeine Richtlinie, ob ein Team geeignet ist im Homeoffice zu arbeiten, oder nicht. Es gibt viele Mischformen und Möglichkeiten. Die Risiken überwiegen in machen Branchen ganz klar die Chancen und dann würde ich evtl. eine andere Entscheidung treffen. Aber für ProjectWizards war es die richtige und das freut mich. Ich glaube wir hätten in einem anderen Setup nicht diesen Erfolg gehabt.