Maîtriser la gestion des marchés publics avec le PMBOK et Merlin Project

Dans le cadre de la gestion de projet, la passation de marchés implique la recherche et la gestion de ressources externes, de matériaux et de services essentiels à la réussite du projet. Une passation de marchés efficace permet de s'assurer que les ressources sont fournies en temps voulu, que le budget est respecté et que les normes de qualité sont respectées. Il s'agit notamment de sélectionner les bons fournisseurs, d'assurer le suivi des produits livrables, de gérer les risques et d'aligner les coûts sur les objectifs du projet.

Une bonne gestion des achats permet d'équilibrer les besoins, les budgets et les délais avec les fournisseurs externes, ce qui exige une capacité d'adaptation et un suivi constant. Merlin Project, le principal outil de gestion de projet pour Mac, iPad et iPhone, simplifie l'approvisionnement en offrant la gestion des ressources, la définition des dépendances, le suivi des risques et la création de rapports en temps réel. Grâce à Merlin, les gestionnaires de projet peuvent s'assurer que l'approvisionnement est organisé, effectué en temps voulu et qu'il répond aux exigences du projet.

Comment Merlin Project soutient l'approvisionnement

Depuis plus de 20 ans, Merlin Project est l'outil de gestion de projet par excellence dans tous les secteurs d'activité à travers le monde. Utilisée dans plus de 160 pays, la plateforme flexible de Merlin Project prend en charge tous les projets, des fêtes d'anniversaire aux grands tours du monde, des maisons individuelles aux projets d'exploration spatiale. Qu'il s'agisse du développement d'un simple site web ou du déploiement d'un logiciel à l'échelle mondiale, Merlin Project a permis aux équipes de planifier, de contrôler et d'améliorer la qualité des projets. L'approvisionnement a toujours été un élément crucial de ces projets, ayant un impact sur les délais, les budgets et la qualité du résultat final.

Merlin Project comprend plusieurs fonctionnalités permettant de rationaliser l'approvisionnement :

• Types de ressources : Merlin Project distingue les ressources par catégorie - personnel, matériel, équipement et entreprises. Chaque type possède des attributs uniques, ce qui facilite l'affectation, le suivi et la gestion des divers éléments d'un plan d'approvisionnement.

• Travail vs. durée : Merlin Project permet aux utilisateurs de définir les tâches soit en fonction du travail (heures de travail spécifiques requises), soit en fonction de la durée (couvrant une période spécifique). Cette distinction permet de planifier avec précision les activités à forte intensité de main-d'œuvre et celles qui sont sensibles au facteur temps.

• Dépendances et délais d'exécution : Les dépendances relient les tâches entre elles, tandis que les délais d'exécution et de mise en œuvre prévoient des périodes tampons avant le démarrage de nouvelles activités, ce qui est essentiel dans les marchés publics complexes pour éviter les goulets d'étranglement.

• Gestion des risques : Merlin Project permet aux utilisateurs d'enregistrer et de surveiller les risques, de les attacher à des tâches spécifiques et de les suivre tout au long du projet, garantissant ainsi leur gestion active.

• Rapports personnalisés : Les rapports en temps réel de Merlin Project fournissent des informations sur les coûts d'approvisionnement, les délais et les performances, ce qui permet de prendre des décisions plus éclairées et de s'assurer que le projet respecte le budget et le calendrier.

Application des cinq phases du PMBOK dans un exemple concret : Projet de déménagement de bureaux

Pour voir Merlin Project en action, suivons un projet de déménagement de bureaux à travers les cinq phases du PMBOK : initiation, planification, exécution, suivi et contrôle, et clôture.

Phase 1 : Initiation - Définition des besoins

Le chef de projet recueille des devis auprès de fournisseurs de services de déménagement et de services informatiques, en identifiant les ressources clés telles que les équipements (bureaux, ordinateurs) et les entreprises (services de déménagement). Des exigences de haut niveau définissent des attentes réalistes en matière de budget et de portée.

• Exemple : Les premières estimations couvrent les coûts de transport de l'équipement et des nouveaux ordinateurs, créant ainsi un budget préliminaire.

Phase 2 : Planification - Organisation des achats avec Merlin Project

Lors de la planification, Merlin Project classe les ressources par type - personnel (techniciens informatiques), matériel (mobilier), équipement (ordinateurs) et entreprises (déménageurs) - ce qui permet d'avoir une vision claire de tous les besoins. Les premières estimations couvrent les coûts de transport du matériel et des nouveaux ordinateurs, créant ainsi un budget préliminaire.

• Travail vs. durée : Les tâches sont soit basées sur le travail (par exemple 40 heures pour l'installation informatique), soit basées sur la durée (par exemple 3 jours pour la peinture).
• Délais d'exécution : Un délai de 2 jours est fixé entre la peinture et l'installation du mobilier pour éviter les conflits de calendrier.

Phase 3 : Exécution - Suivi des livraisons et des calendriers

Au fur et à mesure que les activités d'approvisionnement commencent, les contrats sont finalisés et les calendriers coordonnés. Merlin Project assure le suivi de l'état des ressources afin de maintenir un flux de travail fluide.

• Exemple : L'entreprise de déménagement commence à transporter les meubles, tandis que l'installation informatique se déroule comme prévu.

Phase 4 : Suivi et contrôle - Garantir la qualité et le respect du budget

Les performances des fournisseurs sont contrôlées, les rapports de Merlin Project permettant de suivre les coûts et les calendriers. Les dépendances alertent l'équipe sur les retards affectant les tâches en aval.

• Risque concret : Un retard dans la livraison du mobilier compromet l'installation de l'espace de travail ; Merlin Project documente cette situation en prévoyant des mesures d'urgence, comme la location de mobilier temporaire en cas de besoin.

Phase 5 : Clôture - clôture et documentation

Le gestionnaire de projet finalise les contrats avec les fournisseurs et utilise les outils de reporting de Merlin Project pour documenter les coûts, les performances des fournisseurs et les informations clés pour les projets futurs.

• Exemple : Un rapport final résume les résultats des fournisseurs, les coûts totaux et les risques documentés, afin d'étayer la planification des projets futurs.

Conclusion

La combinaison du cadre du PMBOK avec les capacités de ressources et de suivi de Merlin Project offre une approche efficace et structurée de la gestion des achats. Avec une catégorisation claire, des délais, une gestion des risques et des rapports, Merlin Project maintient l'alignement de vos tâches d'approvisionnement, vous aidant à gérer efficacement les ressources et à maintenir les projets sur la bonne voie, de l'initiation à la clôture.

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