Un contrato por tiempo y materiales (T&M) es un modelo en el que el cliente paga las horas realmente trabajadas a tarifas fijas más los materiales; con un precio fijo, paga un importe total acordado de antemano. La Guía del PMBOK añade los contratos de costes reembolsables, como CPFF, CPIF y CPAF. El tipo de contrato decide quién paga cuando un proyecto necesita un 20 % más de esfuerzo.
Este artículo compara los tipos de contrato habituales, calcula tiempo y materiales frente a precio fijo en un mismo proyecto y muestra cómo controlar presupuesto, tarifas y costes reales en Merlin Project.
¿Qué es un contrato por tiempo y materiales (T&M)?
Un contrato por tiempo y materiales (T&M, time and materials) es un acuerdo en el que el cliente paga cada hora trabajada a la tarifa acordada y los materiales a su coste real. El precio total solo se conoce al final.
La normativa de compras federales de EE. UU. (FAR) define la tarifa por hora como una tarifa fija que incluye salarios, gastos generales, gastos de administración y beneficio (FAR 16.601). El proveedor gana, por tanto, con cada hora. El T&M encaja cuando el alcance o la duración no se pueden estimar con fiabilidad al inicio, por ejemplo en desarrollo ágil de software o en consultoría.
¿Qué es un contrato de precio fijo?
Un contrato de precio fijo (firm fixed price, FFP) es un acuerdo en el que cliente y proveedor fijan de antemano un precio total para un alcance definido. Si el trabajo cuesta más, el proveedor asume la diferencia; si cuesta menos, se la queda.
Un precio fijo exige un alcance preciso. Sin una declaración de trabajo con exclusiones y criterios de aceptación, las partes discuten en cada cambio si está incluido en el precio. Los cambios de alcance se gestionan mediante solicitudes de cambio.
¿Qué es un contrato de costes reembolsables?
Un contrato de costes reembolsables (cost-reimbursable) es un acuerdo en el que el cliente reembolsa los costes reales del proveedor y paga además una remuneración (fee). La Guía del PMBOK distingue tres variantes; la norma estadounidense FAR Part 16 las define en detalle:
- CPFF (costo más honorarios fijos): La remuneración se fija al firmar y no varía con el coste real (FAR 16.306).
- CPIF (costo más honorarios con incentivos): Si los costes quedan por debajo del objetivo, la remuneración sube hasta un máximo; si lo superan, baja hasta un mínimo (FAR 16.405-1).
- CPAF (costo más honorarios por cumplimiento de objetivos): El proveedor gana total o parcialmente una prima según cómo valore el cliente costes, plazos y rendimiento técnico (FAR 16.405-2).
Los costes reembolsables aparecen donde nadie conoce los costes de antemano: investigación, desarrollo, prototipos.
¿Qué tipos de contrato existen en la gestión de proyectos?
En la gestión de proyectos existen tres tipos básicos: precio fijo, tiempo y materiales y costes reembolsables. La Guía del PMBOK divide el precio fijo y los costes reembolsables en tres variantes cada uno; el T&M se sitúa entre ambos como forma mixta. La tabla compara las ocho formas, incluido el T&M con tope.
| Tipo de contrato | Cómo se paga | Quién asume el riesgo de costes | Cambios | Uso típico |
|---|---|---|---|---|
| Precio fijo cerrado (FFP) | Un precio total por el alcance acordado | Proveedor | Costosos, solo con solicitud de cambio | Alcance bien definido, p. ej. implantación de software según SOW |
| Precio fijo más honorarios con incentivos (FPIF) | Coste objetivo, beneficio objetivo, precio máximo y fórmula; el beneficio baja si sube el coste (FAR 16.403-1) | Sobre todo el proveedor, por completo por encima del máximo | Con solicitud de cambio | Grandes proyectos con alcance bien estimable |
| Precio fijo con ajuste económico de precio (FP-EPA) | Precio fijo que sube o baja según índices o costes de mano de obra y materiales acordados (FAR 16.203-1) | Proveedor, variaciones de precio compartidas | Con solicitud de cambio | Contratos plurianuales, construcción con riesgo de precio del acero o la energía |
| Tiempo y materiales (T&M) | Horas por tarifa más materiales | Cliente | Sencillos, el alcance es flexible | Alcance poco claro, desarrollo ágil, consultoría |
| T&M con tope | Como T&M, hasta un importe máximo acordado | Cliente hasta el tope, proveedor por encima | Sencillos dentro del presupuesto | Alcance poco claro con presupuesto fijo |
| Costo más honorarios fijos (CPFF) | Costes reembolsados más un importe fijo | Cliente | Sencillos | Investigación, desarrollo |
| Costo más honorarios con incentivos (CPIF) | Costes reembolsados más una remuneración que sube si el coste queda por debajo del objetivo | Sobre todo el cliente, desviaciones compartidas | Sencillos | Desarrollo con objetivo de coste |
| Costo más honorarios por cumplimiento (CPAF) | Costes reembolsados más una prima según evaluación del rendimiento | Cliente | Sencillos | Trabajos cuya calidad es difícil de medir |
¿Quién asume el riesgo en cada tipo de contrato?
