Die meisten Fragen an einen Projektplan kehren jede Woche wieder: Was hängt, wo brennt es, was sage ich der Geschäftsführung? Mit Merlin Project und einem KI-Assistenten wie Claude stellen Sie diese Fragen in einem Satz. Hier stehen die fünf Fragen aus unserem Video, jeweils mit dem Prompt zum Kopieren, einer Einordnung der Antwort und einem Tipp, wie Sie das Ergebnis in Merlin kurz gegenprüfen.
Das Video zum Artikel
Bevor Sie starten
Alle fünf Prompts setzen voraus, dass Ihr KI-Assistent mit dem MCP-Server von Merlin Project verbunden ist und Sie im Projekt die Option „KI-Tools Interaktion mit Dokument erlauben“ aktiviert haben. Zum Ausprobieren eignet sich das Beispielprojekt Produktlaunch Phoenix, mit dem wir auch das Video gedreht haben. Platzhalter in geschweiften Klammern, etwa {ZEITRAUM}, ersetzen Sie vor dem Absenden durch Ihre eigenen Angaben.
Frage 1: Was ist überfällig, und bei wem?
Der klassische Check am Montagmorgen:
Prompt: Welche Vorgänge sind überfällig, und bei wem?
Welche Vorgänge sind überfällig, und wer ist jeweils verantwortlich?Zum Prompt in der Bibliothek ›
Die KI liefert eine Liste der überfälligen Vorgänge mit den jeweils zugewiesenen Ressourcen. Zum Gegenprüfen setzen Sie in Merlin Project einen Filter auf überfällige Vorgänge und legen beide Listen nebeneinander.
Frage 2: Wo liegt das größte Terminrisiko?
Überfällig heißt nicht automatisch kritisch. Mit dieser Frage gewichtet die KI die Vorgänge:
Prompt: Wo liegt das größte Terminrisiko?
Wo liegt aktuell mein größtes Terminrisiko? Begründe die Einschätzung mit den Abhängigkeiten im Plan.Zum Prompt in der Bibliothek ›
Die KI bewertet, welche Verspätung die meisten nachfolgenden Vorgänge mitzieht, und begründet die Einschätzung mit den Abhängigkeiten im Plan. Zum Gegenprüfen blenden Sie in Merlin Project den kritischen Pfad ein und suchen den genannten Vorgang.
Frage 3: Wie weit weichen Plan und Wirklichkeit ab?
Prompt: Wie weit weichen Plan und Ist ab?
Vergleiche den geplanten mit dem tatsächlichen Fortschritt {ZEITRAUM}. Welche Vorgänge weichen am stärksten ab?Zum Prompt in der Bibliothek ›
Für {ZEITRAUM} setzen Sie den Abschnitt ein, der Sie interessiert, zum Beispiel die letzten zwei Wochen. Die KI vergleicht dann den geplanten mit dem tatsächlichen Fortschritt und nennt die Vorgänge mit den größten Abweichungen. Dafür braucht Ihr Projekt einen Basisplan, denn er liefert die geplanten Werte. Ohne Basisplan kann die KI nur mit dem aktuellen Stand arbeiten und weist Sie im besten Fall darauf hin. Zum Gegenprüfen blenden Sie im Gantt-Diagramm die Basisplan-Balken ein.
Frage 4: Was passiert, wenn sich ein Meilenstein verschiebt?
Die anspruchsvollste der fünf Fragen:
Prompt: Was passiert, wenn sich ein Meilenstein verschiebt?
Welche Vorgänge hängen von dem Meilenstein {NAME} ab, und was passiert mit ihnen, wenn sich der Meilenstein um {ZEITRAUM} verschiebt?Zum Prompt in der Bibliothek ›
Setzen Sie für {NAME} den Meilenstein ein, wie er im Plan heißt, und für {ZEITRAUM} die angenommene Verschiebung. Die KI verfolgt die Abhängigkeiten durch den Plan, nennt die Vorgänge, die vom Meilenstein abhängen, und zeigt, wie sich ihre Termine verschieben würden. Diese Antwort können Sie besonders anschaulich prüfen: Verschieben Sie den Meilenstein in Merlin Project selbst um denselben Zeitraum, lassen Sie den Plan neu berechnen und vergleichen Sie die Termine mit der Vorhersage. Danach machen Sie die Änderung mit ⌘Z rückgängig. Die KI selbst kann den Plan übrigens nicht verändern, denn der MCP-Server liest nur.
Weichen einzelne Termine von der Vorhersage ab, liegt das oft an Details wie Kalendern, Pufferzeiten oder manuell gesetzten Terminen. In diesem Fall gilt die Berechnung von Merlin Project.
