Los 15 errores más comunes en la gestión de proyectos
Hace algún tiempo ya te presentamos las habilidades de gestión de proyectos que necesitas para destacar entre la multitud y gestionar tus proyectos de forma eficiente.
Pero también se pueden cometer innumerables errores por los que un proyecto fracasa. Hemos recopilado para usted los 15 problemas más comunes. También le damos consejos sobre cómo solucionarlos o evitarlos en primer lugar.
1. Carga de trabajo poco clara
Muchos proyectos fracasan porque la carga de trabajo no estaba claramente definida. Si la vaguedad se cuela aquí, todo el proyecto se resiente. En el peor de los casos, sigue sin estar claro cuándo se completará. Al principio, hay que definir un objetivo claro del proyecto que hay que alcanzar.
2. Expectativas no definidas
Todos los participantes en el proyecto deben saber desde el principio cuáles son los requisitos de un proyecto y qué expectativas deben cumplirse; de lo contrario, se corre el riesgo de un fiasco. Por lo tanto, documente de antemano para todos los miembros del equipo lo que se está haciendo y cómo saber cuándo se ha completado el proyecto.
3. Falta de apoyo de la dirección
Hay que conseguir a toda costa el apoyo de la alta dirección, pues de lo contrario las posibilidades de éxito se reducen considerablemente. Por tanto, para que el proyecto tenga éxito es esencial una actualización periódica mutua para estar en sintonía con la alta dirección.
4. Metodología no adaptada
En la gestión de proyectos, es habitual trabajar con tareas clave y entregables estandarizados. Sin embargo, estos enfoques estándar suelen estar orientados a proyectos de cierta envergadura. Es posible que ya no encajen al aventurarse en proyectos más grandes que en el pasado.
5. Empleados sobrecargados
Los proyectos también pueden fracasar porque los empleados están sobrecargados de trabajo. Esto puede evitarse si se tiene una idea clara de los puntos fuertes de los miembros del equipo de antemano y se garantiza una distribución sensata de las tareas.
6. Conocimiento de dominio indiviso
Los proyectos viven del hecho de que la información no se monopoliza, sino que se comparte con los demás. Esto no suele ocurrir cuando los resultados deben entregarse después de un largo tiempo de puesta en marcha. Dividir los proyectos en fases cortas al final de las cuales debe haber resultados, los llamados hitos, con los que todo el equipo puede seguir trabajando.
7. Toma de decisiones poco clara
En el transcurso de un proyecto, los cambios en la hoja de ruta original suelen ser inevitables. Sin embargo, en la gestión del cambio debe quedar claramente documentado quién ha cambiado qué y cuándo, y cuál es la nueva dirección de la marcha.
8. Peligro de que se nos vaya de las manos
Las solicitudes de cambio, es decir, las peticiones de modificación, son habituales en la vida de los proyectos. Por desgracia, suelen tener el desagradable efecto secundario de alargar cada vez más los plazos y los presupuestos. A la larga, esto puede conducir a la desmotivación y la frustración de todas las partes. Para poner freno a esta evolución, tiene sentido tener objetivos claros, un seguimiento diario y un proceso definido para los cambios deseados.
9. No saber decir "no"
Por el bien de la empresa y el buen desarrollo del proyecto, a veces es necesario rechazar peticiones. Por eso es bueno saber decir "No". Lo mejor en estos casos es proponer una solución alternativa constructiva
10. Falta de cohesión
El trabajo por proyectos es un trabajo en equipo. Sin embargo, debido a los celos, en algunos equipos de proyecto se pierde la concentración en el objetivo real. En cambio, los pequeños grupos se acusan mutuamente de ser responsables de los problemas y del mal rendimiento. Para evitarlo, es necesario el liderazgo del director del proyecto. Y el director del proyecto debe saber cómo involucrar a su equipo en el proceso de toma de decisiones. Sin comunicación, el desastre es inevitable.
11. Olvidar el trabajo cotidiano
Los gestores de proyectos no deben olvidarse de realizar sus tareas cotidianas. Los responsables que no comunican las fechas de las reuniones, olvidan los informes de situación y dejan los correos electrónicos sin contestar se arriesgan a sufrir retrasos innecesarios.
12. Reuniones demasiado frecuentes
Las reuniones para debatir el statu quo pueden resultar molestas, sobre todo si tienen lugar con demasiada frecuencia o duran demasiado. A menudo, la información importante puede distribuirse mejor y más eficazmente a los miembros del equipo a través de las herramientas de colaboración. Limite la reunión a la toma de decisiones, a menudo basta con reunirse una vez a la semana para distribuir las nuevas tareas y definir las prioridades.
13. Lo suficientemente bueno no siempre es bueno
El descuido en el control de calidad puede convertirse en un problema. Siempre es más barato evitar los errores en lugar de tener que invertir dinero y tiempo en erradicar sus consecuencias negativas. Los que prestan atención a las normas de calidad evitan las repeticiones posteriores y el riesgo de una mala reputación.
14. No aprender de los errores
Tras la finalización de un proyecto, es muy importante analizar cómo ha ido. Lo que ha ido bien, lo que hay que mejorar. Estas lecciones aprendidas ayudan a evitar errores en el futuro.
15. Falta de software
Las hojas de cálculo de Excel obligan a los gestores de proyectos a realizar correcciones manuales y a menudo provocan problemas con las actualizaciones de estado. En este sentido, es liberador trabajar con un software de gestión de proyectos como Merlin Project, que garantiza las actualizaciones automáticas y le libera de los tediosos informes manuales.
