Merlin 101: Basiskosten
Antoni Cherif am 15. April 2010
In Merlin ist es möglich unterschiedliche Kosten in der Planung festzuhalten und diese zu kalkulieren. Dadurch bekommt man einen guten Überblick über die anfallenden Gesamtkosten und das zugrunde liegende Budget im Projekt.
Im Finanzen Inspektor lassen sich so genannte Basiskosten eintragen. Dies sind Kosten, die direkt als Kostenpositionen zu den Vorgängen oder Elementen hinzugefügt werden. Damit können Sie bereits bei der Planung geschätzte Kosten eintragen oder während der Ausführung Kosten festhalten. Seien es Rechnungen oder neu angefallene Kosten währen der Projektdurchführung.
Selektieren Sie einen Vorgang bei dem Sie wissen, dass es eine Kostenposition geben wird, die beispielsweise 100,00 Euro beträgt. Wählen Sie im Inspektor das Register “Finanzen” aus und tragen bei den Basiskosten 100 als Wert ein.
Gibt es eine Abweichung während der Projektdurchführung zu den zuvor geplanten Basiskosten, tragen Sie in der Spalte “Wirklich” manuell die neue Summe für die Basiskosten ein.
Des weiteren lassen sich die Basiskosten mit einer entsprechenden Fälligkeit markieren. Darunter befindet sich auch eine “anteilige Fälligkeit”. Wird der Punkt Anteilig fällig gewählt, so kalkuliert Merlin die wirklichen Basiskosten automatisch anhand der prozentualen Erledigung des Vorgangs.
Haben Sie zum Beispiel den Vorgang als zu 40% erledigt markiert, werden in unserem Fall 40 Euro fällig. Dies ist ein eleganter Weg um die wirklichen Basiskosten im Projektverlauf anhand des Erledigungsstands zu berechnen.
Tags: Basiskosten, Berechnung, Kosten, Kostenposition, Merlin 101
Merlin und das MS Project XML-Format
Antoni Cherif am 15. März 2010
Nicht nur Merlin bevorzugt das MS Project XML-Format als Exportformat zu MS Project, sondern auch Microsoft selbst empfiehlt den Gebrauch dieses aktuellen Formats bei Projektdateien. Daher sollten immer wenn möglich Projekte zwischen Merlin und MS Project mit dem MS Project XML-Format ausgetauscht werden. Es gibt hierzu eine Faustregel, wann man das veraltete MPX-Format für den Export zu MS Project benutzen muss: Bei allen MS Project-Versionen die älter sind als MS Project 2000 ist dies der Fall.
Ein weiterer Vorteil für das Einlesen von XML-Dateien aus MS Project in Merlin ist die damit verbundene Übernahme von benutzerdefinierten Felder. Beim MPX-Format ist dies leider nicht möglich.
Tags: Export, Merlin 101, MPX, MS Project, XML
Tipp: Arbeiten mit veränderter Auslastung
Frank Blome am 6. März 2010
Durch ein Gespräch während der CeBIT 2010 bin ich auf interessantes Thema gestoßen, bei dem Merlin seine Praxistauglichkeit zeigen kann.
Hier die vorgegebene Situation: Ein Vorgang mit einem Aufwand von 5 Tagen muss innerhalb von 10 Tagen erledigt werden. Als erfahrener Merlin-Anwender erstelle ich den Vorgang mit 5 Tagen Arbeit und 10 Tagen Dauer und erhalte automatisch eine Auslastung von 50%. Hier ein Bild vom Ganttdiagramm:
Tags: Merlin 101
Tipp: Besserer CSV-Export in Merlin 2.7.6
Richard Joerges am 22. Februar 2010
Seit letzten Freitag steht bekanntlich das aktuelle Merlin 2.7.6 zum Download bereit. Solch ein Service- oder Point-Release dient normalerweise lediglich dazu, kleine Korrekturen und Verbesserungen den Anwendern zu Gute kommen zu lassen. Dieses mal haben die Merlin-Entwickler aber auch eine kleine, dennoch feine neue Funktion integriert, über die sich viele Projektmanager freuen dürften.