Con un precio fijo, el riesgo de costes lo asume el proveedor; con costes reembolsables, el cliente; los demás tipos lo reparten entre ambos. Cuanto más a la derecha termina la parte naranja, más sobrecostes paga el cliente.
Espectro de riesgo de los tipos de contrato
¿Quién paga si el proyecto cuesta más de lo previsto?
CPFF Costo más honorarios fijos
CPAF Costo más prima
T&M Tiempo y materiales
CPIF Costo más incentivo
T&M + tope Importe máximo
FP-EPA Ajuste económico de precio
FPIF Precio fijo con incentivo
FFP Precio fijo cerrado
Clasificación esquemática propia según la mecánica de pago de FAR Part 16; la longitud de las barras muestra el orden, no valores medidos.
Dos factores deciden la posición: si el beneficio del proveedor crece con el coste (T&M, CPFF) y si existe un límite por encima del cual paga el proveedor (FPIF, T&M con tope, FFP).
Tiempo y materiales o precio fijo: ¿qué cuesta menos?
El contrato por tiempo y materiales cuesta menos al cliente mientras el esfuerzo real se mantenga por debajo de la estimación más el recargo por riesgo; por encima, el precio fijo resulta más barato. El ejemplo calculado muestra el umbral en un proyecto.
Ejemplo: Una ingeniería implanta un sistema de gestión documental. El proveedor de TI estima 400 horas a 95 euros, es decir, 38.000 euros por tiempo y materiales. Para un precio fijo añade un 15 % por el riesgo de cantidad y ofrece 43.700 euros. La tercera opción es T&M con un tope de 44.000 euros. El recargo por riesgo es un supuesto de este ejemplo; en la práctica depende de lo bien definido que esté el alcance.
| Esfuerzo real | Tiempo y materiales | Precio fijo | T&M con tope de 44.000 € |
|---|---|---|---|
| 340 h (15 % por debajo de la estimación) | 32.300 € | 43.700 € | 32.300 € |
| 400 h (según la estimación) | 38.000 € | 43.700 € | 38.000 € |
| 460 h (15 % por encima de la estimación) | 43.700 € | 43.700 € | 43.700 € |
| 480 h (20 % por encima de la estimación) | 45.600 € | 43.700 € | 44.000 € |
| 560 h (40 % por encima de la estimación) | 53.200 € | 43.700 € | 44.000 € |
Lo que muestra la tabla:
- Punto de equilibrio en 460 horas: 43.700 € ÷ 95 €/h = 460 h. El cliente solo ahorra con el precio fijo cuando el proyecto supera la estimación en más de un 15 %. El umbral coincide con el recargo por riesgo.
- El precio fijo cuesta dinero si todo va bien: Con 400 horas, el cliente paga 5.700 euros más que por tiempo y materiales; con 340 horas, 11.400 euros más.
- El tope protege al cliente: Con 560 horas paga 44.000 euros en lugar de 53.200. La diferencia de 9.200 euros la asume el proveedor; con un precio fijo puro serían 9.500 euros.
Al cliente le conviene el precio fijo cuando considera probable un sobrecoste de más del 15 % o cuando la seguridad presupuestaria le importa más que el precio esperado.
¿Se pueden combinar tiempo y materiales y precio fijo en un proyecto?
Sí, tiempo y materiales y precio fijo se pueden combinar en un proyecto, por fases sucesivas o juntos en un mismo contrato. Hay cuatro modelos mixtos habituales:
- Por fases: El análisis se factura por tiempo y materiales porque el alcance aún está abierto. Cuando la declaración de trabajo está lista, la ejecución sigue a precio fijo. En el ejemplo: el paquete de análisis (60 h) por T&M y las 340 horas restantes a precio fijo.
- T&M con tope (not-to-exceed): Facturación por horas hasta un importe máximo. La FAR exige para los contratos T&M un precio máximo que el proveedor supera «por su cuenta y riesgo» (FAR 16.601).
- Precio fijo por hito: Cada hito tiene su propio precio fijo. Si cambia el alcance, solo renegocia los hitos pendientes.
- Capacidad fija (fixed capacity): El cliente reserva un equipo fijo durante un periodo fijo, por ejemplo tres personas para un sprint de dos semanas, a un precio fijo. El alcance es flexible; el presupuesto por sprint, fijo. El modelo encaja con proyectos ágiles con un backlog priorizado.
En cualquier modelo mixto, deje constancia en el contrato de qué trabajo se factura con qué modelo. Si no, no queda claro si una solicitud de cambio pertenece a la parte de precio fijo o a la de T&M.
¿Qué rige en el derecho alemán?
