Comment maîtriser sa semaine de travail : logiciel de gestion de projet pour les particuliers
Que vous travailliez en équipe ou à titre individuel, vous êtes confronté à des difficultés qui entravent votre travail. Dans nos articles de blog Les plus grands défis en tant que solopreneur et 10 défis communs dans la gestion de projet , nous avons déjà abordé cette question et discuté des solutions possibles.
Cependant, nous souhaitons apporter un éclairage supplémentaire sur un point, à savoir comment un logiciel de gestion de projet tel que Merlin Project peut vous aider à maîtriser votre semaine de travail en tant que solopreneur.
Se concentrer sur les bons indicateurs clés de performance
L'abréviation KPI signifie Key Performance Indicator. Il s'agit des indicateurs clés de performance qui peuvent être utilisés pour mesurer le succès d'une activité commerciale ou le degré de réalisation d'un objectif spécifique.
Utilisez les indicateurs clés de performance pour évaluer vos efforts au cours des dernières semaines et comparer vos progrès. Vous pourrez ainsi mieux cibler vos efforts et décider des stratégies à affiner ou à abandonner.
Pour obtenir un résultat favorable, vous devez tenir compte des indicateurs clés de performance suivants :
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Taux de réalisation des projets
Avez-vous respecté le délai ?
Combien de fois avez-vous réglé un problème ?
Combien de temps est consacré à chaque tâche ? -
Satisfaction du client
Que vous soyez sur le marché du commerce interentreprises (B2B) ou du commerce de détail (B2C), vous devez utiliser les enquêtes pour identifier les opportunités de croissance. Le retour sur investissement, en abrégé RSI (ou encore ROI pour la terme anglais return on investment), est une métrique importante pour mesurer le rendement de votre activité entrepreneuriale, en tenant compte du succès par rapport au capital employé. Il vous aide à transformer vos efforts en gains financiers mesurables.
Utiliser les objectifs S.M.A.R.T.
Les objectifs S.M.A.R.T. sont conçus pour fournir une structure et une orientation. Utilisez des objectifs SMART et alignez-les sur vos indicateurs clés de performance (ICP) pour élaborer des buts et atteindre des résultats clés.
De cette façon, vous ferez moins de procrastinations, vous éviterez les distractions et il sera plus facile d'identifier les étapes réalisables qui vous permettront de réaliser un programme plus important.
Éviter les défaillances de la communication
La communication est l'alpha et l'oméga dans le monde des affaires. Cependant, les défaillances de la communication sont un problème permanent pour beaucoup, surtout lorsque le transfert de connaissances et d'expertise est essentiel.
La plupart d'entre nous utilisent diverses applications et services pour stocker des données (iCloud, Dropbox, GoogleDrive, OneDrive ou autres), communiquer par texte et vidéo (Messages, Skype, Slack, Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts et autres) et même rédiger des courriels ordinaires. Il est facile de ne plus savoir où trouver les informations et de ne plus savoir ce qui se passe.
Il est donc plus judicieux de rassembler toutes les informations, les fichiers, les commentaires, c'est-à-dire l'ensemble de la communication en un lieu central. De cette façon, aucune notification n'est perdue et vous gardez la trace de tout. Elle crée également un environnement propice à une communication organisée, responsable et transparente avec vos équipes, vos partenaires et vos clients.
Dans Merlin Project, vous pouvez non seulement joindre des fichiers à votre plan de projet, mais aussi commenter votre projet, chaque tâche, chaque ressource et chaque pièce jointe. Les informations sont donc là où vous en avez besoin, dans le plan de projet.
Identifier les risques potentiels et créer un plan d'urgence.
Les affaires et le risque vont de pair. Prenez le temps d'identifier et d'évaluer les risques de votre projet. Vous pouvez alors analyser la probabilité et l'ampleur (faible, moyenne ou élevée) d'un risque et mesurer l'impact sur toutes les opérations.
Une fois que vous avez identifié un risque, élaborez une solution ou un (link: support/faq/pmknowledge/contingency-plan text: plan d'urgence pour le cas où il se produirait.
Dans un plan de projet Merlin Project, vous pouvez noter une solution possible pour chaque risque identifié afin d'éviter un éventuel échec du projet.
Structurez vos tâches de manière visuelle
Vous traitez les informations visuelles beaucoup plus rapidement et les mémorisez mieux qu'un simple texte. La transformation manuelle des données en informations significatives est une tâche fastidieuse. Cela est particulièrement vrai si vous avez besoin de rapports rapides et fiables pour suivre des changements inattendus.
Utilisez un tableau Kanban comme système de flux de travail personnel (Personal Kanban) pour vos nombreuses tâches à accomplir. De cette façon, vous pouvez mieux planifier, surveiller et contrôler le flux de travail. Le Kanban personnel suit deux règles simples :
1. Je vois mon travail
En visualisant votre travail à l'aide d'un tableau Kanban, il est plus facile de le comprendre dans son contexte et de garder le contrôle. Vous pouvez mieux visualiser les goulets d'étranglement et les facteurs inattendus, plutôt que de vous concentrer sur les éléments évidents de votre travail tels que le temps, l'effort et les ressources.
2. Je ne travaille que sur deux tâches à la fois
Limitez le nombre de vos tâches en cours (work in progress). De cette façon, vous pouvez concentrer votre attention sur les tâches qui sont importantes à ce moment-là. Ne fixez pas la limite des tâches à accomplir trop haut, sinon vous risquez de vous déconcentrer et d'être moins productif.
Notre article de blog Kanban in personal project management (Kanban dans la gestion de projet personnel) fournit plus d'informations sur la façon d'organiser votre flux de travail avec Personal Kanban.
Un logiciel de gestion de projet comme coéquipier
En tant qu'individu, il peut être difficile d'organiser et de suivre son propre flux de travail. Avec un logiciel de gestion de projet comme Merlin Project, vous centralisez toutes les tâches et les informations en un seul endroit, de sorte que vous y avez toujours accès et ne perdez pas le fil de ce qui est important et quand.