Veranstaltungsplanung mit Erfolg!

Es kommt nicht darauf an, ob Sie eine Konferenz, ein Festival, eine Produkteinführung, eine Hochzeitsfeier, eine Geburtstagsparty oder eine andere Veranstaltung planen. Es macht keinen Unterschied, ob dieses Ereignis im beruflichen oder privaten Rahmen mit wenigen oder vielen Teilnehmern stattfindet. Sie wollen dass es ein Erfolg wird. Die Grundlage für eine erfolgreiche Veranstaltung ist eine gute Planung und es gibt viele Dinge, die Sie bei einer Planung für ein Event beachten müssen. Die wichtigsten Schritte haben wir Ihnen im Folgenden zusammengetragen.

Beginnen Sie mit einem Brainstorming, um den Zweck und das Ziel der Veranstaltung zu definieren, welche Ressourcen zur Verfügung stehen und wie hoch ihr Budget ist. Bedenken Sie, dass es zwar wichtig ist, alles abzudecken um keine wichtigen Details zu übersehen, aber fassen Sie sich trotzdem kurz. Ein kurz gehaltener Veranstaltungsplan schafft Klarheit, erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass er befolgt wird und kann außerdem als Vorlage für zukünftige Veranstaltungen dienen. Erstellen Sie ein eindeutiges Protokoll, erleichtert es das Einhalten von Vorgaben und Anforderungen, da sich Teammitglieder und Veranstaltungsdetails ändern können.

1. Entwickeln Sie das Veranstaltungsziel

Zusätzlich zu wichtigen Veranstaltungsdetails wie Datum, Zeit, Ort und anderer Logistik ist es wichtig zu wissen, was Sie sich von der Veranstaltung erhoffen. Wollen Sie ein bestimmtes Ziel wie Spendensammlungen oder Bildung erreichen? Vielleicht möchten Sie mit Ihrer Veranstaltung mehrere Ziele erreichen, wie z.B. die Einführung eines Produkts, die Erhöhung des Markenbewusstseins und die Steigerung des Absatzes. Wenn Sie den Zweck der Veranstaltung im Auge behalten, können Sie eine wirksame Strategie zur Erreichung dieses Ziels entwickeln.

Ein klar formuliertes Veranstaltungsziel hilft Ihnen auch später den Erfolg des Events zu messen. Bei einer Produkteinführung zeigt sich dies an den Verkaufszahlen. Ein Festivalerfolg misst sich an ausgelassen feiernden Teilnehmern und auch an den verkauften Tickets.

2. Legen Sie ein Budget fest

Das Veranstaltungsbudget ist deshalb so wichtig, weil es über die Erstellung Ihrer Idee entscheidet. Deshalb müssen Sie die Priorität festlegen, damit Ihr Team keine Zeit verschwendet. Ihr Budget sollte Schätzungen für alle wichtigen Punkte enthalten, die in Ihrem Event-Masterplan aufgeführt sind. Vergessen Sie nicht, die Reise- und Unterbringungskosten für die Redner, Moderatoren, Gäste usw. zu berücksichtigen.

3. Bestimmen Sie Publikum, Datum und Ort der Veranstaltung

Identifizieren Sie Ihr Veranstaltungspublikum, denn es entscheidet über Ihre Veranstaltungsidee, den Veranstaltungsort und auch den Termin. Denn im Winter wollen Sie keine Gartenparty veranstalten und während der Arbeitszeit keine private Familienfeier. Kennen Sie Ihr Publikum, finden Sie leicht den angemessenen Ort, die passende Einladung und Dekoration, die richtige Musik bzw. Unterhaltung auf der Bühne sowie geeigneten Speisen und Getränke.

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Veranstaltungsplanung. Bedenken Sie, dass das Veranstaltungsmanagement der Bereich mit den meisten Änderungen und zu treffenden Vorbereitungen ist.

4. Erstellen Sie einen Veranstaltungsplan

Dieser Plan sollte alle Aspekte der Veranstaltung umfassen, einschließlich:

• Verwaltung des Veranstaltungsortes, der Logistik und des Caterings (Verträge, Genehmigungen, Versicherung usw.)
• Redner/Präsentatoren (Identifizierung, Bestätigung, Logistik & Management)
• Aktivitäten/Unterhaltung
• Werbung/Promotion (online & offline, z.B.: Webseite & Online-Promotion; Veranstaltungskalender; gedruckte Programme; Medienarbeit; Beschilderung; soziale Medien, etc.)
• Registrierung (Online-Anmeldung, Bezahlung und Nachverfolgung; Vor-Ort-Anmeldung usw.)
• Verwaltung von Sponsoren/Partnern
• Management von Freiwilligen

5. Legen Sie administrative Prozesse fest

Mit anderen Worten: Wie wollen Sie den Überblick über Ihre Planung, die Anmeldungen, das Budget, die Gäste- und Rednerlisten usw. behalten?

Da es bei einer Veranstaltung eine Vielzahl von Elementen gibt, die sich ständig ändern und viele Personen an der Planung der Veranstaltung beteiligt sind, müssen Sie den Veranstaltungsplan verwalten und einfach für alle zugänglich machen können, damit die Informationen nicht verloren gehen. Hilfreich ist es daher eine entsprechende Software einzusetzen. Für Merlin Project finden sich passende Projektvorlagen zum Beispiel für die Planung einer Produktroadshow oder einer Hochzeit.

6. Identifizieren Sie mögliche Sponsoren

Gibt es Organisationen, mit denen Sie sich zusammenschließen oder die Sie um Sponsoring bitten könnten, um Kosten zu übernehmen und die potenzielle Beteiligung zu erhöhen? Wenn Sie andere Personen oder Gruppen in Ihre Veranstaltung einbeziehen, haben diese ein Interesse daran, die Botschaft zu verbreiten und die Veranstaltung zu einem Erfolg zu machen. Das Sponsoring kann ich Form von finanzieller Unterstützung oder aber auch in Form von Sachbeteiligungen (z. B. Übernahme der Kosten für das Catering oder der Tischdeko) erfolgen.

7. Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung

Nehmen Sie sich nach dem Event die Zeit, mit Ihrem Team die Veranstaltung Revue passieren zu lassen. Was ist gut gelaufen, was kann verbessert und was sollten auf jeden Fall vermieden werden. Dies ist ein wichtiger Schritt für Ihr Team, um die getane Arbeit zu überprüfen und aus den Erfahrungen für die nächsten Veranstaltungen zu lernen.

Wir wünschen viel Erfolg für Ihr nächstes Event!