So verfassen Sie eine gute Leistungsbeschreibung (Statement of Work, SOW) für Ihr Projekt

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie eine Leistungsbeschreibung erstellen, was sie enthalten sollte und wie Sie sie nutzen können, um einen soliden Projektplan zu erstellen. Am Ende werden Sie verstehen, warum eine gut strukturierte SOW ein Grundpfeiler des professionellen Projektmanagements ist.

Was ist ein Statement of Work (SOW)?
Warum ist eine Leistungsbeschreibung so wichtig?
Wer schreibt die Leistungsbeschreibung?
Was sollte eine Leistungsbeschreibung beinhalten?
Beispiele für Leistungsbeschreibungen
Unterschriften: Der letzte Schritt
FAQs (Häufig gestellte Fragen)

🔽 Außerdem finden Sie im Artikel unsere kostenlose Checkliste für Ihre nächste Leistungsbeschreibung

Was ist ein Statement of Work (SOW)?

Eine Leistungsbeschreibung (Statement of Work, SOW) ist ein formelles Dokument, das alle Aspekte Ihres Projekts definiert und festhält:

• Ziele und erwartete Ergebnisse
• Detaillierter Arbeitsumfang
• Liefergegenstände (Deliverables) und Meilensteine
• Zeitpläne und Fristen (Zeitplan)
• Preisgestaltung und Zahlungsbedingungen
• Wichtige Annahmen und Einschränkungen

Viele Projektleiterinnen und Projektleiter fragen sich auch nach dem Unterschied zwischen einem Scope of Work und einem Statement of Work. Kurz gesagt: Die SOW ist weitaus detaillierter als der reine Umfang (Scope). Ein Scope of Work konzentriert sich üblicherweise auf „was getan werden soll“. Ein Statement of Work geht jedoch weiter und beschreibt auch, wer, wann, wo, wie und nach welchen Standards gearbeitet wird.

Warum ist eine Leistungsbeschreibung so wichtig?

Wenn eine SOW vage oder unvollständig bleibt, führt dies häufig zu Unstimmigkeiten, Terminproblemen und schleichender Erweiterung des Projektumfangs (Scope Creep). Dies gilt für interne Projekte—bei denen Teams oft davon ausgehen, sich bereits zu verstehen—und ganz besonders für externe Projekte mit Zulieferern oder Subunternehmern.

Eine sorgfältig ausgearbeitete SOW:

1. Setzt klare Erwartungen für alle Beteiligten.
2. Vereint alle Stakeholder in der Vorstellung, wie Erfolg aussieht.
3. Verhindert Scope Creep, indem sie Liefergegenstände genau definiert.
4. Reduziert Projektrisiken und Streitigkeiten.
5. Sichert Verantwortung durch definierte Meilensteine und Unterschriften.

Selbst wenn Sie nicht mit externen Anbietern zusammenarbeiten, profitiert auch ein internes Projekt von einer Leistungsbeschreibung. Sie legt Verantwortlichkeiten, Zeitpläne und Ziele innerhalb der Organisation fest.

Wer schreibt die Leistungsbeschreibung?

Normalerweise ist die Projektleitung oder die Person, die die Arbeit anfordert, dafür verantwortlich, die Leistungsbeschreibung zu verfassen. In manchen Unternehmen unterstützen auch Rechts- oder Einkaufsabteilungen bei der Erstellung. Entscheidend ist, dass alle relevanten Parteien mitwirken und zustimmen, bevor das Dokument finalisiert wird.

Was sollte eine Leistungsbeschreibung beinhalten?

Alle für den Projekterfolg wichtigen Details sollten im Vorfeld eindeutig geklärt und dann schriftlich festgehalten werden.

Die SOW umfasst so viele Bereiche wie das Projekt selbst. Um einen vollständigen Überblick zu bekommen, machen Sie sich zunächst Notizen zu den wichtigsten Aspekten des Projekts.

1. Einleitung: Erläutern Sie zunächst, welche Arbeit geleistet werden soll. Nennen Sie dann die einzelnen Projektbeteiligten. Dies führt zu einem Rahmenvertrag, der die Preise für die im Projekt erworbenen Produkte oder Dienstleistungen festlegt, und zu einem formelleren Vertrag, der ins Detail geht.

