5 pasos para que los gestores de proyectos aprovechen los OKR

Los OKR, u Objetivos y Resultados Clave, son un marco para definir y hacer un seguimiento de los objetivos y sus resultados. El desarrollo de los OKR se atribuye generalmente a Andy Grove, el "Padre de los OKR", que introdujo el enfoque en Intel durante su mandato y lo documentó en su libro "High Output Management". El concepto fue popularizado posteriormente por John Doerr, que ha sido uno de los principales defensores del sistema OKR.

El objetivo principal de los OKR es crear alineación y compromiso en torno a objetivos mensurables. Esencialmente, los OKR son una forma de garantizar que la empresa centre sus esfuerzos en los mismos asuntos importantes en toda la organización.

¿Qué son los OKR?

Antes de sumergirnos en los aspectos prácticos, lleguemos a una comprensión mutua de lo que son los OKR y de cómo deben definirse en una empresa. En general, redactar los OKR es un arte en sí mismo. Cuando se redactan bien, permiten una comprensión clara y común de las prioridades. Con esta prioridad en mente, construyen un camino transparente hacia la consecución del objetivo.

El objetivo es una declaración significativa (en el sentido de que el objetivo realmente importa para la visión global de la empresa), concreta, orientada a la acción e (idealmente) inspiradora. Debe ser breve, atractiva y comprensible para todos los miembros de la empresa.

Los Resultados Clave son un conjunto de métricas que miden su progreso hacia el Objetivo. Para cada Objetivo, debería tener un conjunto de 2 a 5 Resultados Clave. Si son más, nadie los recordará. Deben ser cuantificables y mensurables.

El "punto dulce" para un periodo de OKR suele ser un trimestre. Esto es lo suficientemente largo como para conseguir hacer algo significativo, pero lo suficientemente corto como para corregir el rumbo si las cosas no están funcionando según lo previsto.

Cómo establecer e implantar los OKR en su empresa:

1. Defina el objetivo

Indique con precisión la acción que desea realizar, así como el resultado deseado para su empresa. Un ejemplo: Una empresa ha desarrollado su primer prototipo y ahora quiere averiguar si existe un mercado para el nuevo producto. Su objetivo podría ser "Evaluar la adecuación producto-mercado del nuevo prototipo".

2. Desarrolle resultados clave basados en el objetivo dado

Ahora que conoce su objetivo -evaluar la adecuación producto-mercado- es el momento de enunciar los resultados clave necesarios para cumplirlo. Como ya hemos comentado, debemos hacer que sea procesable e integrar datos cuantificables para supervisar el progreso y el rendimiento. En nuestro ejemplo, un resultado clave podría ser "verificar la intención de compra de al menos 100 clientes". Este resultado le muestra inmediatamente que existe una base mínima de clientes para su prototipo. Asegúrese de esbozar de 2 a 5 resultados clave para cada objetivo.

3. Destilar cada resultado clave en acciones

Para avanzar, pasamos de los objetivos estratégicos de alto nivel y las acciones tácticas a centrarnos en profundidad en las tareas operativas. Es importante identificar los pasos específicos necesarios para alcanzar nuestros resultados clave. Mediante una lluvia de ideas colaborativa, podemos explorar diversos enfoques para alcanzar nuestros objetivos. En herramientas como Merlin Project, puede plasmar los resultados de su tormenta de ideas en un mind map mapa mental), que luego puede convertirse sin esfuerzo en distintos formatos. Si se inclina por las técnicas tradicionales de gestión de proyectos, puede visualizar los resultados en un diagrama de Gantt optando por la estructura de descomposición del trabajo. Asegúrese de integrar la duración prevista/trabajo de cada actividad y vincule las actividades entre sí para obtener un gráfico de cascada claro. Alternativamente, si se inclina por las metodologías ágiles, puede optar por el formato de plan de red e implantar un tablero Kanban para la visualización.

4. Crear responsabilidad

Una vez introducidas todas las tareas en su sistema de proyectos, es esencial asignar recursos a cada una de ellas. En Merlin Project, puede utilizar la vista "Recursos" para introducir y asignar recursos. Aclarar quién es responsable de qué es un paso fundamental antes de iniciar la ejecución del proyecto. Cada resultado clave debe tener asignada una persona responsable de su éxito. Esto garantiza que el responsable esté motivado para mantenerse al día de todas las tareas relacionadas con ese resultado clave y le sirve como persona de contacto para evaluar los progresos en curso.

