Ist Social Media im Projektmanagement Zeitverschwendung?

Schon immer hängt der berufliche Erfolg auch damit zusammen, wen man kennt. Besonders im beruflichen Bereich vernetzt man sich mit Gleichgesinnten, um sich untereinander auszutauschen. Bereits seit Jahrhunderten haben sich Menschen daher in Innungen, Verbindungen, Verbänden, etc. zusammengeschlossen.

Unsere moderne Gesellschaft ist auf unzähligen Netzwerkstrukturen aufgebaut, wir sind heute so vernetzt wie noch keine Generation vor uns. Netzwerke des 20. und 21. Jahrhunderts erstrecken sich über alle Bereiche der Gesellschaft und sind oft nicht klar erkennbar. Die Wirtschaft treibt diese Vernetzung noch voran: Globalisierte Warenströme, internationale Dienstleistungen, Arbeiten in der Cloud, Social Media. Alles wird dezentral in Netzwerken organisiert.

Social Media - die modere Art des Netzwerkens

Gerade Social Media ist in den letzten Jahren zu einem immer wichtigeren Werkzeug für Unternehmen geworden. Gemeint sind damit die digitalen Medien und Methoden, die es Nutzern ermöglichen, sich im Internet zu vernetzen, sich also untereinander auszutauschen und mediale Inhalte einzeln oder in einer definierten Gemeinschaft oder offen in der Gesellschaft zu erstellen und weiterzugeben. Können wir uns - wie aktuell - nicht persönlich treffen, haben wir die digitalen Medien, um in Kontakt zu bleiben.

Egal ob intern oder extern - Social Media Netzwerke

Wenn wir an soziale Medien denken, stellen wir uns meist große externe Plattformen wie Facebook, LinkedIn, YouTube, Instagram und Twitter vor. Es gibt jedoch auch viele interne soziale Plattformen innerhalb von Unternehmen oder die für bestimmte Projekte geschaffen wurden. Es ist entscheidend, Social Media nicht nur als groß angelegte Netzwerke und Broadcasting zu betrachten, sondern als jede Technologie, die eine dynamische Interaktion zwischen einer Gruppe von Menschen ermöglicht. Die Betonung liegt dabei auf "sozial" oder wie es oft auch genannt wird das "Socializing". Social Media ist nur eine weitere Möglichkeit, miteinander zu interagieren - der einzige Unterschied ist, dass die Interaktion online stattfindet. Bei ProjectWizards nutzen wir zum Beispiel Slack, um unser dezentrales Team miteinander zu vernetzen.

Auch im Projektmanagement wird Social Media auf unterschiedliche Weise eingesetzt. Unabhängig von seiner Verwendung ist es aber entscheidend, ein klares Verständnis für seinen Zweck in einem bestimmten Projektszenario zu entwickeln, um das Beste daraus zu machen. Schließlich soll das digitale Netzwerken mittels Social Media nicht zum Zeitfresser werden.

Was ist ihr Zweck?

Verschiedene soziale Plattformen dienen unterschiedlichen Zwecken. Vier Hauptzwecke sind für das Projektmanagement besonders relevant:

1. Diskursiv:

Darunter versteht man alle Plattformen mit einem Diskussionsforum oder einem Frage- und Antwortformat. Auf das Projektmanagement bezogen haben sie mehrere Nutzen:

• Austausch von Erfahrungen. Dies geschieht oft auf großen externen Plattformen, wie z.B. LinkedIn-Gruppen, unter der breiteren Projektmanagement-Community.
• Austausch von Best Practices. Dieser findet - ähnlich wie der Austausch von Lessons Learned - oft im weiteren Projektmanagement-Kontext statt.
• Einsatz im Stakeholder-Management. In diesem Fall hängt die Art der Plattform tendenziell von der Größe des Projekts ab. Ein Megaprojekt der Regierung könnte zum Beispiel eine große externe Plattform nutzen, um alle, die informiert werden wollen, über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten. Ein marktsensibles Fusions- und Akquisitionsprojekt hingegen könnte eine interne, geschlossene Plattform verwenden, auf der nur die wichtigsten, zugelassenen Stakeholder eingeladen werden, um Updates einzusehen, damit die Informationen geschützt bleiben.

2. Vernetzung:

In den meisten Fällen nutzen Projektmanager externe Plattformen, um sich untereinander und mit der breiteren Projektgemeinschaft zu vernetzen. Eine Reihe von Projektmanagern hat jedoch auch begonnen, interne soziale Plattformen zu nutzen, um Fähigkeiten und Fachwissen für ihre Projekte aus dem Unternehmen zu beziehen.

3. Terminkalender und Aufgabenplanung:

Dies bezieht sich auf die Nutzung von kollaborativen Kalenderplattformen (wie Doodle), um Meetings zu organisieren, oder von Organisationsplattformen wie Merlin Project, um Arbeitsströme zu organisieren und zu verwalten.