2. Zweck des Projekts: Beginnen Sie mit der großen Frage: Warum starten Sie dieses Projekt? Was ist der Zweck des Projekts? Erstellen Sie ein Absichtsschreiben (Letter of Intent), um diesen Abschnitt zu vervollständigen, und geben Sie eine fundierte Antwort, beispielsweise zu Ergebnissen, Zielen und Return on Investment.

3. Arbeitsumfang: Notieren Sie, welche Arbeiten im Projekt durchgeführt werden sollen. Berücksichtigen Sie auch, welche Hardware und Software benötigt wird. Welche Prozesse wenden Sie an, um die Arbeit zu erledigen? Dazu gehören die Ergebnisse, der Zeitaufwand und sogar die allgemeinen Schritte, die für die Fertigstellung erforderlich sind.

4. Arbeitsort: Das von Ihnen eingesetzte Team muss irgendwo arbeiten. Das Projekt kann an einem bestimmten Standort, in einer zentralen Einrichtung oder auch teilweise remote durchgeführt werden. In jedem Fall sollten Sie dies hier genau beschreiben sowie die verwendeten Geräte und Software.

5. Aufgaben: Folgen Sie den allgemeinen Schritten, die im Arbeitsumfang beschrieben sind, und unterteilen Sie sie in detaillierte Aufgaben. Seien Sie präzise und lassen Sie keine Maßnahmen aus, die für den Projekterfolg erforderlich sind. Wenn Sie möchten, können Sie die Aufgaben in Meilensteine oder Phasen unterteilen.

6. Meilensteine: Legen Sie den Zeitraum fest, in dem das Projekt von seinem Start bis zum geplanten Endtermin abgeschlossen sein soll. Geben Sie die Anzahl der Stunden pro Woche und Monat an und alle weiteren Aspekte, die zur Projektplanung gehören. Genauigkeit ist hier besonders wichtig. Wenn es z.B. eine Höchstanzahl an abrechenbaren Stunden für Anbieter oder Verträge gibt, sollte dies hier vermerkt werden.

7. Liefergegenstände: Definieren Sie die Ergebnisse des Projekts. Notieren Sie, was wann fällig ist. Beschreiben Sie sie detailliert, z.B. Menge, Größe, Farbe und alle weiteren relevanten Aspekte.

8. Zeitplan: Erfolgreiche Implementierungen lassen sich nicht nur durch Geschwindigkeit oder Systemreaktion definieren. Was nützt eine großartige Anwendung, wenn sie ein Jahrzehnt zur Fertigstellung benötigt? Daher muss eine Leistungsbeschreibung zusätzliche zeitliche Aspekte enthalten. Der Zeitplan listet auf, wann welche Leistungen erbracht werden müssen, beginnend bei der Auswahl des Lieferanten, der Vorphase, der Leistungsdauer, der Review-Phase, Entwicklung, Implementierung, Tests, Projektabschluss usw. Die SOW ist eine Reihe von Zeitangaben, anhand derer ein Ablaufplan erstellt werden kann.

   Verwenden Sie Formulierungen, die Flexibilität erlauben, anstatt feste Kalendertermine. Beispielsweise sollte eine SOW vorgeben, dass eine Aufgabe zwei Monate nach Vertragsunterzeichnung fällig ist—eine Formulierung, die das Projekt vorantreibt und potenzielle Probleme wie eine Verzögerung bei der Vertragsunterzeichnung berücksichtigt.

   Die SOW sollte außerdem bestimmte Zeitpunkte für formelle Überprüfungen festlegen, damit alle Beteiligten bestätigen können, dass sie auf Kurs sind.

9. Standards und Tests: Falls bestimmte Branchenstandards erfüllt werden müssen, listen Sie diese hier auf. Wenn Produkttests vorgesehen sind, geben Sie an, wer daran beteiligt ist, welches Equipment benötigt wird und welche Ressourcen weiter erforderlich sind.

10. Definition von Erfolg: Überlegen Sie, was die Auftraggeberin/der Auftraggeber und/oder Stakeholder unter einem erfolgreichen Projektabschluss verstehen. In der Leistungsbeschreibung sollte klar definiert sein, was für alle Beteiligten Erfolg oder Misserfolg bedeutet. Wenn Sie beispielsweise von Ihrem Lieferanten erwarten, Benutzeranforderungen zu entwickeln, sollte die SOW vorgeben, dass der Lieferant bestimmte Nutzergruppen interviewt und diese Anforderungen genehmigt werden müssen, bevor die Arbeit als erledigt gilt.

