E-Mails für Projektmanager

Gestern war wieder einer dieser Tage … 250 E-Mails in meinem Posteingang. Ja, an einem Tag! Natürlich waren 75% davon Spam. Und auch, wenn man den – eigentlich gut funktionierenden – Spamfilter von Mail.app nutzt, rutscht immer mal wieder eine Mail in den falschen Ordner. Das war Auslöser einer interessanten Diskussion: Ist die E-Mail für den Projektmanager noch relevant, oder haben Slack & Co. die Aufgaben bereits voll übernommen? Doch lassen Sie mich erst einmal das Thema E-Mail etwas näher beleuchten.

Wie schreibt man eigentlich eMail?

Eine meiner Lieblingsdiskussionen ;-) Wenn ich unsere Webseite so überfliege, finde ich mindestens zwei Versionen: eMail und E-Mail. Aber was ist korrekt? Wie üblich hat der Duden für den deutschen Sprachraum eine klare Meinung: E-Mail. International ist es schon etwas schwieriger. Hier hält sich die Verwendung von eMail oder e-mail in etwa die Waage.

Regeln für eine gute E-Mail

Die folgende Liste soll eine Richtlinie – nicht nur für den Projektmanager – sondern auch für alle anderen Berufstätigen sein:

• Addressiere an die richtigen Personen! Versuchen Sie E-Mails an Massen zu vermeiden und wählen Sie die Adressaten und Personen in Kopie mit bedacht.
• Nutzen Sie die Betreffzeile richtig! Ein passender Betreff hilft nicht nur beim ersten Lesen – oder der Entscheidung sie nicht zu lesen. Auch später, unter Umständen nach Jahren, hilft der Betreff eine Mail überhaupt wieder zu finden.
• Ist Ihr Absender korrekt? Ich bekomme öfter mal E-Mails von Personen, die ich eigentlich kenne, aber die eine andere Adresse als Absender verwendet haben. So etwas geht dann schon mal schnell in den Spam-Ordner.
• Nur ein Thema pro Mail! Ich habe gemerkt, dass die Aufmerksamkeitsspanne vieler Menschen leider begrenzt ist. Daher habe ich mir seit vielen Jahren schon angewöhnt, nur ein Thema in einer E-Mail zu disktutieren. Im besten Fall schließe ich eine Mail mit einem Postscriptum (PS) als Verweis auf ein andere Thema ab. Das funktioniert meistens ganz gut.
• Fasse dich kurz! Mit dieser Mahnung hat man mich frührer am Telefon daran erinnert, dass jede Minute Geld kostet (das waren noch Zeiten!). Die Länge einer E-Mail muss zwar heute nicht bezahlt werden, aber Lesen ist nun mal ein Zeitaufwand. Für detaillierte Hintergrundinformationen nutze ich Links ins Internet oder Intranet (also zu internen Seiten).

Wie oft lese und beantworte ich meine E-Mails

In meiner täglichen Routine haben E-Mails drei Mal ihren Platz:

• morgens zu Beginn des Tages
• nach der Mittagspause
• abends vor dem Feierabend

In der Zwischenzeit ist mein Mail.app beendet, damit ich auch wirklich nicht durch ständigen Notifikationen abgelenkt werde.

Das Beantworten der Mails funktioniert genau so regelmäßig:

• Wenn ich eine E-Mail kurz beantworten kann, passiert das direkt.
• Dauert es bis zur Beantwortung einer E-Mail mehr als 2-3 Tage, bekommt der Versender eine Information darüber.
• Ärgere ich mich über eine Mail, schreibe ich gerne sofort eine Antwort, aber versende sie nicht. Statt dessen lese ich die Antwort am nächsten Tag erneut. Normalerweise geht dann eine deutlich entschärfte Version raus.

Bitte denken Sie immer daran: Eine E-Mail kann heute als gerichtlicher Beweis herangezigen werden.

E-Mails in Merlin Project

Natürlich bieten wir in Merlin Project auch eine perfekte Unterstützung von E-Mails an. Wir gehen von der Strategie aus, dass unsere Software nie ein Schreib- oder Verwaltungsprogramm für E-Mails sein sollte. Also bot sich das gute, alte Drag & Drop an, um Mails auf das Projekt, einen Vorgang oder eine Ressource zu ziehen. Damit haben Sie zwei wichtige Vorteile:

1. Die originale E-Mail vergleibt im Zielprogramm, auf dem Mac ist das üblicherweise Mail.app oder Spark, Microsoft Outlook, Postbox – die Liste kann fast endlos erweitert werden.
2. In Merlin Project wird eine Kopie in den Anhängen passend zum Vorgang angelegt. Dadurch finden Sie schnell die gewünschte Kommunikation.

Sind die Mails dann in Merlin Project gesichert, kann mit der Leertaste eine Vorschau aufgerufen werden. Mit nur einem Mausklick öffnen Sie diese in Ihrem Mail-Programm.

Und die Auflösung nach der Disskussion

Das Ergebnis war das berühmte: „Das kommt darauf an“ ;-) Unsere interne Diskussion läuft fast ausschließlich über Slack. Hier ist der Vorteil, dass man mit einzelnen oder vielen Leuten im Team diskutieren kann, ohne dass man immer gleich in E-Mails versackt.

In der Kommunikation mit der Aussenwelt ist es aber genau umgekehrt. Selbst wenn ein Geschäftspartner via Slack oder so mit mir verbunden ist, bevorzugen beide Parteien die E-Mail.

Damit ist E-Mail auch heute noch – seit 1971 und damit lange vor dem WWW – das meistgenutzte Internet-Medium. Danke, Ray Tomlinson!