Die häufigsten Fallstricke in Executive Summaries

Was ist eine Executive Summary?
Fakt oder Überzeugung
Relevanz über Wiederholung
Konsistenz ist entscheidend
Ziehen Sie ein klares Fazit
Häufige Fehler beim Schreiben einer Executive Summary
Was gehört nicht in eine Executive Summary?
Ist eine Executive Summary dasselbe wie eine objektive Zusammenfassung?
Enthält eine Executive Summary Risikominderung?
Sollte eine Executive Summary Quellenangaben enthalten?
Wie lang sollte eine Executive Summary sein?
Beispiel für eine Executive Summary
Beispiel einer schlechten Executive Summary

Was ist eine Executive Summary?

Eine Executive Summary ist eine prägnante Übersicht über ein Geschäftsdokument, einen Forschungsbericht, einen Projektvorschlag oder jegliche ausführlichen Inhalte. Sie fasst die Hauptpunkte, Ziele und Empfehlungen zusammen, sodass die Leserinnen und Leser das Wesentliche Ihres Materials schnell erfassen können. Eine gut geschriebene Executive Summary unterstützt Entscheidungsträger dabei zu verstehen, welchen Mehrwert Sie bieten und welche Schritte oder Maßnahmen Sie vorschlagen.

Fakt oder Überzeugung

Untermauern Sie Ihre Ziele und den Zweck der Executive Summary mit Fakten. Fassen Sie ein Verkaufsangebot oder einen Pitch so zusammen, dass Sie mit Daten und Informationen überzeugen, nicht mit leeren Schlagwörtern oder Klischees.

Wenn Sie sich auf Verallgemeinerungen oder Ansichten stützen, die Sie nicht durch Marktforschung, Projektbeispiele, unabhängige Daten oder Testimonials belegen, besteht die Gefahr, dass Sie die Leserinnen und Leser in die Irre führen. Vermeiden Sie es, Ihr Publikum zu einer unerwünschten Schlussfolgerung zu drängen. Konzentrieren Sie sich auf Fakten, die Ihre Hauptziele unterstützen.

Relevanz über Wiederholung

Eine Executive Summary sollte den Kerninhalt des gesamten Dokuments widerspiegeln. Nehmen Sie nur die relevantesten Details auf – jene, die den Hauptzweck des gesamten Dokuments erklären. Bewahren Sie umfassende Hintergrundinformationen für den Haupttext auf.

Wenn Sie versuchen, zu viele Informationen und Zusammenhänge in die Zusammenfassung zu packen, riskieren Sie, das Wesentliche zu überdecken. Zu viele Details können vom Hauptpunkt ablenken und dazu führen, dass die Leserinnen und Leser, insbesondere online, das Interesse verlieren. Streben Sie Klarheit und Kürze an.

Konsistenz ist entscheidend

Ihre Executive Summary hebt die wichtigsten Punkte Ihres Dokuments hervor. Bringen Sie keine Inhalte ein, die nicht bereits im Haupttext behandelt werden.

Verwenden Sie in Zusammenfassung und Hauptdokument dieselben Überschriften. Wenn Sie zum Beispiel etwas als „Projektmeilensteine“ bezeichnen, sollten Sie diese nicht an anderer Stelle „Projektziele“ nennen.

Gleichen Sie zudem den Ton und die Sprache in der Zusammenfassung dem restlichen Material an. Wenn Sie ein nicht-technisches Publikum ansprechen, verwenden Sie nicht plötzlich hochspezialisierte Fachbegriffe im Hauptdokument. Und schließlich: Wenn Sie in der Zusammenfassung ein Thema oder eine Lösung erwähnen, erläutern Sie sie im Hauptdokument ausführlicher.

Ziehen Sie ein klares Fazit

Verfassen Sie eine Executive Summary, die zu einem Ergebnis führt und den Zweck hinter der Erstellung des gesamten Textes unterstützt. Überlegen Sie, was Ihre Leserinnen und Leser benötigen:

• Verstehen sie klar, welche Lösungen Sie vorschlagen?
• Erkennen sie die Probleme, die Sie angehen?
• Können sie, wenn sie nur die Zusammenfassung lesen, auf Ihre Empfehlungen reagieren oder ein gewünschtes Ergebnis basierend auf den bereitgestellten Informationen erwarten?

Wenn Sie diese Fragen beantworten, stellen Sie sicher, dass Ihre Executive Summary ein eindeutiges und umsetzbares Fazit bietet.

Häufige Fehler beim Schreiben einer Executive Summary

Nachfolgend finden Sie eine Kurzübersicht zu häufigen Fallstricken und wie Sie diese vermeiden können:

Nutzen Sie diese Richtlinien, um Ihre Executive Summary prägnant zu halten und das Interesse Ihres Publikums zu wahren.

