Cómo dominar su semana laboral: software de gestión de proyectos para particulares

Tanto si trabaja en equipo como de forma individual, se enfrenta a retos que dificultan su flujo de trabajo. En los artículos de nuestro blog Los mayores retos de un empresario en solitario y 10 desafíos comunes en la gestión de proyectos ya hemos tratado este tema y también hemos comentado posibles soluciones.

Sin embargo, nos gustaría arrojar algo más de luz sobre un punto, a saber, cómo un software de gestión de proyectos como Merlin Project puede ayudarle a dominar su semana de trabajo como empresario en solitario.

Centrarse en los KPI adecuados

La abreviatura KPI significa Key Performance Indicator. Se trata de indicadores clave de rendimiento que pueden utilizarse para medir el éxito de una actividad empresarial o el grado de consecución de un objetivo específico.

Utilice los KPI para evaluar sus esfuerzos durante las últimas semanas y comparar los progresos. Esto le ayudará a acotar su enfoque y a decidir mejor qué estrategias perfeccionar o abandonar.

Para obtener un resultado favorable, debe tener en cuenta los siguientes KPI:

• Tasa de finalización de los proyectos
  ¿Cumplió el plazo?
  ¿Con qué frecuencia ha solucionado un problema?
  ¿Cuánto tiempo se dedica a cada tarea?

• Satisfacción de los clientes
  Tanto si está en el mercado de empresa a empresa (B2B) como en el de empresa a consumidor (B2C), debe utilizar las encuestas para identificar oportunidades de crecimiento. El retorno sobre la inversión, abreviado RSI (o ROI, por las siglas en inglés de return on investment), es una métrica importante para medir el rendimiento de su actividad empresarial, teniendo en cuenta el éxito en relación con el capital empleado. Le ayuda a convertir sus esfuerzos en ganancias financieras cuantificables.

Utilizar objetivos S.M.A.R.T.

Los objetivos S.M.A.R.T. están diseñados para proporcionar estructura y orientación. Utilice objetivos SMART y alinéelos con sus KPI para desarrollar metas y lograr resultados clave.

De este modo, conseguirá menos procrastinaciones, evitará las distracciones y le resultará más fácil identificar los pasos accionables que le impulsarán a conseguir una agenda mayor.

Evitar los fallos de comunicación

La comunicación es lo más importante en el mundo de los negocios. Sin embargo, los fallos de comunicación son un problema perenne para muchos; especialmente cuando la transferencia de conocimientos y experiencia es esencial.

La mayoría de nosotros utilizamos varias apps para almacenar datos (iCloud, Dropbox, GoogleDrive, OneDrive u otras), comunicarnos mediante texto y vídeo (Mensajes, Skype, Slack, Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts y otras) e incluso escribir correos electrónicos habituales. Es fácil perder la pista de dónde se puede encontrar la información y perder la pista de lo que está pasando.

Por lo tanto, tiene más sentido reunir toda la información, los archivos, los comentarios, es decir, toda la comunicación en un lugar central. De este modo, no se pierde ninguna notificación y se mantiene el control de todo. También crea un entorno de comunicación organizado, responsable y transparente con sus equipos, socios y clientes.

Registre los posibles riesgos y cree un plan de contingencia

El negocio y el riesgo van de la mano. Tómese el tiempo necesario para identificar y evaluar los riesgos de su proyecto. Así podrá analizar la probabilidad y la magnitud (baja, media o alta) de un riesgo y medir el impacto en todas las operaciones.

Una vez que haya identificado un riesgo, trabaje en una solución o un plan de contingencia en caso de que se produzca.

En un plan de proyecto de Merlin Project, puede anotar una posible solución para cada riesgo identificado con el fin de evitar el posible fracaso del proyecto.

Estructure sus tareas visualmente

La información visual se procesa mucho más rápido y se memoriza mejor que el texto plano. Transformar manualmente los datos en información significativa es una tarea tediosa. Esto es especialmente cierto si necesita informes rápidos y fiables para controlar los cambios inesperados.

Utilice un tablero Kanban como sistema de flujo de trabajo personal (Personal Kanban) para sus numerosas tareas pendientes. De este modo, podrá planificar, supervisar y controlar mejor el flujo de trabajo. El Kanban personal sigue dos reglas simples:

1. Veo mi trabajo
Al visualizar su trabajo con la ayuda de un tablero Kanban, es más fácil entenderlo en su contexto y mantener el control. Puede visualizar mejor los cuellos de botella y los factores inesperados, en lugar de centrarse únicamente en los elementos obvios de su trabajo, como el tiempo, el esfuerzo y los recursos.

2. Sólo trabajo en dos tareas a la vez
Limite el número de sus tareas en curso (work in progress). De este modo, podrá centrar su atención en las tareas que son importantes en ese momento. No pongas el límite de tareas a trabajar demasiado alto, pues de lo contrario puedes perder la concentración y ser menos productivo.

Nuestro artículo del blog Kanban in personal project management (Kanban en la gestión de proyectos personales) ofrece más información sobre cómo organizar su flujo de trabajo con Kanban personal.

Software de gestión de proyectos como compañero de equipo

Como individuo, puede ser difícil organizar y hacer un seguimiento de su flujo de trabajo individual. Con un software de gestión de proyectos como Merlin Project, centraliza todas las tareas y la información en un solo lugar, para que siempre tenga acceso y no pierda de vista lo que es importante y cuándo.