Es geht um den so genannten CSV-Export. Damit lassen sich Merlin-Projektdateien so aufbereiten, dass sie sich beispielsweise von einem Tabellenkalkulations-Programm wie Excel lesen lassen. Das Problem dabei: Die Dauer eines Vorgangs wurde bislang alphanumerisch angegeben. Also beispielsweise “16 Tage”. Das ist zwar grundsätzlich richtig so, erschwert allerdings Projektmanagern die Weiterbearbeitung der Daten. Schließlich braucht Excel reine Zahlenfelder um mit ihnen rechnen zu können.
Merlin 2.7.6 erleichtert Ihnen jetzt die Arbeit, in dem Sie schon beim Export festlegen können, dass die Dauer auf Wunsch rein numerisch gespeichert wird. Zusätzlich können Sie auch noch die Einheit frei wählen. Von Sekunden, über Minuten und Stunden bis hin zu Tagen, Wochen, Monaten und Jahren.
Und so geht’s: Unter Ablage/Exportieren… klicken Sie auf CSV. Hier steht Ihnen dann in der letzten Zeile das Auswahlfeld “Feste Einheit für Dauern” zur Verfügung. Klicken Sie es an, wählen Sie die passende Einheit und schon kann es los gehen mit dem “rechnenden” Export (siehe Bild unten).
Tags: CSV, Export, Merlin 101, Tipps
Merlin 101: Zeiteinheiten und Anteile
Antoni Cherif am 17. Februar 2010
Merlin erstellt standardmässig neue Vorgänge mit dem Arbeitswert “1 Tag”. Dieser Arbeitswert kann in den Projekteinstellungen geändert werden.
Der Arbeitswert ist eine Zeiteinheit, kann also immer in den bekannten Werten (Minuten, Stunden, Tage etc.) angegeben werden. Merlin bietet Ihnen aber eine weitere Option für die Zeitwerte und zwar die prozentualen Anteile. Diese lassen sich sowohl bei der Arbeit als auch bei der Dauer anstelle der Zeitwerte eintragen. Hierzu muss aber ein übergeordneter Vorgang bereits einen Zweitwert für Arbeit oder Dauer beinhalten. Erst dann können die prozentualen Werte von Merlin anhand des übergeordneten Vorgangs übernommen und gerechnet werden.
Hier ein Beispiel. Die Gruppe hat als Arbeit einen Zeitwert von 2 Tagen. Der Untervorgang hat einen Anteil von 50 % in Arbeit und somit einen berechneten Zeitwert von 1 Tag. Ändert sich der Zeitwert in der Gruppe, wird automatisch auch der Anteil im Untervorgang neu Berechnet.
Das gleiche gilt auch für die Vorgabe geplante Dauer, auch hier können Sie mit einem prozentualen Anteil arbeiten, der übergeordnete Vorgang muss aber einen Zeitwert für die Dauer beinhalten.
Ist bei dem Vorgang ein Anteil von 0=0 zu sehen, dann bedeutet es, dass es in der übergeordneten Instanz keinen Wert für Arbeit oder Dauer gibt. Daher sind % von 0=0.
Tags: Anteil, Merlin 101, Zeiteinheit, Zeitwert
Merlin 101: MS Project-Vorlagen in Merlin verwenden
Antoni Cherif am 4. Februar 2010
Es existieren sehr viele unterschiedliche Vorlagen für MS Project. Diese lassen sich auch in Merlin verwenden. Sie können die Vorlagen bei Microsoft direkt herunterladen und in Merlin öffnen. Es müssen nur folgende Dinge beachtet werden:
1. Manche der Vorlagen sind als CAB-Archive gepackt, hierzu verwenden Sie die kostenlose Anwendung Stuffit Expander zum entpacken.
