Wie schreibt man eine gute Executive Summary?

Das Informationszeitalter hat die Art und Weise verändert, wie Geschäftspläne, aber auch Projektanträge und Forschungsberichte verteilt und konsumiert werden. Heute sehen immer mehr Leser diese Inhalte digital auf einem Bildschirm. Auch ist es in der heutigen, schnelllebigen Zeit eben diese, die oft fehlt. Diese Methode des Content-Konsums erhöht das Risiko, dass wichtige Informationen aufgrund das Scan- und Scrollverhalten eines Online-Publikums verloren gehen.

Um so wichtiger ist es daher eine kurze und prägnante Zusammenfassung des Dokuments zu erstellen und diese als 'Executive Summary' dem Leser an Hand zu geben.

Was ist eine Executive Summary?

Davon dass es notwendig war, die Aufmerksamkeit des oberen Managements zu erregen, hat die Executive Summary ihren Namen. Führungskräfte (engl. Excecutive Staff) hatten nicht die Zeit, jedes Wort in jedem Dokument zu lesen. Sie sind drauf angewiesen, Ihre Zeit effizient zu nutzen. Sicherlich verschont sie das vielfach papierlose Büro von hohen Stapeln an zu lesenden Geschäftsdokumenten. Abhängig von der jeweiligen Branche, können dies Geschäftsdokumente (Businessplan, Projektantrag, Bericht) oder auch lange Artikeln oder Dokumente sein, die in forschungsorientierten Gemeinschaften und Universitäten üblich sind.

Trotzdem, einen umfangreichen Text durchzuarbeiten, verbunden damit sich Verständnis von Fachbegrifflichkeiten anzueignen, um dann eine daraus folgernde Entscheidung zu treffen bleibt trotzdem sehr zeitintensiv. Bei negativem Entscheid wird es oft auch als verschwendete Zeit betrachtet, was eine hohe Hürde aufbaut, sich überhaupt mit Texten auseinanderzusetzen und nicht von vornherein einfach abzulehnen. Aus diesem Grund ist es hilfreich sich zunächst mit einer Zusammenfassung des Inhalts beschäftigen zu können und erst bei weiterem Interesse in die Details einzusteigen.

Warum sollten Sie eine Executive Summary schreiben?

Verwenden Sie die Zusammenfassung, um einen Business Case zu erstellen, eine Position zu unterstützen oder eine Geschichte zu erzählen. Nach der Lektüre sollte der Leser wissen, wie dieses Thema ihn betrifft, bzw. seiner Arbeit, seinen Projekten oder seinem Unternehmen zu Gute kommt.

Verschiedene Branchen nutzen Zusammenfassungen auch als Kommunikationsmittel, darunter Gesundheitswesen, Bildung, Regierung, Technologie, Immobilien, Finanzen, Recht, der gemeinnützige Sektor und mehr. Eine Executive Summary gilt nicht nur für eine Informationsart, sie taucht bei einer Vielzahl von Anwendungsfällen auf, zum Beispiel:

• Businesspläne
• Pläne für die Produkteinführung
• Projektvorschläge
• Marktforschungsberichte
• Umweltstudien
• Rechtliche Hinweise
• Umfragen auf dem Campus des Colleges
• Krankenhausplanung und -bewertung

Wie man eine Executive Summary schreibt

Eine Executive Summary fasst den Inhalt eines Dokuments klar, kurz (max. 2 Seiten lang) und prägnant zusammen und sollte die wesentlichen Informationen, die Empfehlungen, die Ergebnisse und den Abschluss enthalten. Sie spart dem Leser Zeit bei der Erfassung des Themas, sollte aber seine Neugierde wecken, indem sie einen Überblick über die Informationen und Ziele, also den Zweck des zusammenfassten Dokuments liefert.

Eine Zusammenfassung zu erstellen, erfordert mehr als nur das Ausschneiden und Einfügen wichtiger Informationsschnipsel des Geschäftsdokuments oder Berichts. Sie ist möglicherweise der einzige Teil, den Ihre Zielgruppe liest. Nehmen Sie sich daher Zeit, um die Zusammenfassung aussagekräftigund somit wertvoll für den Leser zu machen.

Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, sollten Sie sich die folgenden kritischen Fragen stellen:

Wer ist auf die Informationen angewiesen?
Wenn Sie die Zusammenfassung schreiben, entscheiden Sie, an wen Sie sich wenden und welche kritischen Informationen die Zielgruppe benötigt. Was müssen sie wissen, um eine Entscheidung zu treffen? Was wissen sie bereits? Haben Sie einen bestimmten Kunden, den Sie mit Ihrer Botschaft oder Geschichte erreichen möchten? Haben Sie beim Schreiben der Zusammenfassung dieses Publikum vor Augen, wird die Geschichte, die Sie über Ihr Unternehmen, Ihr Projekt oder Ihren Vorschlag erzählen, dort auch ankommen.

