El método Kanban se basa en 6 principios fundamentales y 9 valores. David J. Anderson y Kanban University dividen los principios en 3 principios de gestión del cambio y 3 principios de prestación de servicios; los 9 valores se remontan a Mike Burrows. Este artículo explica ambos, además de las 3 agendas de Kanban. La parte II trata las 6 prácticas fundamentales.
Kanban es un método con el que usted hace visible el trabajo del conocimiento, gestiona el flujo de trabajo y mejora su organización paso a paso. Nuestra guía del tablero Kanban muestra cómo montar un tablero. Este artículo explica la base que hay detrás: los principios y los valores. Se apoya en "Essential Kanban Condensed" de David J. Anderson y Andy Carmichael (2016), la Kanban Guide oficial de Kanban University y "Kanban from the Inside" de Mike Burrows.
¿Cuáles son los 6 principios Kanban?
Los 6 principios Kanban son las reglas básicas con las que el método Kanban da forma al cambio y a la prestación de servicios:
- Empieza con lo que haces ahora.
- Acuerda perseguir la mejora mediante el cambio evolutivo.
- Fomenta actos de liderazgo en todos los niveles.
- Comprende y céntrate en las necesidades y expectativas de los clientes.
- Gestiona el trabajo; deja que las personas se autoorganicen en torno a él.
- Revisa periódicamente la red de servicios y sus reglas para mejorar los resultados.
Los principios 1 a 3 son los principios de gestión del cambio; los principios 4 a 6, los principios de prestación de servicios. Así los enumera la Kanban Guide de Kanban University. Ediciones anteriores formulan el sexto principio como "Desarrolla las reglas para mejorar los resultados para los clientes y la organización".
Los 3 principios de gestión del cambio
Las personas reciben el cambio con escepticismo, porque hace el futuro más incierto. Una organización es una red de personas vinculadas psicológica y socialmente entre sí, que se resisten a muchos cambios. Los tres principios de gestión del cambio se toman en serio esta actitud.
1. Empieza con lo que haces ahora. Comprenda sus procesos actuales tal como su equipo los practica de verdad. Respete los roles, responsabilidades y cargos existentes. Quien valora las prácticas actuales y a los profesionales reduce la resistencia al cambio. Los procesos actuales tienen debilidades, pero han demostrado su valor en el día a día; de lo contrario, ya no existirían.
2. Acuerda perseguir la mejora mediante el cambio evolutivo. El cambio crece desde dentro de la propia organización. No adopte soluciones de otras empresas que surgieron en otro contexto. Mida en su lugar su rendimiento actual y evalúe cada cambio frente a estos valores de referencia.
3. Fomenta actos de liderazgo en todos los niveles. La mejora necesita personas que asuman responsabilidad, desde el empleado individual hasta la dirección. Kanban no separa liderazgo y gestión: cualquier persona que detecta un problema en el tablero y lo plantea está liderando.
Los 3 principios de prestación de servicios
Toda organización grande es una red de servicios interdependientes. Los tres principios de prestación de servicios orientan esta red hacia los clientes.
4. Comprende y céntrate en las necesidades y expectativas de los clientes. Averigüe con qué criterios juzgan sus clientes un servicio. Diseñe su sistema Kanban para que cumpla exactamente esos criterios. Los clientes insatisfechos le muestran dónde tiene que mejorar su servicio.
5. Gestiona el trabajo; deja que las personas se autoorganicen en torno a él. La gestión tradicional de servicios se fija en las personas y en las horas de trabajo. Kanban se fija en el propio trabajo: ¿cuántas tareas están abiertas al mismo tiempo y cómo se mueven por la organización? Un tablero Kanban hace visible este trabajo inacabado. El equipo decide quién extrae qué tarjeta.
6. Revisa periódicamente la red de servicios y sus reglas. Un proceso es un conjunto de reglas que determinan cómo trata usted el trabajo. Haga explícitas estas reglas y hágalas comprensibles para todos. Dos reglas forman parte desde el primer día: Cuando surge un problema, lo resolvemos. y Cuando una regla deja de tener sentido, cambiamos la regla. Quien deja de cambiar las reglas, deja de mejorar. Además, los debates sobre reglas son más objetivos que los debates sobre culpas.
¿Hay 4 o 6 principios Kanban?
Kanban University cuenta hoy 6 principios Kanban. La literatura anterior nombra 4 principios básicos, por ejemplo Mike Burrows en "Kanban from the Inside" (2014): los tres principios de gestión del cambio y, además, "Respeta los procesos, roles, responsabilidades y cargos actuales". Esta idea forma parte hoy del primer principio. Los tres principios de prestación de servicios se añadieron más tarde. David J. Anderson lo explica en su artículo Kanban’s Service Delivery Principles: la prestación de servicios forma parte del núcleo de Kanban desde 2004, pero la literatura solo la destaca desde hace pocos años. Quien habla de "3 principios Kanban" suele referirse solo a los tres principios de gestión del cambio.