Frage 5: Das Update für die Geschäftsführung
Prompt
Fasse den Status des Projekts für ein Update an {STAKEHOLDER} in fünf Sätzen zusammen. Nenne den aktuellen Stand und die nächsten Schritte für die kommende Woche.Für {STAKEHOLDER} setzen Sie den Empfänger ein, etwa die Geschäftsführung oder Ihren Auftraggeber. Die KI fasst den Status in fünf Sätzen zusammen und nennt den aktuellen Stand sowie die nächsten Schritte für die kommende Woche. Das Ergebnis ist ein Entwurf auf Basis des aktuellen Plans. Lesen Sie ihn gegen und ergänzen Sie, was nicht im Plan steht, bevor Sie ihn verschicken.
So können die Antworten aussehen
Wie eine Antwort konkret aussieht, sehen Sie hier, noch bevor Sie selbst etwas einrichten. Die Beispiele zeigen für alle fünf Fragen eine typische Antwort im Beispielprojekt Produktlaunch Phoenix:
So antwortet die KI im Projekt „Produktlaunch Phoenix“
Wählen Sie eine Frage und sehen Sie, wie die KI über den MCP-Server darauf antwortet.
Frage
Welche Vorgänge sind überfällig, und wer ist jeweils verantwortlich?
Beispielantwort
Im Plan sind aktuell drei Vorgänge überfällig:
| Vorgang | Geplantes Ende | Verantwortlich |
|---|---|---|
| Preisstrategie festlegen | vor 5 Arbeitstagen | Produktmanagement |
| Beta-Feedback auswerten | vor 3 Arbeitstagen | Entwicklung |
| Pressetexte freigeben | vor 1 Arbeitstag | Marketing |
Bei „Beta-Feedback auswerten“ ist der Fortschritt mit 40 % am geringsten. Da mehrere Folgevorgänge davon abhängen, sollten Sie diesen Vorgang zuerst klären.
Frage
Wo liegt aktuell mein größtes Terminrisiko? Begründe die Einschätzung mit den Abhängigkeiten im Plan.
Beispielantwort
Das größte Terminrisiko liegt beim Vorgang „Beta-Feedback auswerten“.
Begründung aus den Abhängigkeiten:
- Der Vorgang liegt auf dem kritischen Pfad und hat keinen Puffer.
- Drei Vorgänge hängen direkt von ihm ab: „Finale Version erstellen“, „Handbuch aktualisieren“ und „Vertrieb schulen“.
- Über diese Vorgänge ist auch der Meilenstein „Marktstart“ betroffen.
„Preisstrategie festlegen“ ist zwar länger überfällig, hat aber noch Puffer bis zum nächsten abhängigen Vorgang. Ein Verzug dort wirkt sich erst später auf das Projektende aus.
Frage
Vergleiche den geplanten mit dem tatsächlichen Fortschritt der letzten zwei Wochen. Welche Vorgänge weichen am stärksten ab?
Beispielantwort
Verglichen mit dem Basisplan liegt das Projekt in den letzten zwei Wochen leicht hinter dem Plan. Am stärksten weichen diese Vorgänge ab:
- „Beta-Feedback auswerten“: geplant 80 %, tatsächlich 40 %
- „Pressetexte freigeben“: geplant 100 %, tatsächlich 60 %
- „Webseite vorbereiten“: geplant 50 %, tatsächlich 70 %, also vor dem Plan
Die übrigen Vorgänge in diesem Zeitraum weichen um weniger als 10 Prozentpunkte vom Plan ab.
Frage
Welche Vorgänge hängen von dem Meilenstein „Marktstart“ ab, und was passiert mit ihnen, wenn sich der Meilenstein um zwei Wochen verschiebt?
Beispielantwort
Vom Meilenstein „Marktstart“ hängen vier Vorgänge direkt ab:
- „Launch-Kampagne starten“
- „Vertrieb informieren“
- „Kundensupport hochfahren“
- „Erfolgskontrolle nach 30 Tagen“
Verschiebt sich der Marktstart um zwei Wochen, verschieben sich diese Vorgänge ebenfalls um zwei Wochen, weil sie ohne Puffer an den Meilenstein anschließen. Damit rückt auch der Projektabschluss um zwei Wochen nach hinten.
Vorgänge mit fest eingetragenen Terminen verschieben sich nicht automatisch. Prüfen Sie diese gesondert.
Frage
Fasse den Status des Projekts für ein Update an die Geschäftsführung in fünf Sätzen zusammen. Nenne den aktuellen Stand und die nächsten Schritte für die kommende Woche.