Was gehört nicht in eine Executive Summary?

Eine Executive Summary sollte Folgendes nicht enthalten:

• Zu viele Hintergrundinformationen: Ausführliche Recherchen oder Hintergründe gehören in den Hauptbericht.
• Verweise auf externe Quellen, die Sie nicht im Haupttext erklären oder belegen.
• Irrelevante Daten oder lange persönliche Meinungen, die vom Kernanliegen ablenken.

Vermeiden Sie diese Aspekte, damit Ihre Zusammenfassung prägnant, informativ und direkt bleibt.

Ist eine Executive Summary dasselbe wie eine objektive Zusammenfassung?

Nein. Eine Executive Summary bietet in der Regel einen kurzen, aber umfassenden Überblick über ein umfangreicheres Dokument. Sie hebt Lösungen, Daten und Empfehlungen hervor, die sich an Entscheidungsträger richten.

Eine objektive Zusammenfassung hingegen konzentriert sich auf eine ausgewogene Wiedergabe der Hauptideen, meist ohne überzeugende oder lösungsorientierte Elemente. Sie verzichtet auf persönliche Meinungen und fasst ausschließlich den Quelltext zusammen.

Enthält eine Executive Summary Risikominderung?

Das kann der Fall sein. Viele ausführliche Vorschläge oder Projektpläne erwähnen potenzielle Risiken und deren Handhabung. In einer Executive Summary können Sie wichtige Risiken und die vorgeschlagenen Strategien zu deren Minderung kurz hervorheben. Tun Sie dies jedoch nur, wenn sie für Ihre Empfehlung entscheidend sind. Halten Sie sich kurz und überlassen Sie die Details dem Hauptdokument.

Sollte eine Executive Summary Quellenangaben enthalten?

Normalerweise sind in einer Executive Summary keine ausführlichen Zitate erforderlich. Sie können jedoch eine kurze Quellenangabe zu einer wichtigen Statistik oder Information einfügen, wenn dies für Entscheidungsprozesse unerlässlich ist. Die vollständigen Quellen gehören jedoch in das Hauptdokument. Das Ziel der Zusammenfassung ist es, knapp zu bleiben und nur die wichtigsten Punkte zu vermitteln.

„Eine prägnante, gut ausgearbeitete Zusammenfassung liefert gerade genug Details, um zu informieren und zu überzeugen, ohne zu überfordern.“

Wie lang sollte eine Executive Summary sein?

Die Länge variiert, sollte aber im Allgemeinen nicht mehr als 5–10 % des gesamten Dokuments ausmachen. Bei kurzen Vorschlägen genügt oft eine Seite. Bei umfangreicheren Berichten können es einige Seiten sein – achten Sie jedoch stets auf Klarheit und Prägnanz.

Beispiel für eine Executive Summary

Nachfolgend sehen Sie einen einfachen, fiktiven Aufbau einer Executive Summary für einen Projektvorschlag:

1. Einleitung: Nennen Sie das Ziel des Projekts (z. B. Einführung eines neuen Softwaretools).
2. Zentrale Erkenntnisse: Erwähnen Sie die wichtigsten Daten oder Fakten (z. B. Kosteneinsparungen, Zeiteffizienz).
3. Empfehlungen: Schlagen Sie konkrete Maßnahmen vor (z. B. Auswahl des Anbieters X für die Softwareimplementierung).
4. Erwartete Ergebnisse: Heben Sie Vorteile oder Resultate hervor (z. B. 20 % geringere Betriebskosten).
5. Fazit: Fassen Sie die nächsten Schritte zusammen und erläutern Sie, wie der Vorschlag zu den Zielen Ihrer Organisation passt.

Dieses Grundgerüst hilft Leserinnen und Lesern, Ihre Absichten und Hauptpunkte schnell zu erfassen.

Beispiel einer schlechten Executive Summary

Eine schwache Executive Summary könnte:

• Zu viele Fachbegriffe verwenden, ohne sie zu erklären.
• Unwichtige persönliche Anekdoten enthalten.
• Dem Hauptbericht widersprechen oder wesentliche Daten weglassen, die im vollen Text behandelt werden.
• Keine klare Empfehlung oder keinen nächsten Schritt enthalten.

Wenn Sie beispielsweise mit Phrasen wie „Diese revolutionäre Strategie wird unser gesamtes Geschäftsmodell umkrempeln …“ beginnen, aber keine Daten liefern, verlieren Sie schnell das Vertrauen Ihrer Leserinnen und Leser. Bieten Sie stattdessen kurze, faktenbasierte Aussagen.