Was Sie über Projektcontrolling wissen müssen

Kosten, Termine, Qualität – Damit die Umsetzung des Projekts so nah wie möglich am Projektplan bleibt, braucht es ein effektives Projektcontrolling.

Welche Erfolgsfaktoren sind zu beachten? Wer sollte verantwortlich sein und welche Tools brauchen Sie, um das Controlling effizient zu gestalten? Wir haben Antworten.

Definition: Was ist Projektcontrolling?

Projektcontrolling ist mehr als der Begriff vermuten lässt. Es lässt sich definieren als Steuerung und Kontrolle von Projektaktivitäten über den gesamten Projektzeitraum hinweg mit dem Ziel, die Einhaltung des Projektplans sicherzustellen.

Es geht nicht nur um die kontinuierliche Prüfung von Ist- und Soll-Ergebnissen, um frühzeitig Abweichungen vom Plan zu erkennen, sondern auch um das Ergreifen von korrigierenden Maßnahmen, werden Fehlentwicklungen festgestellt. Voraussetzung für jedes effektive Projektcontrolling ist immer das Vorliegen eines Projektplans.

Das Controlling kann von verschiedenen Personen im Unternehmen übernommen werden. Häufig ist der Projektmanager selbst dafür verantwortlich. In größeren Projekten wird auch die Rolle eines Projektcontrollers geschaffen oder es werden externe Experten mit dem Projektcontrolling beauftragt.

Je nachdem, welcher Projektmethode gefolgt wird, existieren verschiedene Definitionen von Controlling.

Welche Methoden werden verwendet?

Als Teil des Projektmanagements hängt die Qualität des Projektcontrollings von der Qualität des Projektmanagements im Ganzen ab. Um einen laufenden Überblick über den Projektfortschritt zu behalten, können zum Beispiel Gantt Charts, Meilensteintrendanaylsen, Nutzwert- und Leistungswertanalysen herangezogen werden.

Gantt Chart (Projektstrukturplan)

Im Projektstrukturplan (PSP oder englisch WBS) ist der gesamte Projektablauf festgehalten. Er visualisiert, wann welcher Projektmitarbeiter mit welchem Arbeitspaket beschäftigt ist und zeigt den aktuellen Projektfortschritt an. So lässt sich für den Projektmanager leicht erkennen, ob das Projekt im Plan liegt oder sich Verzögerungen und Engpässe ergeben.

Meilensteintrendanalyse

Eine weitere hilfreiche Methode ist die Meilensteintrendanalyse (MTA). Sie basiert auf zuvor für das Projekt definierten Meilensteinen, d.h. dem Erreichen von Teilzielen oder dem Abschluss von Teilprojekten. Die Übersicht, ob und wie viele Meilensteine wie geplant erreicht wurden, gibt einen Hinweis, ob der weitere Zeitplan gehalten oder korrigiert werden muss.

Leistungswertanalyse

Die Leistungswertanalyse, auch Earned Value Analysis, nutzt die Indikatoren Planwert (engl. planned value), Istkosten (actual costs) und Fertigstellungswert (earned value), um festzustellen, wie die Kosten- und Terminsituation des Projekts einzuschätzen ist. Das Monitoring der drei Kennzahlen ermöglicht eine Trendanalyse.

Nutzwertanalyse

Eine Methode, die nicht nur die harten, sondern auch die weichen Faktoren in die Bewertung des Projekts einschließt, ist die Nutzwertanalyse. Sie berücksichtigt beispielsweise die Dringlichkeit oder strategische Bedeutung des Projekts für den Unternehmenserfolg. Das Vorgehen eignet sich immer, wenn Entscheidungen zwischen verschiedenen Alternativen zu treffen sind.

Voraussetzung ist, dass Klarheit über die zu erreichenden Ziele herrscht. Es wird ein Punktesystem aufgestellt, in dem Kriterien festgehalten sind, die zur Erreichung der Ziele beitragen. Für jede Alternative werden die Kriterien überprüft und Punkte zugeteilt. Die Alternative mit der höchsten Punktzahl wird umgesetzt.

Herausforderungen im Projektcontrolling

Ein häufiges Problem im Projektcontrolling: Unklarheiten in Bezug auf die drei wichtigen Faktoren Termine, Kosten oder Qualität. Wenn die Zielvorgaben unklar sind, kann auch ein Controlling nicht wirkungsvoll stattfinden.

Außerdem ist im Controlling die Konzentration auf das Wesentliche notwendig, um den Überblick zu behalten. Es können unzählige Metriken erfasst werden, um den Projektfortschritt im Detail zu erfassen, doch dies führt dazu, dass Klarheit in der Informationsflut verloren geht. Es sollten daher nur wichtige Kennzahlen erfasst werden, zum Beispiel: Fertigstellungsgrade, Meilensteine und Ressourcenverbrauch.

Nicht jede Kennzahl muss dabei auf Projektmanager-Ebene überwacht werden, so viel wie möglich sollte von Mitarbeitern auf Ebene der Arbeitspakete überwacht werden. Sie eskalieren dann nur im Krisenfall an den Projektmanager.