El Código Civil alemán (BGB) clasifica los contratos según si se debe un resultado, no según el modelo de facturación: en el contrato de obra (Werkvertrag, § 631 BGB), el contratista debe un resultado terminado; en el contrato de servicios (Dienstvertrag, § 611 BGB), solo la actividad. Precio fijo y T&M son formas de pago que aparecen en ambos.
En el contrato de obra, el cliente debe aceptar una obra conforme al contrato (§ 640 BGB), y el pago vence con la aceptación (§ 641 BGB). Un contrato de obra también puede facturarse por horas, de modo que el T&M no lo convierte automáticamente en contrato de servicios. Consulte a un abogado para su caso concreto.
¿Cómo controlar los costes del contrato en Merlin Project?
En Merlin Project controla los costes del contrato introduciendo el valor del contrato como presupuesto, manteniendo las tarifas en los recursos y comparando los valores reales con el presupuesto. Así se hace:
- Definir la tarifa: En la pestaña Costes del inspector de recursos, introduzca la Tarifa normal en Coste planificado, 95 €/h en el ejemplo, y si hace falta la Tarifa de hora extra. Merlin Project calcula con ella los costes de trabajo de cada actividad (consulte configurar costes).
- Introducir el valor del contrato como presupuesto: Seleccione el proyecto (#0), abra la pestaña Finanzas del inspector y, en la pestaña Presupuesto, introduzca el importe en Aprobado: 43.700 euros para el precio fijo, 44.000 euros para T&M con tope.
- Registrar importes fijos: Cree materiales, licencias o tarifas planas como puntos de coste en la pestaña Costes con un Importe planificado y una Acumulación, por ejemplo Acumular al final para un pago a la aceptación.
- Registrar valores reales: En la pestaña Valores reales de la actividad, introduzca Completado en porcentaje o el Trabajo real. Merlin Project deriva de ello los costes esperados (consulte comparación planificado/real).
- Revisar desviaciones: La vista Comparación planificado/real (coste) muestra Presupuesto aprobado absoluto, Coste planificado, Coste real y Coste esperado con su balance. Los balances negativos aparecen en rojo; el filtro Coste superior al presupuesto muestra todas las actividades cuyos costes esperados superan el presupuesto.
Planificado y real frente al contrato
Con T&M y tope, el Balance de presupuesto/coste esperado muestra en todo momento cuánto queda hasta el importe máximo. Con precio fijo, como proveedor ve pronto si su margen se reduce. Guarde el propio contrato como adjunto de tipo Archivo en el proyecto. Pruebe Merlin Project gratis durante 30 días.
Cómo planificar la compra de servicios, desde la decisión de hacer o comprar hasta la adjudicación, lo explica el artículo gestión de adquisiciones en proyectos. Qué forma el presupuesto de un proyecto lo aclara la entrada del glosario presupuesto.
Fuentes
- Project Management Institute: Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK), 6.ª edición, capítulo 12 Gestión de las Adquisiciones del Proyecto, tipos de contrato
- Federal Acquisition Regulation (FAR), 16.601 Time-and-materials, 16.306 CPFF, 16.405-1 CPIF, 16.405-2 CPAF, 16.403-1 FPIF, 16.203-1 FP-EPA
- Código Civil alemán (BGB): § 611, § 631, § 640, § 641
Si tiene alguna pregunta sobre este artículo del blog o desea debatirlo, esperamos su contribución en nuestro foro.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre tiempo y materiales y precio fijo?
Con tiempo y materiales, el cliente paga las horas realmente trabajadas a tarifas fijas más los materiales y asume el riesgo de costes. Con precio fijo, el precio del alcance acordado se fija de antemano y el riesgo de costes lo asume el proveedor.
¿Qué es un contrato de costes reembolsables?
Es un contrato en el que el cliente reembolsa los costes reales del proveedor y paga además una remuneración. Las variantes según la Guía del PMBOK son CPFF (honorarios fijos), CPIF (honorarios con incentivos) y CPAF (prima por cumplimiento).
¿Qué tipo de contrato elegir si el cliente quiere seguridad de costes?
El precio fijo cerrado (FFP) da la mayor seguridad de costes porque el proveedor asume los sobrecostes. Si el alcance aún no está claro, el T&M con tope ofrece seguridad hasta el importe máximo con un alcance flexible.
¿Qué es el modelo de capacidad fija?
En el modelo de capacidad fija (fixed capacity), el cliente reserva un equipo fijo durante un periodo fijo a un precio fijo, por ejemplo por sprint. El alcance es flexible y el presupuesto por periodo, fijo. A diferencia del precio fijo, el proveedor no debe un alcance total predefinido.
¿Se pueden combinar tiempo y materiales y precio fijo?
Sí. Son habituales una fase de análisis por T&M seguida de la ejecución a precio fijo, el T&M con tope o un precio fijo por hito. Deje constancia en el contrato de qué trabajo se factura con qué modelo.