Was ist das Ziel?
Es ist zwar wahr, dass eine Executive Summary wesentliche Informationen aus dem Text Ihres Berichts oder Vorschlags zusammenfasst, das ist ihre Funktion, aber nicht ihr Zweck. Schreiben Sie die Zusammenfassung an Ihre Zielgruppe und fügen Sie die entscheidenden Informationen hinzu, um Ihr Ziel bei der Erstellung des Dokuments zu unterstützen. Was muss der Leser verstehen? Ist es das Ziel, auf der Grundlage der Ergebnisse Ihrer Forschung Veränderungen zu empfehlen? Was muss geschehen, damit der Projektplan auf der Grundlage Ihres Vorschlags erfolgreich ist? Lassen Sie Ihre Ziele den Inhalt und den Kontext Ihrer Zusammenfassung bestimmen.

Was empfehlen Sie?
Nutzen Sie die Zusammenfassung, um Schlussfolgerungen zu ziehen und Empfehlungen an den Leser zu richten. Wenn Ihr Bericht Änderungsbedarf aufweist, empfehlen Sie in der Zusammenfassung die Aktionen, die Sie unterstützten. Nennen Sie die Vorteile Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung oder die Lösungen, die Sie im Gesamtdokument näher erläutern. Letztendlich wollen Sie dem Leser aufzeigen, welche Maßnahmen er ergreifen muss: Machen Sie Ihre Empfehlungen in der Kurzfassung deutlich.

Wie hinterlassen Sie einen Eindruck?
Die Zusammenfassung muss einen Eindruck hinterlassen, denn sie könnte der einzige Teil des Materials sein, der gelesen wird. Ein guter Eindruck kann den Leser ermutigen, weiterzulesen oder Maßnahmen zu ergreifen. Überlegen Sie sich daher, wie Sie die Botschaft gestalten, die Abschnitte Ihrer Zusammenfassung organisieren oder die Forschung präsentieren, um sich in kurzem Umfang von der Masse abzuheben.

Was sollte in der Executive Summary enthalten sein?

Sie bestimmen die Komponenten jeder Executive Summary, die Sie schreiben, basierend auf dem Grund für das Schreiben und Ihrer Zielgruppe. Ein Businessplan für ein externes Publikum beinhaltet beispielsweise Finanzinformationen und Details über die Größe und den Umfang eines Unternehmens; Start-ups, die nach Finanzierungsmöglichkeiten suchen, und Investoren werden spezifische finanzielle Anforderungen und deren Auswirkungen auf die Geschäftsstrategie hervorheben. Die Zusammenfassungen der Führungskräfte variieren in Bezug auf den Inhalt, den sie abdecken.

Einführung:
Beginnen Sie die Zusammenfassung des Dokuments indem Sie den Zweck und dess Inhalt klar definieren. Wie Sie diesen Abschnitt formulieren, hängt von dem gewünschten Ergebnis für den Leser oder das Publikum ab. Er sollte in den von Ihnen präsentierten Informationen sofort den Wert für sich finden. In der Einführung enthaltene Details sollten daher die Aufmerksamkeit des Lesers fesseln und festhalten.

Unternehmensinformationen:
Informieren Sie den Leser über Ihren Firmennamen inklusive Kontaktinformationen und Standort, geben Sie eine Beschreibung Ihrer Tätigkeit und des Unternehmenszwecks, sowie die Größe und den Umfang Ihrer Geschäftstätigkeit an. In einigen Fällen stellt die Zusammenfassung die Gründer, Investoren und die Unternehmensführung vor. Es kann Hintergrundinformationen von jedem beinhalten, die frühere Branchen- oder Starterfahrungen oder historische Zusammenhänge über die aktuelle Situation des Unternehmens beschreiben. Stellen Sie bei der Verwendung in einem Präsentations- oder Forschungsbericht das Team vor, das die Ergebnisse des Berichts präsentiert oder für sie verantwortlich ist.

Produkte und Dienstleistungen:
Beschreiben Sie das Problem, das Sie lösen, oder den Bedarf, den Sie erfüllen können. Für einen Bericht können Sie hier hervorheben, was Sie recherchiert haben und was der Leser über Ihre Ergebnisse wissen sollte. Geben Sie bei einem Projektantrag an, was Sie erreichen wollen und was Sie benötigen, um es erfolgreich zu machen. Erzählen Sie dem Leser für Marketingplänen oder Produktpräsentationen, warum Ihre Dienstleistung oder Ihr Produkt zu diesem Zeitpunkt relevant ist, wer Ihre Kunden sind und wo der Kundennutzen liegt.

Finanzkennzahlen:
Die Zusammenfassung könnte wichtige Finanzdaten zusammenfassen, die für den Leser relevant sind, oder Daten, die Ihre Forschung unterstützen. Wenn der Zweck darin besteht, die Finanzierung zu sichern, geben Sie den spezifischen Betrag an, den Sie benötigen. Stellen Sie sicher, dass Sie den Kontext für die Finanzdaten oder eine beliebige Zahl, die Sie in der Kurzfassung hervorheben, angeben. Zeigen Sie die finanzielle Entwicklung der nächsten 3 Jahre auf und erwähnen Sie die wichtigsten Kennzahlen.

