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Die Schlüsselfaktoren für erfolgreiches Projektmanagement

Jeder hat seine eigene geheime Formel, wenn es um Projektmanagement geht. Es gibt jedoch einige Schlüsselfaktoren, die den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg eines Projektes ausmachen können. Folgende Best Practices sind unerlässliche für die Durchführung eines erfolgreichen Projektes. Sie helfen Ihnen, Ihre Projektabläufe zu optimieren und dabei das Budget und die Termine nicht aus den Augen zu verlieren.

Kommunizieren Sie regelmäßig mit Ihrem Team

Sie können es sicher schon nicht mehr hören, aber es ist trotzdem essentiell für eine erfolgreiche Zusammenarbeit: Kommunikation. Wöchentlich geplante Meetings sind großartig, aber Ihre Kommunikationsbemühungen sollten darüber hinausgehen. Sie sollten täglich den Kontakt zu Ihren Teammitgliedern suchen, egal ob persönlich, telefonisch oder per Textnachricht. Fragen Sie sie nach ihren Bedürfnissen und Anliegen, Ideen oder sogar den Wochenendplänen. Das Anstoßen eines Gesprächs und sei es nur Smalltalk kann zu einem massiven moralischen Ansporn führen und das Projekt wirklich ins Rollen bringen. Im direkten Gespräch mit den Team-Mitgliedern können außerdem Fragen schnell beantwortet und Probleme gelöst werden. Um dies zu erreichen, sollten Sie mehrere Kommunikationskanäle offen haben.

Delegieren Sie sinnvoll

Viele Projektleiter geben ungern Arbeit und Verantwortung ab. Sie delegieren ungern, da sie befürchten den Überblick zu verlieren. Scheuen Sie sich nicht davor. Es ist wichtig, nicht nur zu wissen, wann, sondern auch an wen man delegieren soll. Lernen Sie Ihr Team in- und auswendig kennen. Lernen Sie, wer bei bestimmten Aufgaben am besten ist und weisen Sie diese dann entsprechend zu.

Um die Kontrolle trotz Delegation von Aufgaben nicht zu verlieren, bietet es sich an, ein gemeinsames Tool zu verwenden, indem Sie auch Ihr Team verwalten. Wie wäre es mit einem Kanban-Board in Merlin Project? Legen Sie die einzelnen Aufgaben als Karten an und weisen sie diese dann dem geeingeten Team-Mitglied zu. Die Team-Mitglieder können die Kanbankarten entsprechend dem Status der Erledigung auf dem Board verschieben. So behalten Sie den Überblick.

Setzen Sie Meilensteine

Auch Meilensteine sind ein moralischer Ansporn im Projekt. Sie sind im Grunde das Licht am Ende des Tunnels. Lange und schwierige Projekte können in kleinere Sequenzen zerlegt werden, um sie überschaubarer zu machen. Das Setzen von Meilensteinen ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team, Zwischenziele zu visualisieren und einen effizienten Arbeitsablauf zu schaffen.

Merlin Projects Meilensteine

Für uns bei ProjectWizards sind Meilensteine natürlich zunächst immer Releases neuer Funktionen in Merlin Project. Aber auch Meilensteine der Unternehmensentwicklung und Teambildung, wie z.B. der Arbeitsbeginn eines neuen Mitarbeiters oder der Beginn eines unserer regelmäßigen Team-Meetings zählen dazu. Sprich Dinge, die von den täglichen Aufgaben abweichen. Meilensteine sorgen dafür, dass alle bestrebt sind diese kleinen Zwischenziele zu erreichen und sich die Arbeit frisch anfühlt.

Organisieren Sie alles

Ob es sich nun um Ihren Zeitplan oder Ihre wöchentlichen Meetings handelt, Organisation ist der Schlüssel zur Vermeidung von Chaos. Es ist leicht, sich manchmal zu verlieren, besonders wenn Sie an mehreren Projekten arbeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur einen sauberen und übersichtlichen Arbeitsbereich haben, sondern auch einen Zeitplan für jedes Projekt. Machen Sie es den Teammitgliedern leicht, zu sehen, was los ist. Die Organisation hält alle auf dem Laufenden, denn so sind alle notwendigen Dokumente und Werkzeuge leicht zu finden und leicht zu verstehen. Wenn Sie sich vor Projektbeginn organisieren und durchgehend organisiert bleiben, wird es für alle etwas weniger stressig.

