Cómo planificar con éxito las fases del proyecto

Cada proyecto pasa por diferentes etapas de principio a fin. Es crucial para el éxito del proyecto definir esas fases conscientemente.

La planificación de las fases del proyecto es una de las primeras y básicas tareas de gestión de un proyecto. No importa si su proyecto es grande o pequeño, dividirlo en fases ayuda a mejorar la calidad y el control. Echemos un vistazo a las dos metodologías más comunes.

Como definición general, una fase de proyecto puede entenderse como un marco temporal específico en el que se ejecutan actividades predefinidas para alcanzar un objetivo de proyecto o de subproyecto. Cada fase tiene como objetivo crear un entregable específico que facilita la determinación del inicio y el final de una fase del proyecto.

Algunas metodologías distinguen entre fases de proyecto y fases de gestión de proyectos. Esto último se refiere a actividades de gestión de proyectos conectadas lógicamente que pueden ser ejecutadas varias veces durante una fase del proyecto. PRINCE2, por ejemplo, distingue entre fases técnicas del proyecto y fases de gestión.

Las fases del proyecto son un concepto de los métodos tradicionales de gestión, pero también pueden aplicarse a los métodos ágiles. La planificación lineal de fases individuales se combina con el enfoque iterativo de ágil.

Por qué es importante definir las fases del proyecto

Las fases del proyecto no son sólo un concepto teórico común, sino que tienen un gran valor práctico.

1. Mejora del control de los proyectos

Si un proyecto se encuentra en sus primeras etapas, la definición de las fases del proyecto puede ser una buena preparación para desarrollar un cronograma de proyecto en un diagrama de Gantt. Con el marco de las fases en mente, a menudo es más fácil crear una línea de tiempo realista.

Los proyectos se componen de muchas tareas pequeñas y grandes y de paquetes de trabajo. Es casi imposible comprender todo el trabajo necesario a la vez. Dividir un proyecto en fases, reduce la complejidad. El proyecto sigue siendo el mismo, pero ahora puede centrarse en el trabajo de una fase a la vez.

No sólo los directores de proyecto valoran este enfoque modular, sino que también simplifica en gran medida el trabajo de los socios y las partes interesadas que pueden planificar mejor sus trabajos.

2. Revisión del éxito

Cada fase del proyecto suele terminar con un hito. En esta fecha específica, el equipo revisa si se ha alcanzado el objetivo de la fase y evalúa el progreso general.

A menudo, los hitos son también las fechas en las que el cliente o el comité directivo examina el estado del proyecto. Esto proporciona una motivación adicional para que el equipo del proyecto complete los resultados en estos plazos.

Además, los hitos sirven como punto de referencia para evaluar la calidad de los resultados hasta ahora y para hacer correcciones si es necesario. Al hacer revisiones regulares, usted reconoce los problemas temprano en lugar de al final del proyecto, lo que reduce la cantidad de daños potenciales.

3. Soporte de comunicación

También es importante que todo el equipo tenga una visión general del estado del proyecto en todo momento. Una representación gráfica de las fases del proyecto es muy adecuada para que todos los participantes sepan cómo situar su propio trabajo en el contexto del proyecto. Una visualización del progreso del proyecto puede ser llevada a la pared como apoyo de orientación y comunicación durante las reuniones.

Poder ver el progreso del proyecto visualmente en cualquier momento no sólo facilita la comunicación clara y eficiente, sino que también es una motivación efectiva para todo el equipo del proyecto.

Los dos modelos más comunes para definir las fases del proyecto

Hay varias maneras de dividir un proyecto en fases. El número de fases que elija para definir depende del método de gestión de proyectos que siga. Los modelos más comunes para las fases del proyecto son el modelo de cuatro fases y el modelo de cinco fases.

Modelo de 4 fases

El modelo de 4 fases divide un proyecto en las siguientes fases:

1. Definición del proyecto
2. Planificación de proyectos
3. Ejecución y Control de Proyectos
4. Cierre del proyecto

Puede que encuentres diferentes términos para las fases específicas, pero el concepto general sigue siendo el mismo. Echemos un vistazo más de cerca a cada fase.

Definición del proyecto: En la primera fase, usted define el objetivo y el alcance de su proyecto, a la vez que aclara sus debilidades y oportunidades. Divida las metas en paquetes de trabajo. Realizar un estudio de factibilidad e investigación de mercado. Si ha reunido toda la información, también lleve a cabo una auditoría de desempeño para evaluar los costos, el alcance del proyecto y el cronograma. Construye la base de su decisión si el proyecto es viable y debe ser llevado a cabo.

Planificación de proyectos: La segunda fase consiste en crear un plan de hitos y un plan de la estructura del proyecto. Usted asigna y programa cada tarea y establece hitos que indican cuándo debe completarse un entregable o cuándo debe alcanzarse un subobjetivo. También desea establecer una gestión de calidad y de riesgos, así como flujos de trabajo, definir presupuestos e informar a todos los miembros del equipo sobre el proyecto en general y su función específica.

Ejecución y Control de Proyectos: Ahora, es el momento de ejecutar las tareas y los paquetes de trabajo definidos. El control juega un papel importante en esta fase, ya que se asegura de que se reconozcan a tiempo los desarrollos no deseados y de que se implementen contramedidas si es necesario. La comunicación entre los miembros del equipo es crítica para alcanzar la meta del proyecto a tiempo y entregar la calidad deseada.

Cierre del proyecto: En la cuarta y última fase del proyecto, se completan las tareas abiertas, se reconocen los resultados y se trabaja sobre las lecciones aprendidas. Esas lecciones pueden ser reunidas en una reunión final del proyecto y deben ser condensadas en un documento que sirva a todos los gerentes de proyecto como una fuente para la planificación futura.

Modelo de 5 fases

Si se estructura un proyecto basado en procesos de gestión de proyectos, se terminan con cinco fases. A veces se hace referencia a ellos como grupos de proyecto porque no necesariamente se completan uno tras otro, sino que en parte tienen que repetirse para lograr el resultado deseado o terminar un sub-proyecto.

Algunas de las asociaciones de gestión de proyectos más establecidas abogan por esta metodología. El Project Management Institute (Instituto de Gestión de Proyectos), por ejemplo, recomienda el modelo de las cinco fases en su PMBoK Guide (Guía del PMBoK):

1. Concepción e Iniciación
2. Definición y planificación
3. Lanzamiento o Ejecución
4. Rendimiento y control
5. Proyecto Cerrar

La principal diferencia con el modelo de cuatro fases es que al control se le concede su propia fase, mientras que en el modelo de cuatro fases es parte de la ejecución.

Conclusión

La división de un proyecto en diferentes fases es una técnica simple pero efectiva para obtener claridad sobre la viabilidad de un proyecto y los siguientes pasos. Las fases del proyecto ayudan a reducir la complejidad y a centrarse en lo que es realmente importante, a la vez que mejoran la motivación y la productividad.

Existen varios modelos de estructuración de un proyecto en fases de proyecto, pero todas las metodologías coinciden en una cosa: el uso de las fases del proyecto como herramienta de planificación es esencial para lograr el éxito del proyecto.