Inicio rápido de Kanban: Entendiendo la metodología Kanban

Kanban es como Scrum un método ágil para gestionar proyectos de forma más eficaz. ¿Cuáles son las ventajas de Kanban? ¿Cuándo elegir una metodología ágil sobre la otra? ¿Y cómo encontrar la mejor herramienta Kanban para su proyecto? Este artículo le dará una visión general de los conceptos básicos de Kanban.

Kanban fue desarrollado originalmente como un método para la producción ajustada en Toyota. Hoy en día, sus principios se utilizan ampliamente en la gestión de proyectos en todos los sectores. Kanban crea un flujo de trabajo más estable, una mayor transparencia y una entrega más rápida.

Tabla de contenidos:

• Historia de la gestión de proyectos Kanban
• Definición de kanban y principios kanban
• Kanban vs. Scrum
• Ventajas y desventajas
• Kanban Software
• Conclusion

Historia de la gestión de proyectos Kanban

Cuando Taiichi Ohno, ingeniero industrial de Toyota, buscó formas de mejorar la eficiencia de la fabricación, reducir los cuellos de botella y mantener altos estándares de calidad. Se inspiró en las técnicas de almacenamiento en las estanterías de los supermercados y aplicó su lógica al taller de maquinaria de la planta de Toyota. El sistema Kanban utiliza un principio push. Sólo cuando un producto está a punto de consumirse, una señal indica que se debe producir o entregar un nuevo envío. De esta manera, Kanban asegura un flujo de trabajo constante a través de todos los pasos del proceso de producción.

David Anderson adaptó los principios de Kanban para el software development en 2007. En los años siguientes, la metodología se extendió por todas las industrias y es hoy en día uno de los métodos de gestión ágil más populares para los proyectos de todas las industrias.

El sistema Kanban, aunque desarrollado para la producción en masa, puede aplicarse a todos los procesos de gestión de proyectos, ya que se puede entender el proceso de proyecto como una tubería con las solicitudes de los clientes que entran a un lado de la tubería y los resultados que surgen en el otro extremo.

Definición de kanban y principios kanban

Kanban, literalmente cartel en japonés, es una metodología de gestión muy visual. Mientras Kanban visualiza el flujo de materiales en la fabricación en masa, visualiza el flujo de tareas en la gestión de proyectos. Cada tarea se escribe en una tarjeta de colores o una nota adhesiva separada y se mueve de izquierda a derecha a lo largo de una tabla Kanban con diferentes columnas que representan los diferentes pasos del proceso de trabajo.

En un sistema Kanban tradicional, una tabla Kanban conoce tres columnas:

Para hacer (To Do): La columna de la izquierda es para tareas que todavía no están asignadas y en las que no se ha trabajado.
En progreso/hacer (In Progress/Doing): Tan pronto como un miembro del equipo comienza a trabajar en una tarea, su tarjeta se mueve a la columna central.
Hecho (Done): Cuando se completa una tarea, finalmente se mueve a la columna de la derecha.

Kanban es un enfoque muy flexible. Puede adaptar el número y el significado de las columnas según sus necesidades. En algunos casos cuatro o cinco columnas pueden ser más adaptadas para representar las etapas del proceso de desarrollo, en otros casos se necesitan títulos más diferenciados.

Las tablas Kanban pueden ser físicas o digitales. También es posible el uso combinado de tarjetas analógicas y herramientas digitales.

A diferencia de Scrum, Kanban conoce pocas reglas. Para asegurarse de que se aprovecha al máximo el método, David Anderson describió cuatro principios y seis prácticas generales que los equipos deben tener en cuenta al trabajar con Kanban.

4 Principios Kanban

1. Empieza con lo que sabes.
2. Acordar perseguir un cambio evolutivo e incremental.
3. Respetar el proceso actual, los roles, las responsabilidades y los títulos.
4. Fomentar los actos de liderazgo en todos los niveles de su organización.

