Erstellen einer guten Leistungsbeschreibung als Grundlage für den Projektplan

Ein häufiger Grund, warum Parteien in Projekten streiten, begründet sich in Versäumnissen einer ordnungsgemäß erstellten Leistungsbeschreibung. So unkompliziert es auch klingt, eine korrekte Leistungsbeschreibung (englisch: Statement of Work - SOW) ist keine leichte Aufgabe. Aber nichts ist grundlegender für den Erfolg eines Projekts. Wenn sie zu vage, zu breit oder zu allgemein formuliert ist, lässt sie Raum für verschiedene Interpretationen, was zu Schwierigkeiten auf dem Weg führen kann. Das gilt für interne Projekte und noch viel mehr, wenn Lieferanten beteiligt sind.

Folgende Punkte unterstützen Sie, eine gute, effiziente Leistungsbeschreibung für ihr Projekt zu erstellen:

Was ist eine Leistungsbeschreibung?

Die Leistungsbeschreibung ist das Dokument, das alle Aspekte Ihres Projekts (Erwartungen, Ergebnisse, Zeitplan, Preise) erfasst und definiert. Es ist die Grundlage für den Projektplan und sollte daher sehr detailliert sein. Ohne wäre es, als würde man zu einem Bauunternehmer sagen: "Bau mir ein Haus", ohne ihm zu sagen, wann, welche Art oder wie groß.

Was sollte in der Leistungsbeschreibung enthalten sein?

Alle für den Projekterfolg wichtigen Details sollten vorab eindeutig geklärt und dann schriftlich festgehalten werden.

Die Leistungsbeschreibung beinhaltet so viele Teile, wie auch das Projekt selber. Um ein vollständiges Verständnis der Leistungsbeschreibung zu erhalten, notieren Sie sich zunächst die wichtigsten Aspekte des Projekts, das es behandelt.

1. Einleitung: Erläutern Sie zunächst, welche Arbeit zu leisten ist. Benennen Sie dann die einzelnen Projektbeteiligten. Dies führt zu einem Dauerangebot, das die Preise für die für das Projekt eingekauften Produkte oder Dienstleistungen festschreibt und zu einem formelleren Vertrag, der in die Einzelheiten geht.

2. Was ist der Zweck des Projekts: Beginnen Sie mit der großen Frage: Warum initiieren Sie dieses Projekt? Was ist der Zweck des Projekts? Erstellen Sie eine Absichtserklärung, um diesen Abschnitt abzuschließen und eine gründliche Antwort auf diese Fragen zu geben, wie z.B. was sind die Ergebnisse, Ziele und der Return on Investment.

3. Arbeitsumfang: Notieren Sie welche Arbeiten im Projekt zu erledigen sind. Berücksichtigen Sie dabei auch welche Hard- und Software erforderlich ist. Was ist der Prozess, den Sie verwenden werden, um die Arbeit abzuschließen? Dazu gehören Ergebnisse, Zeitaufwand und sogar allgemeine Schritte, die erforderlich sind, um dies zu erreichen.

4. Arbeitsort: Das Team, das Sie beschäftigen, wird irgendwo arbeiten müssen. Das Projekt kann standortspezifisch sein, in einer zentralen Einrichtung oder in einigen, wenn nicht sogar in allen, so könnten die Teammitglieder remote arbeiten. So oder so, hier ist, wo Sie das detailliert beschreiben wollen und wo sich die verwendeten Geräte und Software befinden.

5. Aufgaben: Nehmen Sie sich die im Arbeitsumfang beschriebenen allgemeinen Schritte vor und teilen Sie sie in detailliertere Aufgaben auf. Seien Sie konkret und lassen Sie keine Maßnahmen aus, die vom Projekt verlangt werden, um seine Ergebnisse zu erzielen. Wenn Sie möchten, teilen Sie die Aufgaben in Meilensteine oder Phasen auf.

6. Meilensteine: Definieren Sie die Zeitspanne, die für die Fertigstellung des Projekts vom Startdatum bis zum vorgeschlagenen Enddatum geplant ist. Geben Sie die anfallenden Stunden pro Woche und Monat an, und was auch immer mit der Planung des Projekts zusammenhängt. Auch hier zählt die Genauigkeit. Wenn es z.B. für Lieferanten und/oder Kontrakte eine maximale Anzahl von fakturierbaren Stunden gibt, notieren Sie diese hier.

7. Ergebnisse: Definieren Sie die Ergebnisse des Projekts. Notieren Sie, was wann fällig ist. Beschreiben Sie sie im Detail, also Menge, Größe, Farbe und was auch immer relevant sein mag.

8. Zeitplan: Erfolgreiche Implementierungen lassen sich jedoch nicht allein durch die Geschwindigkeit oder Reaktionsfähigkeit des Systems definieren. Denn was nützt eine großartige Anwendung, wenn es ein Jahrzehnt dauert, sie zu erstellen? Deshalb muss eine Leistungsbeschreibung weitere Zeitelemente enthalten. Der Zeitplan listet auf wann die Leistungen erbracht werden müssen, beginnend mit dem Lieferanten, der ausgewählt wird, um dieses Ziel zu erreichen, den Auftakt, was der Leistungszeitraum ist, die Review-Phase, Entwicklung, Implementierung, Test, Abschluss des Projekts, etc.
   Verwenden Sie eine Sprache, die eher eine gewisse Flexibilität zulässt als ein festes Datum im Kalender. Eine Leistungsbeschreibung sollte beispielsweise festlegen, dass eine Aufgabe zwei Monate nach Vertragsunterzeichnung fällig sind - ein Wortlaut, der das Projekt noch vorantreibt und gleichzeitig potenziellen Problemen wie einer Verzögerung bei der Vertragsunterzeichnung Rechnung trägt.
   Auch sollte die Leistungsbeschreibung bestimmte Zeiten für formelle Überprüfungen festlegen, damit alle Beteiligten bestätigen können, dass sie auf Kurs sind.