4: Kollaborations-Tools:

Am häufigsten werden im Projektkontext interne Wikis verwendet, aber es handelt sich dabei um jede Software, die das gemeinsame Verfassen und die Versionskontrolle von Dokumenten vereinfacht, wie z.B. Merlin Project. Diese werden entweder von Projektbüros verwendet, um die Kontrolle über die Projektdokumentation zu behalten, oder von Projektteams, um wichtige Projektdokumente gemeinsam zu verfassen

Probleme mit Social Media im Projektmanagement

Einbettung:

Kollegen zur Nutzung von Social Media zu bewegen, ist eine Herausforderung, da es sich um eine Änderung etablierter Arbeitsweisen handelt. Bei kleinen internen sozialen Tools besteht die Herausforderung darin, die Projektmitarbeiter zu ermutigen, diese Tools anstelle von E-Mail zu nutzen, um ihre Ziele zu erreichen. Bei größeren Gruppen (die in der Regel "diskursive" Plattformen nutzen) besteht das Problem darin, eine ausreichende kritische Masse an Mitwirkenden aufzubauen, damit sich die Nutzung der Plattform lohnt. Schätzungweise sind 90 % der Nutzer sozialer Plattformen konsumieren nur, 9 % tragen gelegentlich und 1 % häufig bei. Diese Statistik verdeutlicht, wie viele Plattformnutzer erforderlich sind, um eine lebendige Community mit einer Vielzahl von Mitwirkenden zu schaffen.

Zeit:

Die meisten Projektmitarbeiter und -teams sind stark ausgelastet. Sie fühlen sich daher
nicht in der Lage, die nötige Zeit aufzubringen, um ein ausreichendes Maß an Kompetenz im Umgang mit sozialen Medien zu entwickeln, damit sich der Einsatz lohnt.

Datenschutz:

Wiederkehrende Datenlecks in den vergangen Jahren haben gezeigt, dass selbst private Gruppen auf öffentlichen Plattformen nicht sicher genug sind, um sensible Informationen zu kommunizieren. Dies ist oft der Schlüsselfaktor für die Entscheidung, interne soziale Plattformen zu nutzen oder Social Media überhaupt nicht für ein Projekt zu verwenden. Dies war vor einiger Zeit für uns der Grund uns von Facebook zu verabschieden.

Problemen mit Social Media in Projekten lösen

Im Großen und Ganzen lassen sich durch die Umsetzung einiger einfacher Best Practices eine Reihe von Problemen mit sozialen Medien in Projekten lösen. Abgesehen von der oben erwähnten Datenschutzproblematik, die im Allgemeinen binäre Entscheidungen darüber erfordert, welche Plattformen genutzt werden können bzw. nicht genutzt werden können.

Wert demonstrieren:

Demonstrieren Sie den Wert der Plattform, indem Sie nachweisen, dass sie häufig genutzt wird, dass regelmäßig neue und interessante Inhalte veröffentlicht werden und dass Fragen nach dem Einreichen in Foren zeitnah beantwortet werden. Wenn sie eine Plattform für wertvoll halten, sind Projektmitarbeiter eher bereit, die erforderliche Zeit zu investieren, um zu lernen, wie man sie nutzt.

Ernennen Sie Fürsprecher für die Plattform:

Steigern Sie die Nutzung der sozialen Medien, indem Sie Fürsprecher ernennen, die die Nutzung der Plattform vorantreiben; sie schreiben und posten Inhalte, antworten auf Diskussionsbeiträge und gehen mit gutem Beispiel voran, indem sie anderen zeigen, wie man die Plattform nutzt.

Wettbewerbe:

Nutzen Sie Wettbewerbe oder Belohnungen, um die Nutzung der Plattform zu fördern und zu unterstützen.

Fügen Sie Social Media in die Projektplanung ein:

Letztendlich ist es wichtig, dass man als Projektmanager, der Social Media in einem Projekt einsetzt, von einer Organisationsstrategie unterstützt wird und die Nutzung dieser Tools in die Kommunikationspläne einbaut. Eine Strategie, die dabei hilft, den angemessenen Einsatz dieser Tools zu definieren, und ein Kommunikationsplan, der klärt, wie ein Projekt diese Tools einsetzt/verwendet, bilden den Rahmen für ihren Erfolg. Zum Beispiel könnte man für ein bestimmtes Projekt festlegen, dass ein Blog geschrieben wird, um die bevorstehende geschäftliche Veränderung zu erklären, ein Wiki für den Austausch im technischen Team verwendet wird oder eine Social-Media-Gruppe für die Fortschrittsberichterstattung an die Stakeholder genutzt wird.

Fazit:

Es ist klar, dass Social Media einen Platz im Projektmanagement hat und letztlich nur eine weitere Reihe von Kanälen ist, um Dinge zu tun, die Projektmanager schon seit Jahren tun.

In jedem Fall ist es jedoch wichtig, sich darüber klar zu werden, welche Art von sozialer Plattform verwendet wird, und dann im Vorfeld eine Strategie zu entwickeln, die alle potenziellen Fallstricke dieser Option berücksichtigt. Im Idealfall können diese Fallstricke durch einen robusten Projektkommunikationsplan und den Einsatz von Fürsprechern, die die Nutzung der Plattform vorantreiben und das Engagement fördern, leicht entschärft werden.

So kann Social Media zu einem mächtigen Werkzeug werden, um eine Vielzahl von Projektzielen zu erreichen.