Führen Sie Kick-Off-Meetings durch

Was passiert, wenn das Fundament eines Hauses schief ist? Dann wirkt sich das auf das ganze Haus aus. Ebenso sollten Sie beim Start eines Projekts darauf achten, dass alle den gleichen Kenntnisstand haben. Ein Kick-Off-Meeting ist der perfekte Weg, um dies zu erreichen. Halten Sie vor jedem Projekt ein solches Meeting ab, damit Sie wissen, dass alle auf den gleichen Stand stehen und alle notwendigen Informationen haben. Teilen Sie alle Details und Pläne für die Richtung des Projektes, so dass jeder eine Roadmap hat. Formulieren Sie es klar und präzise, damit niemand verwirrt ist.

Behalten Sie alles im Blick

Dies ist etwas ganz anderes als die Organisation. Den Überblick zu behalten bezieht sich nicht nur auf Ressourcen, Dokumente und das Budget, sondern auch auf Ihre Zeit. Sie werden später auf all diese Informationen zurückgreifen wollen! Ihre Zeit ist wertvoll. Wenn Sie also Projekte nachvervolgen und mit der Zeit verschiedener Projekte vergleichen, können Sie auf Dauer präzisere Projektplanungen erstellen. Bei genauer Nachverfolgung und Dokumentation werden Sie die Details eines früheren Projekts nie in Frage stellen.

Erstellen Sie eine detaillierte Projektplanung

Es reicht nicht aus, Aufgaben einfach in ein Gantt-Diagramm einzutragen. Sie müssen Ihr Team mit einbeziehen! Erstellen Sie eine detaillierte Planung, indem Sie Ressourcen zuweisen, Besprechungen planen und alle Informationen verwenden, die Sie für nützlich halten. Bei der Arbeit an einem großen Projekt gibt es nie genug Details. Erstellen Sie Ihre Planung von Anfang an klar und deutlich, werden die Dinge später etwas einfacher.

Fordern Sie Feedback ein

Fragen Sie Ihr Team, ob das, was Sie tun, sie ausreichend unterstützt, um best möglich zu arbeiten. Sie merken es vielleicht nicht, aber es gibt immer Raum für Verbesserungen. Stellen Sie klare und spezifische Fragen, so erhalten Sie auch eher klares und spezifisches Feedback. Lassen Sie Ihr Ego außenvor, so fühlen sich die Menschen wohl dabei auch kritisches Feedback zuäußern. Und sobald Sie Feedback haben, ignorieren Sie es nicht. Nehmen Sie die Änderungen vor, die Ihrem Team helfen, besser zu arbeiten.

Feiern Sie den Projektabschluss

Nehmen Sie sich Abschluss eines Projektes Zeit für die Nachbereitung, sprechen Sie mit dem Team darüber was gut oder schlecht gelaufen ist und was beim nächsten Mal verbessert werden kann. Ziehen Sie Lehren aus Fehlschlägen.
Am wichtigsten ist aber, dass sie den Projektabschluss mit dem Team feiern. Sie haben es durch alle Höhen und Tiefen des Projekts geschafft und sind als Team an die Spitze gekommen. Das ist ein Grund zum Feiern!

Immer und immer wieder üben

Ihr Ziel sollte es sein, immer nach Wegen zu suchen, wie Sie sich verbessern können. Ein Einsatz der zuvor beschriebenen Schlüsselfaktoren im Projektmanagement wird Ihnen dabei sicherlich helfen. Üben Sie sie bei jeder Gelegenheit. Projektmanagement ist eine Lernerfahrung, also scheuen Sie sich nicht, zu lernen! Auch wenn ein Projekt einmal nicht so erfolgreich verlaufen ist, können Sie immer noch Lehren für künftige Projekte daraus ziehen!

Geschrieben von Stefanie Blome am 26. März 2019 unter Projektmanagement
Tags: schlüsselfaktoren best-practice erfolg

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