    Was Erfolg bedeutet, hängt vom jeweiligen Projekt ab. Projektleiterinnen und Projektleiter müssen feststellen, ob eine erfolgreiche Implementierung durch Geschwindigkeit, Reaktionszeit, Benutzerfreundlichkeit oder alle drei Faktoren definiert ist, und dies in der SOW quantifizieren. In agilen Umgebungen wird hier oft die „Definition of Done“ (DoD) hinzugefügt.

11. Anforderungen: Listen Sie alle weiteren Geräte oder Voraussetzungen auf, die für die Projektausführung notwendig sind, und geben Sie an, wann bestimmte Zertifizierungen oder Fertigstellungen des Teams erforderlich sind. Denken Sie auch an Reisen oder andere Aspekte des Projekts, die noch nicht abgedeckt wurden.

12. Zahlungen: Sobald das Budget festgelegt ist, können Sie die projektbezogenen Zahlungen auflisten und angeben, wie sie geleistet werden—im Voraus, zeitabhängig oder nach Fertigstellung. Beispielsweise können Sie nach Abschluss eines Meilensteins zahlen oder nach einem festen Zeitplan, je nachdem, was finanziell sinnvoller ist. Beachten Sie, dass Zahlungen an Lieferanten nach Abnahme der wichtigsten Liefergegenstände erfolgen. Legen Sie fest, dass ein Teil der Vergütung einbehalten wird, bis der Lieferant nachweist, dass alle Leistungen zusammen funktionieren.

13. Sonstiges: Es wird weitere Teile des Projekts geben, die nicht in die oben genannten Kategorien passen. Führen Sie sie hier auf, damit nichts vergessen wird. Zum Beispiel Sicherheitsaspekte, Hardware- oder Softwareeinschränkungen, Reisekosten, Unterstützung nach Projektende, usw.

14. Abschluss: Hier wird festgelegt, wie die Ergebnisse abgenommen werden und wer sie liefert, prüft und unterschreibt. Außerdem regelt dieser Abschnitt die finalen administrativen Aufgaben und stellt sicher, dass alles unterschrieben, abgeschlossen und archiviert wird.

Gratis Checkliste

Beispiele für Leistungsbeschreibungen

• IT-Implementierung (Softwareprojekte)
  Wenn Sie an einem IT-Projekt (z.B. Software-Einführung) arbeiten, definieren Sie Integrationsschritte, Testumgebungen, Abnahmetests durch Benutzer und eventuelle Compliance-Regeln (z.B. DSGVO).

• Projektmanagement-SOW
  Bei einer SOW für Projektmanagement-Dienstleistungen beschreiben Sie, wie viele Stunden pro Woche die Projektleitung arbeitet, welche konkreten Verantwortlichkeiten sie hat (Reporting, Budgetierung, Risikomanagement) und welche Vorgehensweise (Wasserfall vs. Agile) angewendet wird.

• Bauprojekt
  Im Bauwesen könnte die SOW Baustandards, Standortinspektionen, Sicherheitsauflagen, benötigte Materialien und einen detaillierten Zeitplan von der Grundstücksvorbereitung bis zur Endabnahme beinhalten.

• Interne Projekte
  Selbst für interne Initiativen—wie Prozessoptimierung oder die Einführung neuer Software—lohnt sich eine SOW, um alle Abteilungen auf Aufgaben, Budget und Fristen auszurichten.

Unterschriften: Der letzte Schritt

Eine SOW ohne Unterschriften ist nicht bindend. Sorgen Sie dafür, dass alle wichtigen Stakeholder unterschreiben, bevor die Arbeit beginnt. Dazu gehören:

• Projektverantwortliche oder Geschäftsleitung
• Lieferanten oder Vertreter von Drittanbietern
• Teamleiterinnen und Teamleiter (falls sie direkte Verantwortung tragen)

Eine unterzeichnete SOW ist Ihr Schutz bei Streitfällen. Sie wird zum endgültigen „Ja, wir stimmen zu“ für alles vom Aufgabenumfang bis zu Zeitplänen.

FAQs (Häufig gestellte Fragen)