Marktanalyse:
Die Executive Summary eines Geschäftsplans könnte Sie festhalten, warum der Markt attraktiv ist und welche wichtigen Eigenschaften die Branche aufweist. Erwägen Sie, Fragen wie: Gibt es einen Fünfjahresplan für diesen Markt? Wie wollen Sie die Kundenbasis vergrößern und den Marktanteil verbessern? Was zeichnet sich aus Ihrer Forschung über Ihre Kunden aus, was der Leser wissen sollte?

Wettbewerbsanalyse:
Dieser Abschnitt sollte die folgenden Fragen beantworten:

• Was ist der Wettbewerbsvorteil Ihrer vorgeschlagenen Lösung oder Ihres Produkts und mit wem oder was konkurrieren Sie auf diesem Markt?
• Welche Möglichkeiten gibt es jetzt und in Zukunft?
• Welche Risiken bestehen in Ihrem Markt und Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung?
• Haben Sie relevante Erfahrungen mit wichtigen Wettbewerbern?
• Welche Wachstumspläne gibt es für die Zukunft und welche Hindernisse werden Ihrer Meinung nach angegangen?

Schlussfolgerungen:
Fassen Sie Ihre Ergebnisse, das diskutierte Problem und die Lösung oder das Projekt und die vorgeschlagene Arbeit zusammen. Wenn es eine Entscheidung gibt, die der Leser treffen muss, weisen Sie darauf hin. Machen Sie die Ergebnisse offensichtlich, aber machen Sie neugierig, auf den Gesamtinhalt.

Worauf Sie bei der Zusammenfassung achten sollten:

• Fassen Sie sich kurz!
  Die Zusammenfassung soll eine Zeitersparnis sein. Achten Sie daher darauf den Text kurz zu halten und beschränken Sie sich auf eine Länge von maximal 2 Seiten. Auf nicht mehr als zwei Seiten sollten Sie versuchen, das Interesse beim Leser zu wecken.

• Verwenden Sie kein Fachchinesisch
  Schreiben Sie Ihre Zusammenfassung so, dass auch eine fachfremde Person es versteht. Nicht immer ist Ihr Publikum vom Fach, insofern sind spezielle Fachausdrücke nicht hilfreich. Achten Sie auch darauf, dass Sie langatmige und unpräzise Formulierungen vermeiden.

• Treffen Sie eine realistische Einschätzung
  Bleiben Sie bei der Formulierung Ihrer Zusammenfassung realistisch. Sätze wie „unendliches Potenzial" und „massive Gewinnsteigerung" wirken unprofessionell. Beenden Sie das Executive Summary mit einem positiven Ausblick.

• Position im Gesamtdokument
  Obwohl das Executive Summary nach Erstellung des Geschäftsdokuments (Businessplan, Projektantrag, Bericht), langen Artikels oder Dokuments geschrieben wird, steht die Zusammenfassung trotzdem zu Beginn des fertigen Gesamtdokuments.

Wie beendet man eine Zusammenfassung?

Obwohl die Zusammenfassung ein Dokument beginnt, kommt sie zu dem Schluss, dass sie vom Rest des Inhalts allein stehend und dennoch von Wert sein kann. Nutzen Sie die Schlussfolgerung, um Ihre Ergebnisse zusammenzufassen, Empfehlungen abzugeben und Lösungen für das Problem vorzuschlagen. Wenn es eine Entscheidung gibt, die der Leser treffen soll, bitten Sie in diesem Abschnitt um einen Aufruf zum Handeln. Wenn Sie einen Forschungsbericht zusammenfassen, fassen Sie die Ergebnisse und die Forschungsmethoden zusammen, mit denen die Arbeit abgeschlossen wurde. Machen Sie die Ergebnisse oder Empfehlungen sichtbar, aber lassen Sie genug aus, um das Publikum zum Weiterlesen anzuregen. Schließen Sie die Zusammenfassung mit einer starken Aussage oder einem Übergang, der das Thema oder die zentrale Botschaft zu der Geschichte, die Sie im Bericht oder Vorschlag erzählen, festlegt.

Nutzen Sie Vorlagen um alles Wichtige in der Executive Summary aufzuführen

Egal mit welchem Programm Sie arbeiten - Vorlagen lassen sich überall erstellen und wiederverwenden. Sie helfen Ihnen, keine wichtige Information in der Zusammenfassung zu vergessen.

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Aber auch mit den Office-Programmen von Microsoft lässt sich eine aussagekräftige Executive Summary erstellen. Kurze Abschnitte und Gliederungspunkte halten das Dokument kurz und bündig und versorgen den Leser mit den wichtigsten Informationen des Hauptdokuments. Auch hier können eingefügte Grafiken und Diagramme die Aufmerksamkeit des Lesers erwecken.

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