6 Prácticas Kanban

1. Visualizar el flujo de trabajo: Nuestro cerebro es mucho mejor para procesar información visual que invisible. Si consigues que el trabajo, los flujos de trabajo y los riesgos empresariales sean visibles, podrás gestionarlos mejor y hacerlo de forma colaborativa y consensuada. Esa es la idea de Kanban en pocas palabras. Por lo tanto, aprenda a definir y capturar las solicitudes de trabajo. Visualice cada solicitud con una tarjeta en una tabla Kanban.
2. Limitar el trabajo en curso: Limite el número de tarjetas o notas adhesivas en la tabla Kanban y en cada columna para asegurarse de que el equipo se centre en los resultados y no se pierda trabajando en demasiadas tareas a la vez.
3. Manejar Flujo: El flujo de elementos de trabajo a través de cada estado en el flujo de trabajo debe ser monitoreado y reportado. Controlar la velocidad del movimiento y la suavidad. Un flujo rápido y suave es ideal.
4. Hacer explícitas las políticas: Hasta que todos los involucrados entiendan el proceso de trabajo, es difícil discutir los problemas a un nivel constructivo. Asegúrese de explicar las definiciones (es decir, ¿cuándo se considera que se ha realizado una tarea?) y las reglas. Esto permitirá a los miembros del equipo mejorar la calidad del trabajo y hacer sugerencias para la mejora de los procesos.
5. Implementar ciclos de retroalimentación: Los circuitos regulares de retroalimentación son una parte importante del sistema de kanban para comparar los resultados esperados con los resultados reales y realizar ajustes. Cuando se implementa a nivel de prestación de servicios, Kanban utiliza cuatro prácticas de retroalimentación: la reunión de pie, la revisión de la prestación de servicios, la revisión de operaciones y la revisión de riesgos.
6. Mejorar Colaborativamente, Evolucionar Experimentalmente (Kaizen): David Anderson anima a las empresas a utilizar modelos para generar una comprensión común del trabajo, el flujo de trabajo y los procesos. Además, los modelos permiten predecir el efecto del cambio o de la intervención. La observación empírica (resultado) puede entonces evaluarse con la ayuda de la predicción del modelo. Este enfoque científico puede mejorar el aprendizaje y crear una cultura de aprendizaje en las empresas.

Para obtener información más detallada, lea el artículo de David Anderson sobre los principios Kanban.

Ventajas y desventajas

Como todos y cada uno de los métodos, Kanban tiene sus propias fortalezas y debilidades. No es per se la mejor opción. Por lo tanto, usted desea considerar con mucho cuidado y de antemano si Kanban es el adecuado para su proyecto y su entorno de trabajo.

Ventajas

• El Kanban reduce el esfuerzo de gestión y aumenta la velocidad de trabajo.

• Puede combinar Kanban con métodos tradicionales u otros métodos ágiles.

• Como método ágil, los equipos se benefician de sprints cortos que permiten descubrir los errores desde el principio.

• Kanban aumenta la motivación a medida que los equipos trabajan de forma más independiente y los miembros del equipo tienen más autonomía para realizar las tareas que se les encomiendan.

Desventajas

• Para obtener los mejores resultados, los miembros del equipo tienen calificaciones que se superponen. Si un miembro del equipo tiene una carga de trabajo demasiado pesada y crea un cuello de botella, otros pueden intervenir para ayudar a completar las tareas y hacer que el flujo de trabajo se mueva de nuevo.

• El kanban sólo funciona si los paquetes de trabajo pueden separarse muy claramente entre sí y dividirse en pasos de trabajo individuales.

• Los proyectos con un plazo fijo se gestionan mejor con métodos como Scrum o TPM, que se centran más en la gestión del tiempo.

¿Cuáles son las diferencias entre Kanban y Scrum?

Aparte de Kanban, Scrum es otro método de gestión de proyectos ágil muy popular. La pregunta a menudo es cuándo usar uno y cuándo el otro. Para responder es mejor echar un vistazo a las características de cada uno de los métodos que descubren que ambos, Kanban y Scrum, no son una opción u otra. Se pueden combinar ambos métodos si es necesario.

Echemos un vistazo a los puntos en común y a las diferencias.

Kanban vs. Scrum – común

• Ambos métodos son ágiles.
• Tanto Kanban como Scrum siguen una lógica pull (los miembros del equipo eligen una tarea de un trabajo atrasado).
• Los equipos tienen más responsabilidad y libertad.
• El trabajo en curso es limitado.
• Ambos métodos tienen como objetivo crear procesos transparentes.
• Los resultados del proyecto se entregan en incrementos.
• Los procesos se evalúan regularmente para optimizar el flujo de trabajo.

Kanban vs. Scrum – diferencias

Scrum es el método más completo. El Kanban viene con más gastos generales teóricos que sólo la tabla Kanban a la que a menudo se reduce. Sin embargo, su enfoque visual puede combinarse fácilmente con otros métodos.