5. Supervise los progresos

Como se ha sugerido anteriormente, fijar los ciclos de OKR (Objetivos y Resultados Clave) a un ritmo trimestral es aconsejable, ya que proporciona la flexibilidad necesaria para ajustar su estrategia en respuesta a las condiciones cambiantes. No obstante, puede haber casos en los que los periodos anuales de OKR sean más apropiados. Este es especialmente el caso cuando los objetivos se planifican a lo largo de un periodo más prolongado, y unos ciclos de revisión más cortos sólo añadirían burocracia y gastos generales innecesarios, restando tiempo disponible para la ejecución real.

En todos los casos, debe crear una rutina para comprobar el progreso actual. A menudo tiene sentido utilizar un formato semanal para una revisión rápida. Esto le permite, como director de proyecto, evaluar la rapidez con la que avanza el equipo para un determinado resultado clave, dónde se encuentran los posibles obstáculos y a quién hay que integrar para deshacerse de ellos. En Merlin Project, puede adjuntar una nota para los resultados de la reunión de check-in a la actividad correspondiente.

Si ha configurado las reuniones de control como actividades en su plan de proyecto: Simplemente haga clic con el botón derecho del ratón en la reunión de check-in, seleccione Insertar > Adjunto > Información para añadir información general. En caso de que hayan surgido problemas o riesgos durante la última semana, asegúrese de introducirlos y evaluarlos también a través de los archivos adjuntos. Esto le permite almacenar directamente toda la documentación necesaria dentro de su proyecto.

Si no ha establecido actividades designadas para las reuniones de control, puede añadir el adjunto "Evento" a otra actividad e indicar toda la información sobre la reunión en este adjunto.

Al final de su ciclo OKR, tiene sentido reflexionar sobre la ejecución. ¿Hemos conseguido el resultado clave? ¿Qué hemos aprendido durante esta fase? ¿Hacia dónde nos dirigimos a partir de ahora? Los aprendizajes también pueden almacenarse fácilmente en Merlin Project. En el anexo "Riesgo" puede introducir las lecciones aprendidas que le permitirán sacar provecho de los aprendizajes para los próximos proyectos / ciclos OKR.

Reflexiones finales sobre los OKR

Al concluir el debate sobre los Objetivos y Resultados Clave (OKR), queda claro que este marco es mucho más que una herramienta de seguimiento del rendimiento; es un enfoque holístico que puede revolucionar una organización. Al establecer un número limitado de objetivos, las empresas son capaces de canalizar sus esfuerzos hacia las áreas de mayor impacto, asegurándose de que cada gramo de energía se dirige hacia lo que es verdaderamente significativo. Los OKR alinean a los equipos bajo una visión unificada, conectando las contribuciones de cada individuo con el éxito más amplio de la empresa y estableciendo prioridades claras.

El seguimiento rutinario que exigen los OKR responsabiliza a los equipos, manteniendo una marcha firme hacia los objetivos fijados. Además, no se trata sólo de alcanzar objetivos dentro de la zona de confort; los OKR empujan activamente a los equipos a ampliar sus capacidades, a innovar y a superar sus propias expectativas de lo que es alcanzable.

Sin embargo, el camino de la implantación de los OKR no está exento de desafíos. La ambición de llegar alto puede a veces poner el listón demasiado alto, dando lugar a un patrón de bajo rendimiento que puede desmotivar en lugar de inspirar. La complejidad de cuantificar los resultados clave, especialmente para objetivos que son cualitativos, puede suponer un obstáculo importante. Además, tejer los OKR en el tejido de la cultura de una empresa exige el compromiso de todos los niveles, lo que requiere una aceptación unificada que puede ser difícil de conseguir.

A pesar de estos retos, cuando se aplican eficazmente, los OKR tienen el poder de ser una fuerza transformadora, fomentando una cultura impregnada de enfoque, alineación, compromiso, responsabilidad y logros notables. Para las organizaciones dispuestas a adoptar este marco, los OKR ofrecen una vía no sólo para trazar el progreso, sino para catalizar un crecimiento y un éxito sustanciales.

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