Erfolgsfaktoren im Projektcontrolling

Viele Erfolgsfaktoren im Projektcontrolling entsprechen den allgemeinen Grundsätzen, die für den Erfolg eines Projekts als Ganzes gelten. Einige für das Controlling spezifische Faktoren lassen sich trotzdem festhalten:

Transparenz in der Zielplanung

Die Projektziele müssen klar und messbar definiert sein, insbesondere in den relevanten Dimensionen Kosten, Zeit und Qualität, damit eine Soll-/Ist-Überprüfung überhaupt stattfinden kann. Hier bietet sich die Zielsetzung nach der SMART-Methode an. Sind die Ziele nicht klar definiert oder bekannt, gilt es diese Transparenz einzufordern.

Valide Messinstrumente

Achten Sie bei der Festlegung von Zielen bzw. Key Performance Indicators (KPI) darauf, dass Sie diese auch trennscharf erheben können. Gegebenenfalls sind erst Prozesse aufzusetzen, um neue Kennzahlen zu erfassen oder es muss Software implementiert werden, die die geforderten KPI misst.

Zeitnahe Erfassung von KPI

Wenn Ziele definiert und KPI abgeleitet sind, ist ein zuverlässiges Controlling noch nicht garantiert. Dafür müssen Sie sicherstellen, dass die relevanten KPI auch zeitnah erhoben werden und Ihnen die Ergebnisse vorliegen. Denn nur dann können Sie im Sinn eines effektiven Controllings auch frühzeitig korrigierende Maßnahmen einleiten. Prüfen Sie, dass verantwortliche Mitarbeiter verpflichtet und Prozesse bis zum Reporting definiert sind.

Fehlerkultur

Etablieren Sie eine Unternehmenskultur, in der Fehler als natürliche Stufen im Lernprozess betrachtet werden und Mitarbeiter sich nicht scheuen, offen zu ihren Fehlern zu stehen. Andernfalls entstehen nicht weniger Fehler, aber Sie erfahren später von ihnen, da die Mitarbeiter viel Energie investieren, um Fehler zu vertuschen und Konsequenzen zu verschleppen. Sorgen Sie dafür, dass Fehler offen kommuniziert werden, um gemeinsam nach Lösungen zu suchen.

Ehrlichkeit und Offenheit

Die beschriebene Fehlerkultur ist nur möglich, wenn Sie grundsätzlich einen wertschätzenden und offenen Umgang mit Ihren Mitarbeitern pflegen. In einem Klima des (Ver-)Schweigens, in dem nicht offen kommuniziert wird, lässt sich Controlling nur mit großem Aufwand durchsetzen. Es zahlt sich also auch finanziell aus, wenn Sie sich für Ihre Mitarbeiter als Menschen interessieren und ein gutes Unternehmensklima zu einer Priorität machen.

Projektcontrolling Software: So arbeiten Sie effizienter

Viele Unternehmen führen ihr Projektcontrolling mit Excel durch. Damit machen sich Projektmanger das Leben unnötig schwer. Denn Excel ist zwar eine gute Tabellenkalkulationssoftware, aber eben nicht auf das Projektcontrolling spezialisiert. Folglich ist die Handhabung für diesen Zweck umständlich, die Übersicht mangehaft und die Ergebnisse in der Folge nicht immer zuverlässig.

Wer professionalles Projektmanagement betreibt, sollte auch professionelle Software verwenden. Projektcontrolling ist Teil jeder seriösen Projektmanagement Software. Wer also auf der Suche nach einer intuitiv zu bedienenden und effektiven Controlling-Lösung ist, sucht eigentlich eine Projektmanagement Software.

Aus Sicht des Projektcontrolling ist es wichtig, dass folgende Themen mit der Anwendung abgebildet werden können:

• Projektpläne
• Kostenrahmen
• Budgetplanung
• Projektkalkulation
• Zeiterfassung
• Ressourcenplanung

Achten Sie darauf, dass es Ihnen die Software leicht macht, die relevanten Kennzahlen jederzeit im Auge zu behalten und Sie sich individuelle Reportings (automatisch) zuschicken lassen können.

Fazit

Projektcontrolling gehört zu den wichtigsten Disziplinen im Projektmanagement. Damit das Controlling im Projekt gelingt, müssen drei Stufen genommen werden.

Nachdem zunächst die Ziele und die zu überwachenden Kennzahlen festgelegt sind, müssen Sie als Projektmanager die passenden Methoden wählen, um die Einhaltung der geplanten Werte sicherzustellen. Damit erklimmen Sie die erste Stufe.

Anschließend müssen Sie sicherstellen, dass die Methoden auch zur Anwendung finden, und die geeignete Software für das Projektcontrolling auswählen.

Ist auch die zweite Stufe genommen, gilt es auch die Soft Skills zu meistern, die notwendig sind, damit das Projektteam motiviert an der Zielerreichung arbeitet und die Controlling-Prozesse eingehalten werden.

Wenn Sie diese drei Schritte systematisch gehen, steht dem Erfolg Ihres Projektcontrollings nichts mehr im Weg.