Beispielantwort
Das Projekt liegt insgesamt leicht hinter dem Plan, der Marktstart ist aber weiterhin erreichbar. Drei Vorgänge sind überfällig, kritisch ist vor allem die Auswertung des Beta-Feedbacks, weil sie auf dem kritischen Pfad liegt. Die Webseite liegt dagegen vor dem Plan. In der kommenden Woche schließt das Team die Auswertung des Beta-Feedbacks ab und gibt die Pressetexte frei. Parallel beginnt die Arbeit an der finalen Version, damit der Marktstart wie geplant stattfindet.
Die Beispielantworten zeigen, wie eine Antwort aussehen kann. Mit Ihrem eigenen Plan und Modell fällt sie anders aus.
Eigene Fragen bauen
Alle fünf Prompts folgen demselben Prinzip: Sie sagen, was Sie wissen wollen und in welcher Form. Wie Sie daraus eigene Fragen für Ihren Plan entwickeln, erklärt der Artikel Prompt-Grundkurs für Projektleiter. Welche Fragen die KI gut beantwortet und wo ihre Grenzen liegen, zeigt der Artikel Was KI im Projektmanagement kann und was (noch) nicht.
Wie Sie Ihren KI-Assistenten mit Merlin Project verbinden, beschreibt der Artikel Welcher KI-Client passt zu Ihnen? Die vollständige Referenz steht in der MCP-Dokumentation.
Haben Sie Fragen zu diesem Blogartikel oder möchten darüber diskutieren, freuen wir uns auf Ihren Beitrag bei uns im Forum.
Häufige Fragen
Welche Voraussetzungen brauche ich für die fünf Prompts?
Sie brauchen Merlin Project mit aktiviertem MCP-Server und einen KI-Assistenten, der sich über MCP verbinden lässt. Außerdem aktivieren Sie im Projekt die Option „KI-Tools Interaktion mit Dokument erlauben“. Nur freigegebene Projekte kann die KI lesen.
Kann die KI meinen Projektplan verändern?
Nein. Der MCP-Server von Merlin Project liest nur. Die KI kann Ihnen sagen, was passiert, wenn sich ein Termin verschiebt, die Änderung selbst nehmen Sie in Merlin Project vor.
Funktionieren die Prompts auch mit ChatGPT?
ChatGPT lässt sich nicht über MCP mit Merlin Project verbinden. Sie können Ihren Plan aber als PDF exportieren und ChatGPT dieselben Fragen stellen. Das ist aufwendiger, und die Antworten können abweichen, weil die KI Tabellen und Diagramme aus dem PDF erst deuten muss.
Welche Daten gibt die KI an ihren Betreiber weiter?
Die KI ruft nur die Daten ab, die sie für Ihre Frage braucht, und nur aus Projekten, die Sie freigegeben haben. Diese Daten gehen zur Verarbeitung an den Betreiber der KI. Wenn Sie das vermeiden möchten, nutzen Sie ein lokales Sprachmodell, zum Beispiel mit LM Studio. Dann bleiben die Daten auf Ihrem Mac.
Warum sagt die KI bei Frage 3, dass ihr Vergleichswerte fehlen?
Für den Vergleich von Plan und Ist braucht Ihr Projekt einen Basisplan. Ohne Basisplan kennt die KI nur den aktuellen Stand und kann keine Abweichung berechnen.
Was mache ich mit den Platzhaltern in geschweiften Klammern?
Ersetzen Sie {ZEITRAUM}, {NAME} oder {STAKEHOLDER} vor dem Absenden durch Ihre eigenen Angaben, zum Beispiel „letzten zwei Wochen“, den Namen eines Meilensteins oder „die Geschäftsführung“.
Kann ich mich auf die Antworten der KI verlassen?
Die KI liest die Werte direkt aus Ihrem Plan und liegt bei solchen Fragen meist richtig. Sie kann sich aber verlesen oder Werte falsch zuordnen. Prüfen Sie wichtige Zahlen deshalb kurz in Merlin Project, bevor Sie sie weitergeben. Zu jeder der fünf Fragen finden Sie im Artikel einen Tipp zum Gegenprüfen.
Warum bekomme ich eine andere Antwort als im Video?
Die Antwort hängt von Ihren Projektdaten, vom KI-Modell und vom Zeitpunkt ab. Selbst mit demselben Beispielprojekt formuliert die KI ihre Antwort nicht jedes Mal gleich. Die Fakten aus dem Plan sollten aber übereinstimmen.
