Veranstaltungsplanung mit Erfolg!

1. Entwickeln Sie das Veranstaltungsziel
2. Definieren Sie ein Budget
3. Bestimmen Sie Zielgruppe, Datum und Ort der Veranstaltung
4. Erstellen Sie einen Veranstaltungsplan
5. Legen Sie administrative Prozesse fest
6. Identifizieren Sie mögliche Sponsoren
7. Gewonnene Erkenntnisse

Starten Sie mit einer Brainstorming-Session, um den Zweck und das Ziel der Veranstaltung zu definieren, die verfügbaren Ressourcen zu ermitteln und Ihr Budget festzulegen. Denken Sie daran, dass es wichtig ist, alles abzudecken, um keine wichtigen Details zu übersehen, aber bleiben Sie prägnant. Ein präziser Geschäftsveranstaltungsplan schafft Klarheit, erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass er eingehalten wird, und kann auch als Vorlage für zukünftige Veranstaltungen dienen. Erstellen Sie eine klare Nachverfolgung, um die Einhaltung von Richtlinien und Anforderungen zu erleichtern, da sich Teammitglieder und Veranstaltungsdetails ändern können.

1. Entwickeln Sie das Veranstaltungsziel

Neben wichtigen Veranstaltungsdetails wie Datum, Uhrzeit, Ort und weiteren Logistikinformationen ist es wichtig, dass Sie wissen, was Sie von der Veranstaltung erwarten. Möchten Sie ein bestimmtes Ziel wie Fundraising oder Bildung erreichen? Vielleicht streben Sie an, mehrere Ziele zu realisieren, etwa ein Produkt einzuführen, die Markenbekanntheit zu steigern und den Umsatz zu erhöhen. Indem Sie den Zweck der Veranstaltung im Blick behalten, können Sie eine effektive Strategie entwickeln, um dieses Ziel zu erreichen.

Ein klar formuliertes Veranstaltungsziel hilft Ihnen, den Erfolg der Veranstaltung später zu messen. Bei einer Produkteinführung spiegelt sich dies in den Verkaufszahlen wider. Der Erfolg eines Festivals zeigt sich in den begeisterten Teilnehmern und auch in den verkauften Tickets.

2. Definieren Sie ein Budget

Das Budget ist entscheidend, denn es bestimmt, wie Ihre Idee umgesetzt wird. Daher müssen Sie Prioritäten setzen, damit Ihr Team keine Zeit verschwendet. Ihr Budget sollte Kostenschätzungen für alle wichtigen Punkte enthalten, die in Ihrem Veranstaltungsplan aufgeführt sind. Vergessen Sie nicht, Reisekosten und Unterkunft für Referenten, Moderatoren, Gäste usw. einzubeziehen.

3. Bestimmen Sie Zielgruppe, Datum und Ort der Veranstaltung

Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe, denn sie bestimmt Ihre Veranstaltungs-Idee, den Veranstaltungsort und auch das Datum. Sie möchten schließlich keine Gartenparty im Winter oder eine private Familienfeier während der Arbeitszeit. Wenn Sie Ihre Zielgruppe kennen, finden Sie mühelos den passenden Ort, die richtige Einladung und Dekoration, die geeignete Musik oder Unterhaltung auf der Bühne sowie passendes Essen und Getränke.

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Veranstaltungsplanung. Denken Sie daran, dass das Eventmanagement der Bereich mit den meisten Veränderungen und Vorbereitungen ist.

4. Erstellen Sie einen Veranstaltungsplan

Dieser Plan sollte alle Aspekte der Veranstaltung abdecken, einschließlich

• Verwaltung des Veranstaltungsorts, Logistik und Catering (Verträge, Genehmigungen, Versicherungen usw.)
• Referenten/Moderatoren (Auswahl, Bestätigung, Logistik & Management)
• Aktivitäten/Unterhaltung
• Werbung/Promotion (online & offline, z.B. Website & Online-Werbung; Veranstaltungs-Kalender; gedruckte Programme; Medienarbeit; Beschilderung; soziale Medien usw.)
• Registrierung (Online-Anmeldung, Bezahlung und Nachverfolgung; Vor-Ort-Anmeldung usw.)
• Sponsoren-/Partner-Management
• Verwaltung von Freiwilligen

5. Legen Sie administrative Prozesse fest

Mit anderen Worten: Wie behalten Sie den Überblick über Ihre Planung, Anmeldungen, Budget, Gästelisten und Referentenlisten?

Da bei einer Veranstaltung viele sich ständig ändernde Elemente und zahlreiche Beteiligte involviert sind, müssen Sie in der Lage sein, den Veranstaltungsplan zu verwalten und allen zugänglich zu machen, um den Informationsverlust zu vermeiden. Daher ist es hilfreich, geeignete Software zu verwenden. Für Merlin Project finden Sie beispielsweise passende Projektvorlagen für die Planung eines Produkt-Roadshows, einer Hochzeit oder einer Open-House-Veranstaltung.

6. Identifizieren Sie mögliche Sponsoren

Gibt es Organisationen, mit denen Sie kooperieren oder die Sie um Sponsoring bitten können, um Kosten zu decken und die potenzielle Teilnahme zu erhöhen? Wenn Sie andere Personen oder Gruppen in Ihre Veranstaltung einbinden, haben diese ein Interesse daran, die Botschaft zu verbreiten und den Erfolg der Veranstaltung zu sichern. Sponsoring kann in Form von finanzieller Unterstützung oder als Sachleistungen (z.B. Übernahme von Kosten für Catering oder Tischdekoration) erfolgen.

7. Gewonnene Erkenntnisse

Wie ein deutscher Trainer einmal sagte: "Nach dem Spiel ist vor dem Spiel". Nehmen Sie sich daher nach der Veranstaltung Zeit, um sie gemeinsam mit Ihrem Team zu evaluieren. Was lief gut, was kann verbessert werden und was sollte auf keinen Fall wiederholt werden? Dieser Schritt ist entscheidend, damit Ihr Team die geleistete Arbeit reflektieren und aus den Erfahrungen für zukünftige Veranstaltungen lernen kann.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg für Ihre nächste Veranstaltung!