Kanban:

• pocas reglas rígidas
• no hay roles prescritos
• cambios en cualquier momento
• El trabajo se realiza a través del sistema
• Priorización de la cartera de pedidos Opcional
• iteraciones opcionales / entrega continua
• a partir de un determinado tamaño de proyecto: riesgo de confusión/necesidad de desglose en unidades separadas

Scrum:

• complejo conjunto de reglas
• roles fijos (maestro Scrum, propietario del producto y miembro del equipo)
• para equipos de tres o más miembros
• sin cambios a mitad de la impresión
• La tabla Scrum se llena de nuevo después de cada sprint
• priorización de los atrasos prescritos
• el trabajo se realiza en sprints

Para obtener información más detallada sobre las similitudes y diferencias de Kanban y Scrum, lea este libro electrónico gratuito escrito por Henrik Kniberg y Mattias Skarin.

Cómo encontrar la herramienta Kanban adecuada

Cuando usted decide aplicar Kanban con la ayuda de un software, tiene que luchar con algunas preguntas básicas que siempre surgen cuando se trata de una elección de software:

• ¿Desea utilizar una aplicación de código abierto o un software propietario?
• ¿Desea utilizar una solución de nube o una instalación local?
• ¿Qué integraciones deben ser soportadas?
• ¿Con qué facilidad se puede adaptar el software a sus necesidades?

Echemos un vistazo más de cerca a cada pregunta.

Software de código abierto vs. software propietario

A primera vista, las aplicaciones de código abierto tienen muchas ventajas. Por ejemplo, a menudo son gratuitos o baratos. Pero el brusco despertar ocurre pronto porque las aplicaciones de código abierto apenas se actualizan de forma regular y no hay soporte profesional disponible. Los usuarios deben pedir ayuda a otros usuarios, lo que a menudo es un largo proceso. Aquí el software propietario juega con sus puntos fuertes. Ofrece fiabilidad, así como un soporte rápido y profesional. Los proveedores de software por los que usted paga una licencia o cuota de suscripción tienen interés en mejorar constantemente su producto porque necesitan justificar el cobro a sus clientes.

Nube vs. instalación local

Las aplicaciones en la nube son atractivas porque se pueden utilizar sin necesidad de una instalación local adicional. Además, no tiene que preocuparse por el mantenimiento y la actualización. Sin embargo, las aplicaciones en la nube tienen algunos inconvenientes graves: Los datos corporativos se almacenan en servidores que probablemente se encuentran en el extranjero, donde se aplican diferentes leyes y reglamentos. Si trabaja con datos confidenciales o se preocupa por la privacidad de los datos, la mejor opción es utilizar una instalación local en la que aloje sus datos en un servidor corporativo. Si desea beneficiarse de la flexibilidad que ofrecen las herramientas en línea Kanban, debe buscar soluciones híbridas. Utilizan servidores corporativos para permitir la colaboración independiente de la ubicación.

Integraciones

Cuando utiliza el software Kanban, desea que se integre perfectamente con sus flujos de trabajo existentes. Verifique si la aplicación Kanban ofrece las integraciones necesarias. Las opciones de importación y exportación también son importantes, así que asegúrese de que sus formatos de archivo más utilizados sean compatibles.

Personalización

Kanban quiere simplificar el trabajo en equipo. Asegúrese de que la interfaz del software esté diseñada de manera que permita a todos los miembros del equipo utilizarla sin necesidad de un entrenamiento intensivo. El personal conocedor de la tecnología puede ser capaz de trabajar con aplicaciones más sofisticadas, mientras que el personal con poca afinidad con la TI aprecia las interfaces minimalistas. Compruebe si puede personalizar las vistas para ocultar las funciones innecesarias y minimizar el riesgo de errores. Según los niveles de autorización, es posible que desee visualizar más características. El software profesional debe ser altamente personalizable. Características que debe tener en cuenta:

• ¿Es posible crear reglas y automatizaciones?
• ¿Se puede personalizar la apariencia de las tarjetas y el tablero de una manera suficiente?
• ¿Está satisfecho con la usabilidad móvil de la aplicación?
• ¿Ofrece el software plantillas para flujos de trabajo?

Conclusión

Kanban es un método eficaz y sencillo para optimizar la gestión de tareas. No sólo aumenta la transparencia, sino que también aumenta la motivación, ya que los miembros del equipo ganan flexibilidad e influencia en el proceso de trabajo. Por un lado, Kanban es ideal para entrar en el mundo de lo ágil porque tiene pocas reglas, por otro lado exige un cierto nivel de autoorganización de un equipo de proyecto. El software profesional puede ser útil para facilitar la integración de Kanban en los flujos de trabajo existentes y cuando se trabaja con equipos independientes de la ubicación.