¿Planifica sus proyectos con Merlin Project? Por lo general, un proyecto atraviesa diversas fases desde el inicio hasta el cierre. Se empieza por la concepción y el inicio, se continúa con la definición y la planificación, y luego se lanza la ejecución, se supervisa el rendimiento y se controla el proyecto hasta su conclusión.
En un entorno de usuario único, usted como gestor de proyectos utiliza Merlin Project para ocuparse de aspectos como el alcance y los requisitos previos. Define los paquetes de trabajo necesarios, añade actividades, las asigna a los recursos disponibles, solicita el presupuesto y hace un seguimiento de los costes previstos y del calendario.
Cuando termina la planificación y comienza la ejecución, informa a su equipo, quizás semanalmente, sobre sus tareas, y actualiza el avance, a diario, para registrar el trabajo real realizado. Algunos miembros del equipo tendrán que informar, semanal o mensualmente, sobre el estado del proyecto en cuanto al avance del trabajo o al presupuesto. Para todos estos casos encontrará en Merlin Project vistas preconfiguradas que facilitan la introducción o la consulta de información sobre los datos del proyecto.
Pero, ¿qué ocurre si decide colaborar en los archivos de proyecto con su equipo? ¿Cómo podría optimizar los flujos de trabajo para que el equipo no tenga que esperar a que usted le asigne sus tareas ni tenga que comunicarle su progreso? En otras palabras: ¿cómo podrían los participantes del proyecto consultar sus tareas y actualizar su avance directamente en el proyecto? Nuestra tecnología patentada MagicSync está optimizada de múltiples formas para el trabajo en modo multiusuario.
Servidor de archivos
Algunos usuarios optarán por guardar el archivo de proyecto en un servidor de archivos corporativo y acceder a la carpeta correspondiente mediante el protocolo SMB. Un servidor de archivos puede conectarse fácilmente a dispositivos Mac o iOS, tal como explica Apple aquí y aquí.
Si los participantes del proyecto también deben informar sobre su progreso, asegúrese de que tienen permisos de lectura y escritura en la carpeta donde se encuentran los archivos de proyecto.
NOTA: Para acceder de forma remota al servidor de archivos SMB de su empresa, es necesaria una configuración especial en el cortafuegos corporativo. Para editar esos archivos necesitará una conexión activa al servidor de archivos SMB.
Con iCloud Drive
Una forma aún más sencilla es trabajar con un archivo de proyecto desde una carpeta compartida de iCloud Drive.
Para compartir carpetas en iCloud Drive en su Mac, necesita macOS Catalina 10.15.4 o posterior. Para compartir carpetas en iCloud Drive en su iPhone o iPad, necesita iOS 13.4 o iPadOS 13.4 o posterior.
El flujo de trabajo en un Mac es el siguiente:
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El archivo de proyecto se guarda en una carpeta de iCloud Drive.
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A continuación, se comparte esa carpeta a través de iCloud Drive, es decir:
- Abra el Finder y seleccione iCloud Drive en la barra lateral.
- Seleccione la carpeta que desea compartir.
- Haga clic en Compartir y elija Compartir carpeta.
- Seleccione cómo desea enviar la invitación (Correo, Mensajes, Copiar enlace...)
- Para mayor seguridad, deje la configuración de Quién puede acceder en Personas a las que invites.
- Establezca el Permiso en Puede realizar cambios.
- Haga clic en Compartir.
- Envíe su invitación a las personas con las que desea compartir la carpeta (use sus Apple IDs).
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Cuando su equipo reciba las invitaciones, hará clic en ellas y la carpeta se añadirá también a su iCloud Drive.
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Abra el archivo por primera vez desde la carpeta compartida.
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Seleccione Crear una nueva configuración de ventana.
A partir de este momento, usted y su equipo pueden colaborar en el mismo archivo de proyecto desde la carpeta compartida de iCloud Drive.
Mientras usted supervisa el progreso...
o genera informes para su responsable...
el responsable de producto de su equipo puede consultar las tareas planificadas
e informar sobre su trabajo real.
Merlin Project combina todos los cambios de todos los usuarios que están editando el archivo en ese momento, a medida que se guardan y se transmiten a su dispositivo a través de la sincronización de iCloud Drive. No es necesario cerrar el archivo para ver los valores actualizados de sus colegas ni para combinar los cambios manualmente.
Con otros servicios en la nube
Merlin Project es compatible con muchos servicios en la nube populares. Si utiliza un servicio en la nube distinto de iCloud Drive para colaborar con su equipo, es posible que también sea compatible. Para consultar la lista completa de plataformas con las que hemos probado Merlin Project en Mac o iOS, haga clic aquí.
Conclusión
Con Merlin Project puede trabajar en sus archivos de proyecto como usuario individual o colaborar en los mismos archivos en equipo. Si opta por compartir los archivos con iCloud Drive, nuestra tecnología patentada MagicSync está optimizada de múltiples formas para ofrecer una experiencia multiusuario fluida. Esto significa que dedicará menos tiempo a gestionar el software y podrá concentrarse en llevar a cabo sus tareas de gestión de proyectos.
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