9. Normen und Tests: Wenn es Industriestandards gibt, die eingehalten werden müssen, listen Sie diese hier auf. Auch, wenn es Produkttests gibt, listen Sie auf, wer daran beteiligt sein wird, welche Ausrüstung dafür notwendig ist und andere Ressourcen.

10. Erfolg definieren: Beachten Sie, was der Geldgeber und/oder Stakeholder von einem erfolgreichen Projektabschluss erwartet. Die Leistungsbeschreibung sollte für alle Beteiligten klären, was den Erfolg oder Misserfolg des Projekts ausmacht. Wenn Sie zum Beispiel erwarten, dass Ihr Lieferant Benutzeranforderungen entwickelt, sollte Ihre Leistungsbeschreibung festlegen, dass der Lieferant bestimmte Benutzergruppen befragen und die Anforderungen genehmigen lassen muss, bevor die Arbeit als erledigt betrachtet wird. Das definiert den Erfolg besser, als nur zu sagen: "Der Lieferant wird die Anforderungen der Nutzer erfüllen."
    Die Definition des Erfolgs hängt vom Projekt ab. Projektleiter müssen festlegen, ob eine erfolgreiche Implementierung durch Geschwindigkeit, Reaktionszeit, Benutzerfreundlichkeit oder alle drei Faktoren definiert wird, und sie dann in der Leistungsbeschreibung quantifizieren. Im agilen Umfeld wird hier auch gerne die "Definition of Done" (DoD) eingefügt.

11. Anforderungen: Listen Sie alle anderen Geräte auf, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind und wenn ein notwendiger Abschluss oder eine Zertifizierung der Teammitglieder erforderlich ist. Beachten Sie auch, ob es Reisen oder andere Aspekte des Projekts geben wird, die nicht bereits abgedeckt sind.

12. Zahlungen: Wenn das Budget erstellt wurde, dann können Sie die Zahlungen im Zusammenhang mit dem Projekt auflisten und angeben, wie sie geliefert werden, im Voraus, im Laufe der Zeit oder nach Abschluss. So können Sie beispielsweise nach Abschluss eines Meilensteins oder entsprechend einem festen Zeitplan bezahlen, je nachdem, was finanziell sinnvoller ist. Halten Sie fest, dass Zahlungen an Lieferanten bei Annahme der wichtigsten Leistungen erfolgen. Definieren Sie, dass ein Teil der Vergütung einbehalten wird, bis der Lieferant nachweist, dass alle Leistungen zusammenwirken.

13. Sonstiges: Es wird andere Teile des Projekts geben, die nicht zu den oben genannten Kategorien passen. Halten Sie sie an dieser Stelle fest, damit sie nicht vergessen werden. Gibt es beispielsweise Sicherheitsprobleme, Einschränkungen bei Hard- oder Software, Reisekosten, Support nach dem Projekt, etc.

14. Abschluss: Dies bestimmt, wie die Ergebnisse akzeptiert werden und wer die Ergebnisse liefert, überprüft und unterzeichnet. Außerdem kümmert es sich um die letzten Verwaltungsaufgaben und stellt sicher, dass alles unterschrieben, abgeschlossen und archiviert ist.

Drücken Sie sich für alle verständlich aus und formulieren Sie präzise.

Das beteiligte Projektteam und ihre Lieferanten sind nicht die einzigen, die die Leistungsbeschreibung nutzen. Es sollte für Endverbraucher, Dienstleister, Management und auch notfalls auch einen Richter verständlich sein.

Obwohl zahlreiche Parteien die Leistungsbeschreibung verstehen müssen, sollten Sie den Umfang und die Anforderungen des Projekts trotzdem genau beschreiben. Vage Ziele, führen möglicherweise zu unvollständigen oder fehlerhaften Ergebnissen. Schreiben Sie "Die angegebene Aufgabe wird nicht länger als vier Stunden dauern", anstatt zu sagen, dass eine Aufgabe "eine angemessene Zeit in Anspruch nehmen wird".

Unterschriften nicht vergessen!

Nach all der Arbeit, die Sie geleistet haben, um die Besonderheiten des Projekts detailliert darzulegen, wollen Sie den letzten, entscheidenden Schritt nicht vernachlässigen - die Arbeit abzuschließen.

Sie können nicht fortfahren, wenn Sie nicht die Befugnis dazu haben. Oder, genauer gesagt, Sie können es, aber es könnte Sie den Erfolg des Projekts kosten. Stellen Sie daher sicher, dass alle Verantwortlichen die Leistungsbeschreibung unterzeichnet haben. Dazu gehören der Zeitplan, Meilensteine und Leistungen. Wenn Sie die Leistungsbeschreibung unterschreiben lassen, können Sie sie liefern. Sie haben die Grenzen, in denen die Arbeit erledigt werden kann, wie sie gemacht wird, die Dauer dieser Arbeit, etc. Im Streitfall können Sie das signierte Dokument zur Unterstützung Ihrer Aktionen anzeigen.

Erstellen Sie einen Projektplan auf Basis der Leistungsbeschreibung

Ihre jetzt fertiggestellte Leistungsbeschreibung ist die Grundlage für Ihren Projektplan. Erstellen Sie einen Projektplan mit allen Aufgaben, Phasen, Meilensteinen und den benötigten Ressourcen entsprechend dem festgelegten Zeitplan. Eine Projektmanagement-Software wie Merlin Project unterstützt Sie dabei, ihr Projekt termingerecht im Rahmen des Budgets zum Erfolg zu bringen.