2. Die MS Project-Vorlagen tragen die Endung MPT und lassen sich nicht in Merlin öffnen, hierzu sollte die Endung von MPT in MPP manuell geändert werden.
Nach dem Öffnen können Sie die MS Project-Vorlagen als Merlin-Vorlagen über das Menü “Ablage > Als Vorlage sichern” für die spätere Verwendung speichern.
Tags: Merlin 101, MS Project, Vorlagen
Merlin 101: Text aus Projekten
Antoni Cherif am 20. Januar 2010
Für jeden Vorgang kann man in Inspektor Text Informationen eintragen.
Sollte der Text länger sein, ist die Spalte “Text” und das Vergrößern der Zeilenhöhen nur bedingt hilfreich. Das Exportieren als CSV bietet sich hier an, aber mit dem AppleScript geht es noch komfortabler. Laden Sie das AppleScript und schon lassen sich die Text-Inhalte aus dem aktuellen Projekt auf die Festplatte zur weiteren Verwendung sichern.
Tags: AppleScript, Export, Inspektor, Merlin 101, Text
Merlin 101: Falsche Kalenderwochenaufzählung
Antoni Cherif am 15. Januar 2010
Sollten Sie in Merlin vermeintlich falsche Aufzählung der Kalenderwochen angezeigt bekommen, können Sie dies schnell beheben indem Sie den ersten Wochentag auf Montag setzen. Im Klappmenü “Erster Tag der Woche” in den Projekteinstellungen wählen Sie Montag aus. Danach sichern Sie das Projekt und öffnen es erneut, nun sollte Merlin die Kalenderwochen korrekt zählen.
Tags: Kalenderwochen, KW, Merlin 101
Merlin 101: Ressourcen-Arbeitsstunden kumuliert
Antoni Cherif am 15. Januar 2010
Möchten Sie die Arbeitsstunden für die Ressourcen nach Wochen, Monaten oder Jahren kumuliert anzeigen? Begeben Sie sich in die Auslastungsansicht. Entfernen Sie eine Zeitskala indem Sie auf den Schalter hinter der Skala klicken und die Option “Skala entfernen” auswählen.
Bei der übrig gebliebenen Zeitskala wählen Sie bei Einheit beispielsweise “Kalenderwochen” aus, damit wird die Arbeitszeit auf die einzelnen Wochen kumuliert. Da die Werte in den Balken mit Prozent angezeigt werden, sollten Sie nur noch lediglich dies ändern. Öffnen Sie die Darstellungsoptionen (z.B. über das Menü “Ansicht > Darstellungsoptionen einblenden“) und wählen im Register “Gantt” den Wert für die kumulierten Infos aus.
Danach werden die Werte im Auslastungsansicht-Diagramm angezeigt und lassen sich beispielsweise als PDF-Dokument oder Ausdruck weitergeben.
Tags: Arbeitsstunden, Kumuliert, Merlin 101, Ressourcen, stunden
Merlin 101: Verknüpfen mit der Maus
Antoni Cherif am 8. Januar 2010
In Merlin gibt es mehrere Möglichkeiten Verknüpfungen zu erstellen, das geht zu einem über das Menü, mit Tastaturkurzbefehlen aber auch mit der Maus.
Hierzu halten Sie die Alt-Taste gedrückt und bewegen den Mauszeiger über den ersten zu verknüpfenden Vorgang, es erscheint ein kleiner schwarzer Punkt, klicken Sie die Maus und bewegen den Zeger auf den zweiten zu verknüpfenden Vorgang und klicken erneut die Maustaste. Damit haben Sie auf die schnelle mit der Maus eine Verknüpfung zwischen zwei Vorgängen gemacht.
Info: Der schwarze Punkt kann sowohl am Anfang als auch am Ende des Vorgangbalkens erscheinen, damit wird die Verknüpfungsreihenfolge bestimmt, zum Beispiel Anfang – Anfang usw.
Tags: Maus, Merlin 101, Verknüpfen
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