¿Cuáles son los 9 valores de Kanban?
Los 9 valores de Kanban describen por qué existen los principios y las prácticas del método. Mike Burrows los identificó en "Kanban from the Inside" (2014); Anderson y Carmichael los adoptaron en 2016. El respeto es la base sobre la que se apoyan los otros ocho valores:
Transparencia
El intercambio abierto de información y un vocabulario claro e inequívoco crean transparencia en todos los ámbitos.
Equilibrio
Un equipo rinde bien cuando equilibra los requisitos, puntos de vista y capacidades de todas las personas implicadas.
Colaboración
Kanban mejora la forma en que las personas trabajan juntas. Por eso la colaboración es uno de sus puntos clave.
Enfoque en el cliente
Los clientes y el valor que reciben son el centro natural de interés de todas las personas implicadas.
Flujo
El trabajo es un flujo de valor continuo u ocasional. Quien aplica Kanban reconoce primero este flujo y después lo mantiene.
Liderazgo
El liderazgo es necesario en todos los niveles para crear valor y alcanzar un estado mejor.
Comprensión
Comprensión significa ante todo autoconocimiento, tanto de cada persona como de la organización en su conjunto. La mejora necesita cambio, y el cambio necesita comprensión: usted debe conocer su trabajo y sus procesos antes de mejorarlos.
Acuerdo
Todas las personas implicadas se comprometen a perseguir objetivos comunes. Las opiniones distintas siguen siendo bienvenidas; el compromiso común con la mejora acerca las posturas.
Respeto
El respeto hacia las personas, en forma de valoración, comprensión y consideración, es la base de todos los demás valores.
Usted aplica Kanban en el espíritu del método cuando adopta estos nueve valores. Los valores explican también por qué Kanban no es una simple herramienta de productividad: es un método de gestión construido en torno a un sistema de valores.
¿Qué 3 agendas persigue Kanban?
Kanban persigue 3 agendas de cambio en las organizaciones: sostenibilidad, orientación al servicio y supervivencia.
La agenda de sostenibilidad (Sustainability Agenda) busca un ritmo de trabajo sostenible. Equilibra la demanda con la capacidad disponible. Cuando la demanda supera la capacidad, el equipo se sobrecarga. Haga visible la carga de trabajo y ajústela a la capacidad; así el equipo completa su trabajo a un ritmo regular sin agotarse.
La agenda de orientación al servicio (Service Orientation Agenda) dirige la mirada hacia fuera, hacia los clientes. Exige servicios que respondan al propósito de la empresa y que cumplan o superen las necesidades y expectativas de los clientes.
La agenda de supervivencia (Survivability Agenda) mantiene a la empresa competitiva y adaptable. Las tecnologías y los procesos que hoy bastan tendrán que adaptarse mañana a nuevas condiciones. El enfoque evolutivo de Kanban encaja con esta agenda, porque introduce el cambio en pasos pequeños y medibles.
¿Qué relación hay entre los principios Kanban y las prácticas fundamentales?
Los principios describen cómo aborda usted el cambio; las prácticas describen lo que hace cada día. Kanban tiene 6 prácticas fundamentales: visualizar, limitar el trabajo en curso (WIP), gestionar el flujo, hacer explícitas las reglas del proceso, implementar ciclos de retroalimentación y mejorar colaborativamente, evolucionar de forma experimental. La parte II de esta serie explica cada una: Las 6 prácticas fundamentales de Kanban explicadas. La práctica "limitar el WIP", por ejemplo, pone en acción el quinto principio: usted gestiona la cantidad de trabajo, no a las personas.
¿Cómo aplica los principios Kanban en Merlin Project?
El tablero Kanban de Merlin Project traduce el principio "gestiona el trabajo" en límites WIP. Para cada valor de estado puede definir un Número mínimo y un Número máximo de tarjetas. Si una columna contiene más tarjetas de las permitidas, Merlin Project indica un conflicto fuerte; si contiene demasiado pocas, uno débil. Cada valor de estado tiene además asignado un porcentaje de progreso: si arrastra una tarjeta a otra columna, la actividad adopta ese valor y el diagrama de Gantt muestra el nuevo progreso al instante.
Merlin Project apoya el principio "empieza con lo que haces ahora" con plantillas para el campo de estado, como Kanban sencillo, Desarrollo de software o Editor, o con valores de estado propios para su flujo de trabajo actual. Los tableros grandes los estructura con swimlanes. El artículo Kanban con prioridad muestra cómo ordenar además las tarjetas por prioridad.
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