Die häufigsten Fallstricke in Executive Summaries
Im vorherigen Artikel haben wir Ihnen beschrieben, wie Sie eine kurze und prägnante Zusammenfassung des Geschäftsdokuments, Forschungsberichts oder Kundenvorschlags zu erstellen und diese als 'Executive Summary' dem Leser an Hand zu geben.
Bei der Formatierung und dem Aufbau solch einer Executive Summary sollten Sie die folgenden Fallstricke vermeiden. Sie zeichnen schlecht geschriebene und schlecht geplante Executive Summaries aus, wodurch Sie ihr Zielpublikum abschrecken können.
Fakt oder Überzeugung
Unterstützen Sie Ihre Motive und das Ziel der Executive Summary mit den Fakten. Fassen Sie ein Verkaufsangebot oder einen Pitch zusammen, überzeugen Sie Ihren Leser in der Executive Summary mit Daten und Informationen, nicht mit Schlagwörtern und Klischees.
Durch Verallgemeinerungen oder Meinungen, die Sie in Ihrem Material nicht mit Marktforschung, Projektbeispielen, unabhängigen Daten, Testimonials usw. belegen, riskieren Sie, den Leser irrezuführen. Vermeiden Sie es, Ihre Zielgruppe zu einer ungewollten Empfehlung oder Schlussfolgerung zu überreden. Konzentrieren Sie sich auf die Fakten.
Relevanz über Wiederholung
Die Executive Summary gibt naturgemäß den Inhalt wider. Fügen Sie daher nur die relevantesten Details hinzu - also diejenigen, die den wahren Zweck des gesamten Inhalts zusammenfassen. Verwenden Sie das Gesamtdokument, um themenrelevante Hintergrundinformationen ausführlich zu behandeln.
Wenn Sie versuchen, zu viele Informationen und Zusammenhänge aus Ihrem vollumfänglichen Geschäfts- oder Forschungsdokument in die Zusammenfassung einzufügen, können die Details den Eindruck überschatten, den Sie beim Leser hinterlassen möchten. Der Hintergrund wird zur Einführung, und Sie riskieren, die Aufmerksamkeit Ihres Lesers - insbesondere eines Online-Publikums - zu verlieren.
Konsistenz ist entscheidend
Die Executive Summary hebt das Wesentliche des Gesamtdokuments hervor. Verwenden Sie keine Informationen, die nicht selber darin enthalten sind.
In der Executive Summary und dem Gesamtdokument sollten Sie gleiche Unterüberschriften bei der Gliederung der Zusammenfassung und des Haupttexts nutzen. Wenn Sie beispielsweise "Projekt-Meilensteine" in der Zusammenfassung schreiben, sollten Sie sie nicht im Dokument selber als "Projektziele" bezeichnen.
Verwenden Sie in der Zusammenfassung den Ton und die Sprache, die Sie auch im gesamten Material festlegen. Wenn Sie ein Publikum ohne Fachkenntnisse ansprechen, sollten Sie nicht auf eine hochtechnische Analyse im Haupttext wechseln und umgekehrt.
Schließlich, wenn Sie etwas in der Zusammenfassung behandeln, decken Sie es im Bericht noch einmal ab. Lassen Sie den Leser nicht in externen Quellen nach Informationen zu etwas suchen müssen, das Sie in der Executive Summary hervorgehoben haben.
Ziehen Sie ein klares Fazit
Schreiben Sie eine Executive Summary, die zu einem Ergebnis führt und Ihren Zweck bei der Erstellung des Dokuments unterstützt. Berücksichtigen Sie das Interesse des Lesers, wenn Sie einen längeren Projektantrag oder Bericht zusammenfassen.
- Hat der Leser ein klares Verständnis für die von Ihnen vorgeschlagenen Lösungen?
- Kann er die Probleme identifizieren, die Sie lösen?
- Wenn die Zusammenfassung das Einzige ist, was er liest, kann er dann auf Ihre Empfehlungen reagieren oder ein gewünschtes Ergebnis auf der Grundlage der von Ihnen eingegebenen Informationen erwarten?
