Dominio de la gestión de adquisiciones con PMBOK y Merlin Project

En la gestión de proyectos, el aprovisionamiento implica la obtención y gestión de recursos, materiales y servicios externos esenciales para el éxito del proyecto. Una contratación eficaz garantiza que los recursos lleguen a tiempo, se ajusten al presupuesto y cumplan las normas de calidad. Esto incluye la selección de los proveedores adecuados, el seguimiento de los resultados, la gestión de los riesgos y la adecuación de los costes a los objetivos del proyecto.

Una buena gestión de las adquisiciones equilibra las necesidades, los presupuestos y los plazos con los proveedores externos, lo que exige adaptabilidad y un seguimiento constante. Merlin Project, la herramienta líder de gestión de proyectos para Mac, iPad y iPhone, simplifica las adquisiciones ofreciendo gestión de recursos, establecimiento de dependencias, seguimiento de riesgos e informes en tiempo real. Con Merlin, los gestores de proyectos pueden garantizar que las adquisiciones estén organizadas, sean puntuales y respondan a las demandas del proyecto.

Cómo apoya Merlin Project la contratación pública

Desde hace más de 20 años, Merlin Project es la herramienta de gestión de proyectos a la que recurren empresas de todo el mundo. Con la confianza de más de 160 países, la plataforma flexible de Merlin Project da soporte a todo tipo de proyectos, desde fiestas de cumpleaños hasta grandes giras mundiales, desde viviendas unifamiliares hasta proyectos de exploración espacial. Tanto si se trata del desarrollo de un simple sitio web como de la implantación de un software global, Merlin Project ha permitido a los equipos planificar, controlar y elevar la calidad de los proyectos. El aprovisionamiento ha sido siempre un elemento crucial en estos proyectos, ya que ha influido en los plazos, los presupuestos y la calidad del resultado final.

Merlin Project incluye varias funciones para agilizar el aprovisionamiento:

• Tipos de recursos: Merlin Project distingue los recursos por categorías: personal, materiales, equipos y empresas. Cada tipo tiene atributos únicos, lo que facilita la asignación, el seguimiento y la gestión de los diversos componentes de un plan de aprovisionamiento.

• Trabajo vs. Duración: Merlin Project permite a los usuarios definir las tareas en función del trabajo (horas específicas de trabajo necesarias) o de la duración (que abarcan un período específico). Esta distinción ayuda a planificar con precisión las actividades que requieren mucha mano de obra y las que son sensibles al tiempo.

• Dependencias y tiempos de espera: Las dependencias vinculan las tareas, mientras que los tiempos de espera y de demora permiten periodos de amortiguación antes de iniciar nuevas actividades, lo que resulta esencial en contrataciones complejas para evitar cuellos de botella.

• Gestión de riesgos: Merlin Project permite a los usuarios registrar y supervisar los riesgos, adjuntarlos a tareas específicas y realizar un seguimiento de los mismos a lo largo del proyecto, garantizando su gestión activa.

• Informes personalizados: Los informes en tiempo real de Merlin Project proporcionan información sobre los costes de aprovisionamiento, los plazos y el rendimiento, lo que permite tomar decisiones mejor fundamentadas y garantizar que el proyecto se mantiene dentro del presupuesto y el calendario previstos.

Aplicación de las cinco fases del PMBOK en un ejemplo de la vida real: Proyecto de traslado de oficinas

Para ver Merlin Project en acción, sigamos un proyecto de traslado de oficinas a través de las cinco fases del PMBOK: iniciación, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre.

Fase 1: Iniciación - Definición de las necesidades

El gestor del proyecto recaba presupuestos de proveedores de mudanzas y TI, identificando recursos clave como equipos (escritorios, ordenadores) y empresas (servicios de mudanza). Los requisitos de alto nivel establecen unas expectativas realistas en cuanto a presupuesto y alcance.

• Ejemplo: Las estimaciones iniciales cubren los costes de transporte de los equipos y los nuevos ordenadores, creando un presupuesto preliminar.

Fase 2: Planificación - Organización de las adquisiciones con Merlin Project

En la planificación, Merlin Project clasifica los recursos por tipo -personal (técnicos informáticos), materiales (mobiliario), equipos (ordenadores) y empresas (empresas de mudanzas)-, lo que proporciona una vista clara de todas las necesidades. Las estimaciones iniciales cubren los costes de transporte de los equipos y de los nuevos ordenadores, creando un presupuesto preliminar.

• Trabajo vs. Duración: Las tareas se basan en el trabajo (por ejemplo, 40 horas para la instalación informática) o en la duración (por ejemplo, 3 días para pintar).
• Tiempos de entrega/retraso: Se establece un desfase de 2 días entre la pintura y la instalación del mobiliario para evitar conflictos de programación.

Fase 3: Ejecución - Seguimiento de entregas y calendarios

A medida que comienzan las actividades de adquisición, se ultiman los contratos y se coordinan los calendarios. Merlin Project realiza un seguimiento del estado de los recursos para mantener un flujo de trabajo fluido.

• Ejemplo: La empresa de mudanzas comienza a transportar los muebles, mientras que la instalación de TI sigue su curso según lo previsto.

Fase 4: Seguimiento y control - Garantizar la calidad y el cumplimiento del presupuesto

Se supervisa el rendimiento de los proveedores, y los informes de Merlin Project controlan los costes y los plazos. Las dependencias alertan al equipo de los retrasos que afectan a las tareas posteriores.

• Riesgo concreto: El retraso en la entrega del mobiliario pone en peligro la configuración del espacio de trabajo; Merlin Project lo documenta con contingencias, como el alquiler de mobiliario temporal en caso necesario.

Fase 5: Cierre - Conclusión y documentación

El gestor de proyectos finaliza los contratos con los proveedores y utiliza las herramientas de elaboración de informes de Merlin Project para documentar los costes, el rendimiento de los proveedores y los datos clave para futuros proyectos.

• Ejemplo: Un informe final resume los resultados de los proveedores, los costes totales y los riesgos documentados, para apoyar la planificación de futuros proyectos.

Conclusión

La combinación del marco del PMBOK con las funciones de recursos y seguimiento de Merlin Project ofrece un enfoque eficaz y estructurado de la gestión de adquisiciones. Con una categorización clara, plazos de entrega, gestión de riesgos e informes, Merlin Project mantiene alineadas las tareas de aprovisionamiento, ayudándole a gestionar los recursos de forma eficaz y a mantener los proyectos en marcha desde el inicio hasta el cierre.

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